7. Kết cấu luận văn
1.2.2 Vị trí và vai trò của cán bộ quản lý cấp trung trong các công ty lữ hành
1.2.2.1 Vị trí của CBQLCT trong các công ty du lịch lữ hành.
Hình1.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy nhân sự thông thường trong công ty lữ hành.
Nguồn: PGS.TS Phạm Hồng Chương – PGS.TS Nguyễn Văn Mạnh - Giáo trình quản trị kinh doanh lữ hành – Đại học kinh tế quốc dân
Hội đồng quản trị:
Thƣờng tồn tại ở các công ty cổ phần. Chức năng của hội đồng quản trị là quyết định những vấn đề quan trọng nhất về đƣờng lối, triết lý kinh doanh của doanh nghiệp, bổ nhiệm giám đốc hoặc thuê giám đốc công ty.
Giám đốc :
Là ngƣời trực tiếp điều hành công việc, chịu trách nhiệm trực tiếp với hội đồng quản trị về kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Bộ phận lữ hành du lịch: Bao gồm 3 phòng hay 3 nhiệm vụ chính: Sales - Marketing,
điều hành, hƣớng dẫn. Trong đó:
Phòng Sales - Marketing:
- Vai trò: Liên kết giữa các bộ phận với khách hàng. GIÁM ĐỐC CÁC BỘ PHẬN TỔNG HỢP CÁC BỘ PHẬN HỖ TRỢ VÀ PHÁT TRIỂN CÁC BỘ PHẬN NGHIỆP VỤ DU LỊCH TÀI CHÍNH – KẾ TOÀN TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH SALES - MAKETI NG ĐIỀU HÀNH TOUR HƢỚNG DẪN CÁC CHI NHÁNH ĐẠI DIỆN ĐỘI XE KHÁCH SẠN – NHÀ HÀNG KINH DOANH KHÁC
- Hoạt động: Tổ chức tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trƣờng trong nƣớc và quốc tế, tiến hành các hoạt động tuyên truyền quảng cáo, thu hút nguồn khách đến công ty.
- Chức năng:
Chức năng xây dựng sản phẩm: Phối hợp với phòng điều hành xây dựng các chƣơng trình du lịch từ nội dung đến mức giá phù hợp với yêu cầu của khách. Chủ động đƣa ra ý đồ mới.
Chức năng phân phối sản phẩm: Ký kết các hợp đồng với các hãng, các công ty du lịch nƣớc ngoài, các tổ chức và cá nhân trong và ngoài nƣớc để khai thác các nguồn khách quốc tế và nội địa. Duy trì các mối quan hệ của công ty với các nguồn khách, đề xuất và xây dựng các phƣơng án mở các chi nhánh và đại diện của công ty trong nƣớc và trên thế giới.
Đảm bảo thông tin giữa công ty lữ hành với các nguồn khách. Thông báo giữa các bộ phận trong công ty về kế hoạch các đoàn khách, nội dung hợp đồng, phối hợp các bộ phận có liên quan theo dõi việc thanh toán và quá trình phục vụ khách.
Trong điều kiện nhất định, phòng Marketing có trách nhiệm thực hiện việc nghiên cứu và phát triển.
Marketing đƣợc coi là bộ phận chủ yếu thực hiện chiến lƣợc hƣớng tới thị trƣờng của công ty.
Phòng điều hành:
Nếu nhƣ bộ phận Marketing là cầu nối giữa khách du lịch và công ty thì bộ phận điều hành là cầu nối giữa các nhà cung cấp với công ty. Nó đƣợc coi là bộ phận sản xuất của công ty lữ hành.
Phòng điều hành có các hoạt động chính sau đây:
- Là đầu mối triển khai mọi công việc từ điều hành các chƣơng trình du lịch, cung cấp các dịch vụ trên cơ sở các kế hoạch và thông báo về khách do phòng Marketing gửi tới.
- Lập kế hoạch và triển khai các công việc có liên quan đến việc thực hiện chƣơng trình du lịch nhƣ đăng ký đặt chỗ tại khách sạn, phƣơng tiện vận chuyển, làm thị thực xuất nhập cảnh...
- Thiết lập và duy trì các mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan (Bộ Nội Vụ, Hải quan...)
- Ký hợp đồng với các nhà cung cấp hàng hoá và dịch vụ. Lựa chọn các nhà cung cấp có những sản phẩm uy tín, chất lƣợng phù hợp với các chƣơng trình du lịch của công ty.
- Theo dõi quá trình thực hiện các chƣơng trình du lịch, phối hợp các hoạt động, thanh toán với các công ty gửi khách và các nhà cung cấp sản phẩm du lịch.
