III. Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức
1.Khái niệm chức năng tổ chức
1.1. Định nghĩa.
“Tổ chức là chức năng thứ hai sau chức năng hoạch định nhưng nó có vai trò quyết định đến hiệu quả quản lý vì nó gắn với toàn bộ quá trình triển khai và thực hiện các hoạt động” (25). Một số nghiên cứu đã chỉ ra rằng, đến 70 – 80 % các vấn đề phát sinh của quản lý có nguyên nhân bắt nguồn từ khâu tổ chức.
Cần phân biệt thuật ngữ tổ chức với tư cách là một chức năng quản lý với thuật ngữ tổ chức là tập hợp nhiều người có cùng một mục đích.
Chức năng tổ chức phản ánh các công việc thiết kế bộ máy quản lý, bố trí, phối hợp, đồng bộ hóa các nguồn lực con người và vật chất để thực hiện các mục tiêu. Barnard đã đưa ra định nghĩa: “Tổ chức – với tư cách là một chức năng quản lý phản ánh những hoạt động sắp xếp, xác định vai trò của từng vị trí làm việc, các chức trách của họ và điều phối thẩm quyền và trách nhiệm của họ”(26).
1. 2. Sự cần thiết phải tổ chức.
Quá trình chuyên môn hóa trong lao động sản xuất ra của cải vật chất làm cho hoạt động của mỗi nhân viên vừa độc lập, vừa phụ thuộc vào nhau. Bởi vậy, cần được tổ chức ( bố trí, sắp xếp theo trình tự ) để sự khác biệt vè lọi ích của mỗi cá nhân không làm lọi ích của tổ chức bị triệt tiêu.
1.3. Vai trò của chức năng tổ chức.
Chức năng tổ chức được coi là rất quan trọng vì nó có những vai trò sau: Là công cụ thực hiện nguyên tắc chuyên môn hóa: Thông qua cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và sự bố trí, phân công công việc, chức năng tổ chức giúp nhà quản lý thực hiện phân công lao động trên nguyên tắc chuyên môn hóa, giúp nâng cao năng suất lao động quản lý của từng người và toàn bộ bộ máy.
Là công cụ phát huy trí tuệ, tài năng của từng nhân viên: Thông qua tổ chức, người lao động được bố trí đúng người, đúng việc, tạo điều kiện cho họ phát huy tài năng và sở trường.
Giúp thực hiện mô hình và triết lý quản lý của tổ chức: “Các mô hình và triết lý quản lý đòi hỏi phải có mô hình tổ chức quản lý và con người phù hợp”(27).
Thông qua chức năng tổ chức, có thể triển khai ý đồ qua việc chọn mô hình, xác lập thẩm quyền và trách nhiệm cho từng vị trí quản lý, tuyển chọn và bố trí nhân viên.
Là công cụ nâng cao hiệu quả quản lý: Chức năng tổ chức là công cụ thực hiện các ý đồ và kế hoạch cải tiến, đổi mới nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất và chất lượng sản phẩm.
Giúp ứng phó với sự thay đổi của môi trường: Thực hiện tốt chức năng tổ chức, người quản lý có điều kiện phân quyền hợp lý cho cấp dưới, cho phép mình có nhiều thời gian, tâm trí, sức lực để nghiên cứu, ứng phó với các thay đổi, thách thức của môi trường. Khi cần thực hiện các biện pháp tái cấu trúc ứng phó với sự thay đổi, người quản lý trước hết sử dụng chức năng tổ chức để thực hiện.
1.4. Nội dung cơ bản của chức năng tổ chức.
Chức năng tổ chức là chức năng kế tiếp của chức năng hoạch định, đến lượt mình, chức năng tổ chức tạo ra các tiền đề để thực hiện các chức năng lãnh đạo và kiểm tra. “Nội dung các công việc của chức năng tổ chức bao gồm xác định các chức năng cụ thể, các công việc cụ thể, lựa chọn cơ cấu tổ chức phù hợp, phân chia quyền hạn và trách nhiệm, bố trí nhân lực và xác lập các quan hệ ngang”(28).
a. Xác định các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của tổ chức.
