TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU THUỘC TRUNG ƯƠNG ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
3.3.2.4. Về hệ thống tài khoản kế toán
Đối với các đơn vị trực thuộc Trung ương Đoàn:
Thứ nhất là, tổ chức đầy đủ hệ thống tài khoản phản ánh đúng bản chất các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước và nhu cầu quản lý, kiểm tra của đơn vị, cụ thể như sau:
- Khi cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng, tiến hành xác định doanh thu và công nợ theo từng đối tượng:
Nợ TK 311 – Phải thu của khách hàng (chi tiết theo từng khách hàng). Có TK 511 – Các khoản thu về kinh phí đào tạo.
Có TK 531 – Thu hoạt động cung cấp dịch vụ. Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra.
Để quản lý chặt chẽ các khoản phải thu của khách hàng, kế toán phải mở chi tiết từng đối tượng công nợ, đồng thời mở chi tiết cho từng hợp đồng mở lớp, hợp đồng cung cấp dịch vụ. Định kỳ hàng tháng, hàng quý tiến hành đối chiếu công nợ kịp thời (tùy theo khối lượng hoạt động phát sinh), nhằm nâng cao hiệu quả thu hồi công nợ, đáp ứng nhu cầu thông tin cho nhà quản lý.
- Khi mua hàng hoá, tài sản, dịch vụ chưa thanh toán ngay cho nhà cung cấp, căn cứ vào quyết định chọn đơn vị cung cấp, hợp đồng, thanh lý, hoá đơn, biên bản bàn giao, phiếu nhập kho… kế toán ghi:
Nợ TK 661 – Chi hoạt động.
Nợ TK 631 – Chi hoạt động sản xuất kinh doanh. Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình.
Nợ TK 213 – Tài sản cố định vô hình. Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ. Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
Nợ TK 3113 – Thuế GTGT được khấu trừ.
Có TK 331 – Các khoản phải trả (chi tiết cho từng nhà cung cấp).
Để theo dõi các khoản phải thanh toán cho người bán, kế toán phải theo dõi chi tiết cho từng đối tượng, từng mã khách hàng để tiện theo dõi và kiểm soát tiến độ thanh toán, tránh tình trạng thanh toán trùng lắp hoặc bỏ sót công nợ.
- Khi tiến hành kiểm kê tài sản, phát hiện có thừa, thiếu tài sản; Hội đồng kiểm kê tiến hành lập biên bản, định giá giá trị của tài sản và có biện pháp xử lý triệt để. Và sử dụng các tài khoản để hạch toán cho phù hợp.
Trường hợp phát hiện TSCĐ thiếu trong thời gian chờ quyết định xử lý, kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê để ghi giảm TSCĐ:
Nợ TK 466- Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại) Nợ TK 214- Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
Có TK 211- TSCĐ hữu hình (nguyên giá)
Phản ảnh giá trị còn lại của TSCĐ hữu hình bị thiếu ghi: Nợ TK 3118- các khoản phải thu (giá trị còn lại)
Có TK 5118- thu khác
- Khi hạch toán công cụ, dụng cụ bắt buộc phải qua tài khoản 153, kế toán thực hiện phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ vào chi phí trong kỳ theo tiêu thức kế toán phù hợp và phải sử dụng tài khoản 005- dụng cụ lâu bền đang sử dụng.
- Đối với TSCĐ sử dụng cho hoạt động SXKD, các đơn vị phải tiến hành trích khấu hao cho từng hoạt động để xác định chính xác chi phí SXKD trong kỳ.
Nợ TK 631- Chi hoạt động SXKD Có TK 214- Hao mòn TSCĐ
Thứ hai là, thiết nghĩ cần phải xây dựng hệ thống tài khoản kế toán tại các
đơn vị sự nghiệp có thu đến gần hơn với hệ thống tài khoản của doanh nghiệp để có thể thống nhất trong việc lập báo cáo tài chính nhằm phản ánh đúng, trung thực kết quả hoạt động SXKD, dịch vụ, đào tạo của đơn vị để làm các thủ tục liên doanh, liên kết, huy động vốn đầu tư, đảm bảo khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn NSNN đã đầu tư cho các đơn vị, từ đó nâng cao tính tự chủ trong tổ chức hoạt động của các đơn vị sự nghiệp có thu .
Thứ ba là, căn cứ vào các hướng dẫn về chế độ kế toán hiện hành, kế
toán trưởng xây dựng hệ thống tài khoản, cách thức hạch toán áp dụng thống nhất trong toàn đơn vị, cách hạch toán chi tiết cho từng phần hành, nghiêm cấm các hạch toán tắt. Hệ thống tài khoản gồm tài khoản tổng hợp và chi tiết. Tài khoản tổng hợp được xây dựng trên hệ thống tài khoản quy định của Bộ Tài chính. Còn đối với tài khoản chi tiết thì phải xuất phát từ yêu cầu đẩy mạnh công tác quản lý nguồn thu, theo đặc thù của đơn vị có thể xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết như tài khoản 311- thanh toán với khách hàng, tài khoản 531- doanh thu cung cấp dịch vụ chi tiết cho từng hoạt động. Đồng thời tổ chức tập huấn, hướng dẫn các nội dung xây dựng trên cho kế toán các đơn vị trực thuộc để đảm bảo tính đồng bộ, hiệu quả trong thực hiện các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán tại các đơn vị này.