- Nhanh chóng xử lý các tình huống bất thƣờng sảy ra trong khi thực hiện các chƣơng trình du lịch.
Hoạt động của phòng điều hành đƣợc chuyên môn hoá thành từng bộ phận nhỏ nhƣ: Thuê xe, làm thủ tục xuất nhập cảnh, đặt chỗ, xây dựng chƣơng trình, điều hành các chƣơng trình....
Phòng hướng dẫn:
Bộ phận này có các hoạt động sau:
- Căn cứ vào kế hoạch khách để tổ chức, điều động, bố trí hƣớng dẫn viên cho các chƣơng trình du lịch.
- Xây dựng, duy trì và phát triển đội ngũ hƣớng dẫn viên chuyên nghiệp và đội ngũ cộng tác viên. Tiến hành đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ để đội ngũ hƣớng dẫn viên có trình độ chuyên môn cao, phẩm chất tốt, đáp ứng đƣợc những yêu cầu của công ty.
- Phối hợp chặt trẽ với các bộ phận trong công ty để tiến hành công việc một cách có hiệu quả nhất. Thƣờng xuyên giáo dục, kiểm tra đội ngũ hƣớng dẫn viên thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ theo đúng quy định của công ty vì đây là đại diện trực tiếp của công ty trong quá trình tiếp xúc với khách du lịch, các bạn hàng (các
công ty gửi khách) và các nhà cung cấp. Đồng thời các hƣớng dẫn viên cũng là ngƣời
Bộ phận hƣớng dẫn thƣờng đƣợc tổ chức theo nhóm ngôn ngữ.
Ba bộ phận Marketing, điều hành, hƣớng dẫn có mối quan hệ khăng khít, đòi hỏi có sự phối hợp chặt trẽ, cơ chế hoạt động rõ ràng và hợp lý. Quy mô của các phòng ban phụ thuộc vào quy mô cũng nhƣ tổ chức hoạt động của công ty. Tuy nhiên cần phải nhấn mạnh rằng dù ở quy mô nào thì tính chất và nội dung của mỗi bộ phận này về cơ bản nhƣ đã trình bày ở trên. Điều khác biệt ở chỗ phạm vi, quy mô và hình thức tổ chức của mỗi bộ phận này. Vì thế khi nói đến công ty lữ hành du lịch là nguời ta nói đến Marketing, điều hành, hƣớng dẫn.
Bộ phận tổng hợp
+ Phòng tài chính - kế toán tổng hợp có hoạt động chủ yếu sau: Tổ chức thực hiện các chƣơng trình tài chính kế toán nhƣ theo dõi, ghi chép thu chi theo đúng chế độ kế toán của Nhà nƣớc, theo dõi tình hình sử dụng vốn và tài sản của doanh nghiệp, thực hiện các chế độ báo cáo định kỳ, kịp thời phản ánh những thay đổi để lãnh đạo có biện pháp xử lý kịp thời.
+ Phòng nhân sự tổng hợp: Thực hiện các quy chế, nội quy, khen thƣởng, kỷ luật, chế độ tiền lƣơng, thay đổi và tuyển chọn đội ngũ lao động, bồi dƣỡng và đào tạo đội ngũ lao động. Ngoài ra bộ phận này còn đảm bảo những công việc văn phòng của doanh nghiệp.
Bộ phận hỗ trợ và phát triển:
Đƣợc coi nhƣ là phƣơng hƣớng phát triển của các doanh nghiệp lữ hành, các bộ phận này đồng thời vừa thoả mãn nhu cầu của công ty đồng thời đảm bảo các mục tiêu phát triển kinh doanh.
Các chi nhánh, đại diện đƣợc thành lập tại các điểm du lịch hay tại các trung tâm gửi khách lớn (nguồn khách). Các chi nhánh, đại điện thƣờng thực hiện các hoạt động sau:
- Nó là đầu mối tổ chức, thu hút khách nếu chi nhánh đặt tại các trung tâm gửi khách lớn hoặc nó là đầu mối triển khai các hoạt động hay triển khai thực hiện các chƣơng trình du lịch của công ty tại điểm du lịch.
- Thu thập thông tin, báo cáo kịp thời mọi thay đổi và diễn biến trên thị trƣờng cho lãnh đạo của công ty, Trong những điều kiện nhất định thì nó có thể phát triển thành các công ty con trực thuộc các công ty mẹ.
Nhƣ vậy cán bộ quản lý cấp trung trong công ty du lịch lữ hành có thể là phó giám đốc phụ trách, có thể trƣởng bộ phận, trƣởng phòng – ban hoặc tổ trƣởng phụ trách một công việc hoặc quản lý một nhóm nhân viên nào đó trong công ty du lịch lữ hành.