II. Một số học thuyết quản lý kinh điển
5.Học thuyết tổ chức của C.Barnard
Có thể nói, công lao lớn nhất của các nhà quản lý theo trường phái cổ điển là họ đã giải quyết những vấn đề căn bản của khoa học quản lý trong việc tổ chức lao động một cách khoa học trong phân xưởng, nhà máy và thiết kế mô hình tổ chức bộ máy lý tưởng để thực thi quyền lực, thông qua các chức năng cơ bản của quản lý để làm cho quản lý thực sự trở thành một khoa học. Song hạn chế lớn nhất của họ đó là coi tổ chức như một cỗ máy cơ học mà mỗi nhân viên chỉ là một chi tiết trong cỗ máy đó. Khắc phục hạn chế nói trên, C. Barnard đã đưa tiếp cận mới vào khoa học quản lý, phát triển khái niệm tổ chức lên một bậc so với những tác giả trước. Ông cho rằng với các doanh nghiệp, tổ chức, muốn hoạt động có hiệu quả, bắt buộc phải coi chúng không phải chỉ như một cỗ máy hành chính như Taylor, Weber, Fayol quan niệm, mà phải coi chúng như một tổ chức của con người với các đặc điểm xã
hội của nó. Tổ chức phải là một hệ thống xã hội thu nhỏ với các tương tác hợp tác của con người trong đó.
Đóng góp của Barnard cho khoa học quản lý rất phong phú. Có thể đúc kết lại thành một số nội dung cơ bản sau:
5.1. Quan điểm về tổ chức và quản lý.
Barnard nhận thấy, quản lý doanh nghiệp, tổ chức không phải chỉ là quản lý con người thụ động, cũng không phải chỉ là quản lý các công việc theo kiểu hành chính thuần túy, mà phải là quản lý tổ chức - một hệ thống hợp tác xã hội của những con người có tư duy, suy nghĩ, mục tiêu và động cơ độc lập. Muốn quản lý hiệu quả phải hiểu được tổ chức và phát huy sức mạnh của tổ chức.
Ông đã đưa ra định nghĩa mới, rất đơn giản về tổ chức: “Tổ chức là hệ thống các hoạt động có ý thức của hai hay nhiều người”(21). Đây được coi là định nghĩa hay nhất về tổ chức. Ông còn phân biệt tổ chức chính thức với tổ chức không chính thức và đưa ra định nghĩa “Tổ chức chính thức là hệ thống hợp tác giữa những con người có ý thức, có cân nhắc và có mục đích”(22).
“Quan niệm của Barnard về xí nghiệp (doanh nghiệp) cũng rất độc đáo: Ông cho rằng, doanh nghiệp là một tổ chức – một hệ thống hợp tác bao gồm bốn phân hệ: phân hệ vật lý, phân hệ con người, phân hệ xã hội và phân hệ tổ chức, trong đó phân hệ tổ chức có vị trí hạt nhân có tác dụng kết nối các phân hệ vật lý, con người và xã hội trong doanh nghiệp”(23). Ông còn cho rằng, thước đo duy nhất để đánh giá hiệu quả (Efficiency) của một doanh nghiệp nói riêng và một tổ chức nói chung là năng lực sinh tồn của nó. Đến lượt mình, năng lực sinh tồn của tổ chức do tính hấp dẫn của nó., khả năng thỏa mãn các động cơ cá nhân và thực hiện các mục tiêu tổ chức.
5.2. Quan điểm về ba yếu tố của tổ chức.
Ba yếu tố cơ bản quyết định sức mạnh và hiệu quả của tổ chức là:
Ý nguyện hợp tác của các cá nhân: Đây là yếu tố đầu tiên mang tính phổ biến. Cốt lõi để tạo thành tổ chức không phải là con người nói chung mà là sự phục vụ, cống hiến, sự hợp tác.
Mục tiêu chung: Đây là yếu tố hiệu quả của ý nguyện hợp tác. Chỉ khi các thành viên được thu hút bởi mục tiêu chung thì họ mới có ý nguyện hợp tác tự nguyện. Nhà quản lý phải biết đưa ra và thuyết phục mọi người về mục tiêu chung để lôi cuốn mọi người cống hiến cho tổ chức.
Trao đổi thông tin: hai yếu tố trên muốn kết hợp được với nhau và thực hiện trên thực tế đòi hỏi phải có trao đổi thông tin giữa những con người với nhau.
5.3. Lý luận về quyền lực của tổ chức.
Không giống như Weber và Fayol cho rằng “quyền lực là quyền lực chỉ huy và sai khiến người khác phục tùng”, Barnard cho rằng quan niệm nêu trên về quyền lực đã không chú ý đến động cơ và thái độ của cấp dưới. Ông cho rằng “quyền lực là tính mệnh lệnh, là quyết định của tổ chức yêu cầu thành viên làm những công việc nào đó, phải được thành viên đó tiếp thu và có tác dụng chi phối hành vi anh ta”. Quan điểm này của Barnard về quyền lực đã chú ý đến các yếu tố cần và đủ để tạo nên quyền lực, đó là:thẩm quyền (quyền hạn), phải được người dưới quyền tiếp nhận nó trên cơ sở phán xét tính đúng đắn và vì mục tiêu chung của tổ chức, phải được người dưới quyền coi là cơ sở hành vi của họ. Ông còn đi đến kết luận: quyền lực của mệnh lệnh là do người tiếp nhận mệnh lệnh quyết định chứ không phải do người ra lệnh quyết định.
Từ đó, Barnard đã đề ra bốn yêu cầu đối với một mệnh lệnh thể hiện quyền lực: Người tiếp nhận phải hiểu rõ mệnh lệnh. Nếu không họ sẽ vô hiệu hóa mệnh lệnh. Người tiếp nhận tin rằng, mệnh lệnh không mâu thuẫn với mục đích của tổ chức. Nếu không, mệnh lệnh sẽ không được tiếp thu.
Người tiếp nhận tin rằng, mệnh lệnh không mâu thuẫn với lợi ích cá nhân họ. Nếu không họ sẽ không phục tùng hoặc tìm cách né tránh.
Người tiếp nhận phải có đủ năng lực tinh thần và thể lực thi hành mệnh lệnh. Nếu không, họ sẽ thực hiện gian dối mệnh lệnh.
5.4. Lý luận về thông tin trong tổ chức.
“Barnard cho rằng, hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức giống như hệ thống thần kinh của con người. Trên thực tế, hệ thống thông tin quản lý là hệ thống
chỉ huy, ra lệnh… Hai yếu tố cốt tử của hệ thống thông tin là cơ cấu tổ chức quản lý (môi trường truyền tải) và các nhà quản lý (giữ vai trò trung tâm trong thực hiện truyền tải thông tin)”(24).
Ông còn đưa ra các yêu cầu đối với hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức, đó là thông tin phải nhanh chóng, chính xác, kịp thời.