f. Năng lực điều hành, quản trị
2.1.4.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan quyền lực cao nhất của Công ty, bao gồm tất
cả cổ đông có quyền biểu quyết. Thông qua các cuộc họp cổ đông, Đại hội đồng cổ đông có quyền bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm, xem xét, xử lý các vi phạm của thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát; quyết định tổ chức lại, giải thể công ty; chỉnh sửa, bổ sung Điều lệ công ty; và các quyền, nhiệm vụ khác theo quy định của Điều lệ.
Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, gồm 5
thành viên: 01 Chủ tịch Hội đồng quản trị, 01 Phó chủ tịch Hội đồng quản trị và 03 Ủy viên Hội đồng quản trị. Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện pháp luật của Công ty.
Hội đồng quản trị là tổ chức quản trị cao nhất ở Công ty, được toàn quyền nhân danh Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công ty, trừ các vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
Hội đồng quản trị có quyền quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của Công ty; quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty; kiến nghị mức cổ tức được trả, quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh. Ban kiểm soát: do Đại hội đồng cổ đông bầu ra theo hình thức bỏ phiếu kín,
bao gồm 01 trưởng ban và 02 kiểm soát viên.
Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp của các cổ đông.
Tổng giám đốc: Tổng giám đốc là người điều hành cao nhất trong Công ty, trực
tiếp chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và cơ quan pháp luật về việc tổ chức, quản lý điều hành các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của Doanh nghiệp, thi hành các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị theo nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
Tổng giám đốc là người thay mặt công ty trực tiếp tham gia ký kết các hợp đồng kinh tế, các văn bản giao dịch, đồng thời chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các văn bản đó; được quyền tuyển dụng và cho thôi việc người lao công không đáp ứng được các yêu cầu sản xuất kinh doanh, vi phạm nội quy và quy chế Công ty, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và có trách nhiệm chăm lo cho đời sống cán bộ công nhân viên để họ an tâm công tác và hoàn thành nhiệm vụ.
Phó Tổng giám đốc: được Tổng giám đốc phân công và ủy nhiệm quản lý, điều
hành một hoặc một số lĩnh vực của Công ty. Phó tổng giám đốc chịu trực tiếp trước Tổng giám đốc và chịu trách nhiệm liên đới với Tổng giám đốc trước Hội đồng quản trị về việc được phân công và ủy nhiệm.
Công ty gồm 02 Phó Tổng giám đốc.
Phó Tổng giám đốc về kỹ thuật: quản lý chung mặt kỹ thuật của toàn bộ máy móc kỹ thuật trong Công ty, định hướng chiến lược, đầu tư công nghệ mới, quyết định cấp chiến lược sản phẩm.
Phó Tổng giám đốc về sản xuất: giúp giám sát điều hành toàn bộ hệ thống sản xuất, giải quyết toàn bộ vấn đề phát sinh trong sản xuất nhằm đáp ứng kịp thời tiến độ giao hàng và nhu cầu dự trữ, thay mặt Tổng giám đốc với cương vị đại diện lãnh đạo để quản lý hệ thống chất lượng ISO.
Các trưởng, phó phòng ban nghiệp vụ, các trưởng đơn vị trực thuộc: có
chức năng tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc trong quản lý điều hành công việc.
Nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận:
Phòng thiết kế: phụ trách việc thiết kế sản phẩm, nâng cao chất lượng, cải
tiến sản phẩm hiện tại; đồng thời tìm hiểu, đề xuất các sản phẩm phụ liệu may mặc mới, mở rộng lĩnh vực kinh doanh cho Công ty; nghiên cứu các yêu cầu của khách hàng, tiêu chuẩn quốc tế, tìm hiểu sản phẩm của đối thủ cạnh tranh.
Phòng quản trị chất lượng: có nhiệm vụ quản lý chất lượng sản phẩm của
toàn Công ty; ban hành các tiêu chuẩn, thông số kỹ thuật, phương pháp kiểm tra chất lượng sản phẩm tại các xí nghiệp; đánh giá và chọn lựa nhà cung ứng thông qua việc kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào, kiểm tra mẫu sản phẩm trước khi xuất xưởng.
Phòng nhân sự - tiền công: chịu trách nhiệm đào tạo, phát triển và cung ứng
nguồn nhân lực cho các phòng ban, xí nghiệp; tuyển dụng lao động, định mức lao động cho từng xí nghiệp, bộ phận, trên cơ sở căn cứ vào hiệu quả đạt được để điều tiết và phân phối quỹ lương; giải quyết các chính sách hỗ trợ cho người lao động.
