II. Một số học thuyết quản lý kinh điển
4.Học thuyết quản lý hành chính của H.Fayol
Fayol là người đầu tiên khái quát được hoạt động quản lý vào 5 chức năng (hoạch định, tổ chức, chỉ huy, phối hợp, kiểm tra), trong đó tổ chức là một trong 5 chức năng đó. Về bản chất, học thuyết quản lý hành chính của H. Fayol cũng thuộc trường phái quản lý có khoa học bởi vì mục đích của học thuyết là tìm ra các biện pháp quản lý hợp lý hơn, được tiếp cận và giải quyết theo các nguyên lý khoa học nhằm tăng năng suất lao động, hợp lý hóa tổ chức công ty, và giải quyết mâu thuẫn giữa giới chủ tư bản và người lao động. Tuy nhiên, nếu như Taylor ở Mỹ chỉ tập trung chú ý vào khâu tổ chức lao động ở phân xưởng thì Fayol lạ dành tâm trí vào việc thiết kế bộ máy quản lý sao cho có hiệu năng, thực hiện tốt các chức năng quản lý. Thuyết của Fayol còn được coi là sự phát triển và bổ sung cho thuyết quản lý của Max Weber do cả hai ông đều đưa ra mô hình quản lý hành chính. Nếu như Max Weber chú ý đến cốt lõi quyền lực của tổ chức thì Fayol tập trung làm rõ các công việc (chức năng) của bộ máy quản lý tổ chức. Thuyết hành chính của Fayol có nội dung chính sau đây:
4.1. Khái quát nội dung hoạt động của các công ty
“Fayol đã khái quát toàn bộ hoạt động của một công ty (lấy công ty sản xuất công nghiệp làm điển hình) bao gồm sáu lĩnh vực hoạt động phổ biến: Kỹ thuật: kỹ thuật và công nghệ sản xuất, tổ chức sản xuất. Thương mại: mua và bán.Tài chính: huy động vốn, sử dụng vốn. Kế toán: ghi chép và phản ánh các chi phí cho các hoạt động.Bảo vệ: bảo vệ an ninh, an toàn cho sản xuất, tài sản và công nhân viên. Quản lý: kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp, kiểm tra. Ông còn gọi sáu lĩnh vực cơ bản nêu trên là sáu chức năng cơ bản của doanh nghiệp”(17).
4.2. Phân biệt lãnh đạo với quản lý công ty
Fayol đã phân biệt lãnh đạo với quản lý một công ty. Theo ông, lãnh đạo công ty bao hàm cả sáu lĩnh vực đã nêu ở trên, trong đó bao hàm cả lĩnh vực quản lý. Còn quản lý chỉ là một trong sáu lĩnh vực của lãnh đạo. Ông viết: “Lãnh đạo là tìm kiếm lợi ích tối đa chỉ có thể được từ tất cả những nguồn lực mà xí nghiệp đã có, dẫn dắt xí nghiệp đạt được mục tiêu của nó, đảm bảo hoàn thành một cách thuận lợi sáu chức năng cơ bản. Quản lý chỉ là một trong sáu chức năng đó. Quản lý chỉ là biện pháp và công cụ của tổ chức. Các chức năng khác liên quan đến nguyên liệu và máy móc do lãnh đạo tiến hành. Chức năng quản lý chỉ tác động đến con người”(18).
4.3. Làm rõ các chức năng quản lý
Fayol đã làm rõ nội dung của quản lý bằng cách đưa ra quan niệm về năm chức năng quản lý chung: hoạch định, tổ chức, chỉ huy, phối hợp, kiểm tra. Ông làm rõ nội dung của từng chức năng nêu trên, tức là làm rõ toàn bộ quá trình quản lý. 4.4. Đưa ra 14 nguyên tắc quản lý
Fayol đưa ra 14 nguyên tắc quản lý mà cho đến ngày nay vẫn còn ý nghĩa lý luận và thức tiễn. Fayol coi các nguyên tắc quản lý “là ngọn đèn pha giúp con người nhận rõ phương hướng”. 14 nguyên tắc của ông bao quát cả việc định hướng, thiết kế tổ chức và việc thực hiện vận hành tổ chức.
