Trình tự thanh toán:
Hàng năm, căn cứ kế hoạch phân khai của các Bộ, ngành, Bộ Tài chính (đối với dự án trung ương), Sở Tài chính hoặc UBND tỉnh, thành phố (đối với dự án do tỉnh quản lý), Phòng Tài chính huyện (đối với dự án do huyện quản lý) thực hiện thông báo kế hoạch vốn đầu tư năm cho từng dự án; đồng thời, định kỳ chuyển kinh phí sang KBNN để cấp phát, thanh toán. KBNN thực
hiện kiểm soát, thanh toán vốn đầu tư cho dự án, nếu đủ điều kiện được thanh toán thì chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng theo đề nghị của chủ đầu tư.
Hồ sơ, chứng từ gửi từng lần tạm ứng, thanh toán:
Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; Giấy rút vốn đầu tư; Giấy nộp trả vốn đầu tư bằng tiền mặt; Giấy nộp trả vốn đầu tư bằng chuyển khoản theo quy định tại Quyết định số 24/2006/QĐ-BTC ngày 06/4/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN và công văn số 1122/KBNN-KT ngày 01/6/2006 của Kho bạc Nhà nước hướng dẫn chế độ kế toán NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN.
Kiểm soát, thanh toán vốn đầu tư tại KBNN:
Hiện nay, kiểm soát thanh toán vốn đầu tư tại KBNN chủ yếu là kiểm soát trước khi thanh toán, kiểm soát trong khi thanh toán, cụ thể như sau:
- Kiểm soát trước khi thanh toán:
Kiểm soát trước khi thanh toán là việc kiểm soát các hồ sơ, chứng từ, tài liệu ban đầu trước khi thanh toán cho chủ đầu tư. Đầu năm, sau khi được cấp có thẩm quyền giao kế hoạch năm, chủ đầu tư đến KBNN mở tài khoản giao dịch và nộp các hồ sơ nêu tại phần 2.2.1.2. nêu trên đối với từng loại dự án cụ thể theo quy định.
Khi nhận được các hồ sơ, chứng từ của chủ đầu tư, KBNN tiến hành kiểm tra sự đầy đủ, tính pháp lý của hồ sơ theo nội dung và công việc của dự án. Đặc biệt là kiểm tra dự toán của chủ đầu tư để làm căn cứ đối chiếu và thanh toán từng lần được nhanh chóng, chính xác.
- Kiểm soát trong khi thanh toán:
Mỗi lần tạm ứng hoặc thanh toán, chủ đầu tư phải gửi đến KBNN các hồ sơ, chứng từ phù hợp với từng nội dung thanh toán xây lắp, mua sắm thiết bị, thanh toán tư vấn, chi đền bù, chi ban quản lý dự án,.... Cụ thể, ngoài những tài liệu, hồ sơ ban đầu, chủ đầu tư phải gửi những hồ sơ, chứng từ sau:
+Đối với trường hợp tạm ứng:Hồ sơ, tài liệu chứng từ phải gửi bao gồm dự toán được cấp có thẩm quyền duyệt, văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu, Hợp đồng kinh tế, Bảo đảm thực hiện Hợp đồng và Giấy đề nghị tạm ứng.
+ Đối với trường hợp thanh toán: Hồ sơ, tài liệu chứng từ phải gửi bao gồm Biên bản nghiệm thu hoàn thành bộ phận công trình xây dựng, giai đoạn thi công xây dựng hoặc biên bản nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình hoặc công trình để đưa vào sử dụngkèm theo bản tính giá trị khối lượng được nghiệm thu; Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng);Giấy rút vốn đầu tư.
Ngoài những hồ sơ được quy định như trên, cán bộ thanh toán có thể kiểm tra tại hiện trường (nếu thấy cần thiết) để đảm bảo cho việc thanh toán có cơ sở.