Phòng kế toán tài vụ: có nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính và kiểm soát ngân
quỹ; hạch toán và ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, giám sát tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, có trách nhiệm nộp thuế.
Phòng kinh doanh – xuất nhập khẩu: có trách nhiệm tổ chức việc kí kết
hợp đồng kinh tế, quan hệ đối tác trong và ngoài nước về xuất nhập khẩu hàng hóa, nguyên vật liệu, trang thiết bị cho Tổng giám đốc; chịu trách nhiệm hoàn thiện chứng từ, đôn đốc công tác thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng; theo dõi quy trình từ thời điểm ký kết đến khi kết thúc hợp đồng; tổ chức thực hiện các công tác marketing, nghiên cứu, tìm hiểu thị trường, phân phối và xúc tiến thương mại.
Phòng điều độ sản xuất: Dựa trên số lượng đặt hàng, năng lực sản xuất, tình
hình tiêu thụ sản phẩm, nhằm lên kế hoạch sản xuất cho từng xí nghiệp để có những điều chỉnh kịp thời, giúp quá trình sản xuất tại xí nghiệp được tiến hành thuận tiện, liên tục, nhịp nhàng và đảm bảo đúng tiến độ.
Phòng hành chính: thực hiện việc tiếp nhận, đóng dấu các văn bản, giấy tờ;
tiếp nhận và thực hiện các chính sách của địa phương; theo dõi điện, nước và các chi phí hành chính phát sinh; phân công bảo trì cơ sở hạ tầng, giữ gìn trị
an nội bộ, chăm sóc môi trường làm việc nhằm đảm bảo công việc hằng ngày của Công ty.
Các xí nghiệp sản xuất: là nơi chuyên sản xuất, gia công các loại sản phẩm
của công ty. Mỗi phân xưởng thực hiện các chức năng chuyên của mình, liên kết thực hiện các công việc trong quy trình sản xuất.
Đại lý, văn phòng đại diện và các cửa hàng giới thiệu sản phẩm: thực hiện
các hoạt động phân phối, trao đổi, mua bán, nâng cao hiệu quả tiêu thụ, đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu của khách hàng và mở rộng thị trường.
Kho: là bộ phận tiếp nhận và thống kê vật tư, hàng tồn kho thành phẩm, phế
phẩm, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ lao động sản xuất; hàng hóa chờ sản xuất, xuất khẩu …
Khách sạn ISE: được xem như bộ phận chăm sóc các khách hàng bị giới hạn
về địa lý như khách hàng quốc tế, khách hàng quan trọng ở mọi miền đất nước; đồng thời thực hiện kinh doanh nhà hàng khách sạn.
Đánh giá chung về sơ đồ tổ chức của Công ty:
Về ưu điểm:
- Bộ máy tổ chức của công ty khá đơn giản, tinh gọn, có sự phân công rõ ràng, ít chồng chéo, thuận lợi cho công tác quản lý, điều hành;
- Có sự liên kết chặt chẽ trong công việc, quy định quyền lợi tương xứng với trách nhiệm, đảm bảo tính hiệu quả của từng bộ phận trong Công ty;
- Tham mưu, hỗ trợ giữa các phòng ban, giữa cán bộ công nhân viên với ban lãnh đạo của Công ty được thuận tiện, dễ dàng.
Về nhược điểm:
- Một vài phòng ban thực hiện quá nhiều công việc chức năng, tạo áp lực trong công việc, cụ thể, phòng kinh doanh - xuất nhập khẩu phải đảm nhận đến các công việc nhiều áp lực như công tác tổ chức ký kết hợp đồng, giao dịch, đàm phán, chào hàng; trả lời điện thoại, thư chào đặt hàng của khách hàng; các công tác giao nhận chứng từ, hóa đơn xuất nhập khẩu; công tác nghiên cứu thị trường, marketing, xúc tiến thương mại, gây trì hoãn trong công tác giao dịch,
mở rộng thị phần (nên chia thành 3 bộ phận: bộ phận kinh doanh; bộ phận xuất nhập khẩu; bộ phận marketing, nghiên cứu thị trường); phòng điều độ sản xuất phải thực hai công tác song song là công tác điều độ sản xuất và công tác kỹ thuật (nên phân chia thành hai bộ phận: bộ phận sản xuất và bộ phận kỹ thuật).
- Áp lực trong công tác kiểm định chất lượng và công việc khiến nhân viên kém năng động, cách thức làm việc còn theo một chiều từ cấp trên xuống, tính linh động và dân chủ chưa cao.