4.5. Mô hình lý thuyết về tổ chức
luận điểm sau: “Tổ chức là tập hợp những người có mục đích chung. Một tổ chức thường bao gồm hai bộ phận chính: tổ chức vật chất và tổ chức con người. Quản lý tổ chức gắn kết với quyền lực và các chức vụ được sắp xếp theo một chuỗi (kim tự tháp) từ trên xuống dưới. Muốn quản lý tổ chức tốt, phải tuân thủ các quy tắc chung” (19).
4.6. 16 quy tắc chung trong quản lý tổ chức của Fayol(20): 1. Có kế hoạch tốt và nghiêm chỉnh thực hiện kế hoạch 2.Định hướng vào mục tiêu và lợi ích chung của tổ chức 3.Có một bộ máy quản lý duy nhất đủ năng lực
4.Điều phối hài hòa các hoạt động.
5.Quyết định phải được đưa ra rõ ràng, dứt khoát, chính xác 6.Thành thạo trong tuyển chọn và bố trí nhân viên
7.Luôn xác định rõ ràng các nhiệm vụ
8.Khuyến khích tính sáng tạo và tinh thần trách nhiệm 9. Thành thạo về các biện pháp khen thưởng cấp dưới 10. Xử phạt đúng lỗi, đúng tội
11.Duy trì kỷ luật
12.Đảm bảo lợi ích cá nhân phục tùng lợi ích chung 13.Bảo đảm tính thống nhất của các mệnh lệnh 14.Giám sát được trật tự vật chất và con người 15.Kiểm tra tất cả mọi việc
16.Đấu tranh chống lại các hành động lạm quyền, tệ quan liêu-giấy tờ. 4.7. Quan điểm đào tạo nhà quản lý
Fayol là người đầu tiên tổng kết các yêu cầu đối với nhà quản lý, đặc biệt là quản lý bậc cao, từ đó ông đưa ra các quan niệm đào tạo nhà quản lý. Yêu cầu của Fayol đối với nhà quản lý: Phẩm chất chung: sức khỏe, trí tuệ, kiến thức chung, hiểu biết rộng, kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn. Năng lực quản lý: biết quản lý và khích lệ cấp dưới, duy trì ngăn nắp kỷ luật, phát huy được tài năng của cấp dưới. Về đạo đức, tác phong: kiên quyết, can đảm, trách nhiệm cao, quan tâm đến
lợi ích chung. Ông cho rằng, muốn có nhà quản lý giỏi phải đào tạo họ từ những người có tiềm năng quản lý. Việc đào tạo phải bắt đầu ngay từ khi học trong các trường lớp chính quy. Phương châm là phải đào tạo liên tục, kết hợp đào tạo ở trường lớp với đào tạo tại chỗ. Nội dung cần đào tạo về quản lý chủ yếu ở hai lĩnh vực: kế hoạch và tổ chức.
Thuyết quản lý hành chính thực sự là một thành tựu đỉnh cao của khoa học quản lý đương thời. Những giá trị của nó được học tập, áp dụng và phát triển cho đến tận ngày nay.
Có thể khái quát những đóng góp chính của Fayol ở những điểm sau:
Đã bổ sung lý thuyết quản lý có khoa học của Fayol, đưa khoa học quản lý trở thành một môn khoa học được chấp nhận và có thể được giảng dạy, đào tạo rộng rãi.
Đưa ra các nguyên tắc quản lý có giá trị định hướng tư duy khi vận dụng vào công tác quản lý ở các tổ chức cụ thể.
Phân tích rõ các chức năng quản lý, làm cơ sở để tổ chức và phân công lao động trong bộ máy quản lý.
Đưa khoa học quản lý từ chỗ chỉ áp dụng trong ngành công nghiệp có thể áp dụng rộng rãi trong tất cả các lĩnh vực như quân sự, y tế, đào tạo, quản lý nhà nước…