Khi nhận được các hồ sơ, chứng từ của chủ đầu tư gửi đến, KBNN tiến hành kiểm tra, kiểm soát theo các nội dung phù hợp với từng loại hợp đồng, giá trị hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng. Số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán và điều kiện thanh toán phải được ghi rõ trong hợp đồng, cụ thể:
- Đối với giá hợp đồng trọn gói (giá khoán gọn): Thanh toán trên cơ sở khối lượng các công việc hoàn thành (kể cả khối lượng phát sinh được duyệt theo thẩm quyền, nếu có) được nghiệm thu trong giai đoạn thanh toán và đơn giá tương ứng với các công việc đó đã ghi trong hợp đồng hoặc phụ lục bổ sung hợp đồng. Sau khi hoàn thành hợp đồng và được nghiệm thu, bên giao thầu thanh toán cho bên nhận thầu toàn bộ giá trị hợp đồng đã ký và các khoản tiền được điều chỉnh giá (nếu có).
- Đối với giá hợp đồng theo đơn giá cố định: Thanh toán cho nhà thầu các công việc hoàn thành theo đơn giá đã được xác định trước trong hợp đồng.
- Đối với giá hợp đồng theo giá điều chỉnh: Thanh toán trên cơ sở khối lượng các công việc hoàn thành (kể cả khối lượng phát sinh được duyệt theo thẩm quyền, nếu có) được nghiệm thu trong giai đoạn thanh toán và đơn giá đã điều chỉnh theo quy định của hợp đồng. Trường hợp đến giai đoạn thanh toán vẫn chưa đủ điều kiện điều chỉnh đơn giá thì sử dụng đơn giá tạm tính khi ký hợp đồng để thực hiện thanh toán và điều chỉnh giá trị thanh toán khi có đơn giá điều chỉnh theo đúng quy định của hợp đồng. Sau khi hoàn thành hợp đồng và được nghiệm thu, bên giao thầu thanh toán cho bên nhận thầu toàn bộ giá hợp đồng đã ký và các khoản tiền được điều chỉnh giá (nếu có).
- Đối với khối lượng công việc phát sinh ngoài hợp đồng: Đối với khối lượng phát sinh tăng hoặc giảm so với khối lượng trong hợp đồng nhưng trong phạm vi của hồ sơ mời thầu và không do lỗi của nhà thầu thì khối lượng phát sinh tăng giảm phải phù hợp với các điều kiện cụ thể quy định trong hợp đồng, có văn bản phê duyệt, được tính theo đơn giá của hợp đồng. Giá trị hợp đồng sau khi điều chỉnh không được vượt dự toán, tổng dự toán hoặc giá gói thầu trong kế hoạch đấu thầu được duyệt, trừ trường hợp được người có thẩm quyền cho phép. Những khối lượng phát sinh vượt hoặc ngoài hợp đồng, ngoài phạm vi của hồ sơ mời thầu phải có văn bản phê duyệt (nếu khối lượng phát sinh được đấu thầu) hoặc dự toán bổ sung được duyệt (nếu khối lượng phát sinh được chỉ định thầu) của cấp có thẩm quyền cả về khối lượng và đơn giá. Trên cơ sở khối lượng đã nghiệm thu, chủ đầu tư và nhà thầu xác định tiến độ thực hiện theo hợp đồng để đề nghị thanh toán.
Sau khi kiểm tra nếu thấy đủ điều kiện thanh toán, thì cán bộ thanh toán hoặc cán bộ kiểm tra (nếu có cán bộ chuyên kiểm tra) trình lãnh đạo duyệt và chuyển sang cho kế toán để làm thủ tục thanh toán, chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng.
Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán vốn đầu tư tại KBNN (3) (5) (4) (7) (2) (8) (6) (1)
(1) Nhà thầu đề nghị chủ đầu tư thanh toán;
(2) Chủ đầu tư gửi tài liệu thanh toán cho bộ phận Thanh toán;
(3) Sau khi kiểm tra tài liệu, bộ phận Thanh toán trình lãnh đạo KBNN duyệt;
(4) Bộ phận Thanh toán chuyển tài liệu cho bộ phận Kế toán;
(5) Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của tài liệu, bộ phận Kế toán trình lãnh đạo KBNN duyệt;
(6) Bộ phận Kế toán làm thủ tục thanh toán cho nhà thầu; (7) Bộ phận Kế toán trả tài liệu cho bộ phận Thanh toán; (8) Bộ phận Thanh toán trả tài liệu cho chủ đầu tư.
