LƯU ĐỒ 2.1 : LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ HOẠT ĐỘNG
Gỉai thích quy trình:
- Gíam đốc ký Hợp đồng xuất khẩu một lần duy nhất trong năm vào đầu mỗi năm Hợp đồng xuất khẩu được lập thành 4 liên
+ Hợp đồng xuất khẩu liên 1, liên 2 chuyển cho khách hàng + Hợp đồng xuất khẩu liên 3 chuyển cho phòng kinh doanh . + Hợp đồng xuất khẩu liên 4 chuyển cho nhân viên xuất khẩu
- Kế toán hàng hóa: Khi doanh nghiệp có đủ lượng hàng theo yêu cầu để xuất cho khách hàng, kế toán hàng hóa tiến hành lập phiếu chi tiết xuất hàng để xuất hàng cho khách hàng
Phiếu chi tiết xuất hàng được lập thành 3 liên
+ Phiếu chi tiết xuất hàng liên 1 được lưu tại cuống
+ Phiếu chi tiêt xuất hàng liên 2 được chuyển cho Bộ phận kho
+ Phiếu chi tiết xuất hàng liên 3 được chuyển cho Bộ phận kinh doanh.
- Bộ phận kinh doanh: Khi nhận được phiếu chi tiết xuất hàng liên 3 chuyển đến, sẽ căn cứ vào Hợp đồng xuất khẩu đã được lưu từ trước để tính giá xuất và lập bảng kê tính giá xuất.
Bảng kê tính giá xuất được lập thành 2 liên
+ Bảng kê tính giá xuất liên 1 được lưu tại phòng kinh doanh
+ Bảng kê tính giá xuất liên 2 được chuyển cho nhân viên xuất khẩu
- Bộ phận kho hàng: Khi nhận được phiếu chi tiết xuất hàng liên 2 sẽ tiến hành xuất kho và ghi vào thẻ kho sau đó lưu phiếu chi tiết xuất hàng liên 2 tại đây
- Nhân viên xuất khẩu: Khi nhận được bảng kế tính giá xuất liên 2 , sẽ cùng với hợp đồng xuất khẩu được lưu từ trước để lập bộ chứng từ xuất khẩu. Sau đó chuyển bộ chứng từ xuất khẩu cho kế tóan hàng hóa.
- Kế toán hàng hóa: Khi nhận được bộ chứng từ xuât khẩu sẽ tiến hành lập Hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên. Sau đó chuyển cả 3 liên cho giám đốc ký, xét duyêt. Giám đốc ký xong thì chuyển lại cho Kế toán hàng hóa. Vì đây là hoạt động xuất khẩu nên cả 3 liên của HĐ GTGT đều chỉ luân chuyển trong nội bộ doanh nghiệp:
+ Hóa đơn GTGT liên 1 được lưu tại cuống.
+ Hóa đơn GTGT liên 2 được đưa cho kế toán trưởng kiêm kế toán công nợ vào sổ chi tiết công nợ
+ Hóa đơn GTGT liên 3 kế toán hàng hóa dùng để ghi vào sổ chi tiết doanh thu. Sau đó kẹp cùng với Bộ chứng từ xuất khẩu, đưa trở lại cho nhân viên xuất khẩu. Để lưu tại chỗ của nhân viên xuất khẩu.