Người quản lý phải rà soát toàn bộ các yếu tố của tổ chức như tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu chiến lược, ý tưởng phát triển, kế hoạch phát triển và kinh doanh... để xác định các chức năng cụ thể mà tổ chức cần chú ý trong khâu tổ chức thực hiện. Các chức năng cụ thể phổ biến đối với mỗi doanh nghiệp thường bao gồm: sản xuất, kế hoạch, tài chính – kế toán, marketing, nhân sự, pháp chế... Đối với một trường đại học, các chức năng cụ thể bao gồm: kế hoạch (giáo vụ), tài chính – kế toán, tổ chức – nhân sự, quản lý sinh viên, quản trị vật chất, các khoa đào tạo theo chuyên ngành của trường.
b. Lựa chọn cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp.
Nội dung của khâu này là nghiên cứu, lựa chọn quyết định một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý (gọi tắt là cơ cấu tổ chức) phù hợp nhất với đơn vị mình. Mặc dù các nhà khoa học và kinh nghiệm thực tiễn đã tổng kết một số mẫu cơ cấu tổ
chức điển hình nhưng không thể sao chép máy móc các cơ cấu tổ chức mẫu để áp dụng cho đơn vị mình. “Thông thường, các nhà quản lý phải quyết định cơ cấu tổ chức hỗn hợp với các chi tiết sao cho phù hợp nhất với các đặc điểm của đơn vị mình phụ trách”(29). Việc xác định một cơ cấu tổ chức đúng có vai trò giống như người kỹ sư xây dựng thiết kế đúng kết cấu của công trình xây dựng, khâu này quyết định sự bền chắc và tiết kiệm của toàn bộ công trình.
c. Xác định, phân chia quyền hạn và trách nhiệm cho các vị trí làm việc.
Sau khi có cơ cấu tổ chức phù hợp, nhà quản lý xác định việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm của từng vị trí làm việc trong tháp quyền lực của tổ chức. Việc xác định quyền hạn và trách nhiệm phải phản ánh triết lý quản lý của tổ chức (độc tài hay dân chủ, tập quyền hay phân quyền...), bảo đảm quyền lực phải được phủ sóng toàn bộ tổ chức (tránh những khoảng trống quyền lực), gắn trách nhiệm với quyền hạn, phát huy được trí tuệ, sáng kiến của cấp dưới. Công cụ để thực hiện nội dung này là các văn bản quy chế hoạt động của tổ chức và các bộ phận trực thuộc.
d. Định biên, bố trí nhân lực vào các vị trí làm việc.
Đây là khâu thường được ví như chọn giày cho vừa chân, tức là căn cứ vào vị trí làm việc đã được xác định với thẩm quyền và trách nhiệm để tìm kiếm, tuyển dụng và bố trí nhân sự. Đôi khi, có nhà quản lý lại làm theo quy trình ngược lại: căn cứ vào con người làm việc cụ thể rồi mới xác định vị trí làm việc và thẩm quyền của anh ta.
e. Tuyển dụng, quản lý, sử dụng. f. Đánh giá, đề bạt cán bộ.
Như vậy, theo những nội dung nêu trên, sản phẩm của các công việc tổ chức bao gồm:
1.5. Sản phẩm của công việc tổ chức. Cơ cấu tổ chức bộ máy.
Cơ cấu, số lượng, chất lượng nguồn nhân lực.
Quy trình giải quyết các công việc thường xuyên. 1.6. Các nguyên tắc tổ chức.
Sứ mệnh của TC quyết định chức năng, nhiệm vụ,cơ cấu TCBM và tuyển dụng, bố trí nhân sự.
Chức năng, nhiệm vụ của tổ chức được thể hiện đầy đủ trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
Quyền lực không chồng chéo, không có khoảng trống; bảo đảm sự phối hợp giữa các bộ phận chức năng.
Khuyến khích tinh thần sáng tạo, thống nhất lọi ích cá nhân với lọi ích tổ chức.
Hệ thống thông tin kịp thời, chính xác. Chế độ kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hiệu quả. Tuyển chọn, bố trí nhân sự đúng người, đúng việc. Năng động, kịp thời ứng phó với các thay đổi