Quyết toán kinh phí.
2.3.2.1. Tổ chức chứng từ kế toán
Các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Trung ương Đoàn đều thực hiện theo đúng Quyết định số 19/2006/QĐ- BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc Ban hành Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp và Thông tư số 185/2010/TT- BTC ngày 15/11/2010 về việc Hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo quyết định số 19/2006/QĐ- BTC.
Theo đó, chứng từ kế toán gồm bốn chỉ tiêu: - Chỉ tiêu lao động tiền lương
- Chỉ tiêu vật tư - Chỉ tiêu tiền tệ - Chỉ tiêu tài sản cố định Hệ thống chứng từ kế toán gồm: - Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc - Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn
Chứng từ kế toán tại các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Trung ương Đoàn
Kế toán trưởng Kế toán thanh toán NSNN Kế toán Phân viện Miền Nam Kế toán Viện Nghiên cứu Thanh niên Kế toán thanh toán hoạt động SNCT Kế toán tổng hợp
thường được phân loại theo các tiêu thức:
- Theo địa điểm lập chứng từ gồm: chứng từ bên trong (thường là hệ thống chứng từ hướng dẫn nhằm mục đích quản lý nội bộ) và chứng từ bên ngoài (hệ thống chứng từ bắt buộc).
- Theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh gồm: chứng từ về tiền mặt, về vật tư, hàng hóa, thanh toán với ngân hàng.
Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính, đảm bảo các nội dung theo quy định và đảm bảo tính hợp pháp cho chứng từ kế toán, được dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán và đều có định khoản. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được lập một lần, ít nhất có 2 liên (1 liên kẹp cùng chứng từ, 1 liên đóng sổ). Việc ký chứng từ kế toán đều được các đơn vị tuân thủ nghiêm túc theo các quy định của luật pháp, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ.
Các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Trung ương Đoàn được thành lập, tổ chức hoạt động đều xuất phát từ những yêu cầu thực tiễn của công tác thanh niên, tuy nhiên các mảng hoạt động của các đơn vị sự nghiệp có thu cũng rất rộng và có quy mô khác nhau. Do đó, bên cạnh việc nghiêm chỉnh chấp hành các quy định của Luật kế toán và các văn bản hướng dẫn dưới Luật thì các đơn vị cũng đã sáng tạo trong việc vận dụng các biểu mẫu chứng từ kế toán hay có những biểu mẫu chưa dùng theo hướng dẫn của Bộ Tài chính. Ví như:
- Các đơn vị không lập riêng bảng kê thanh toán công tác phí ở mẫu C12-HD mà những nội dung này được thể hiện chi tiết trên Giấy đi đường theo mẫu C06-HD.
- Trong việc quản lý xe ô tô: trên cơ sở kế hoạch công tác của các phòng ban, các phòng ban đăng ký sử dụng xe ô tô trình văn phòng bố trí phương tiện phục vụ. Bên cạnh định mức tiêu hao nhiên liệu cho từng loại xe, lái xe và người sử dụng xe phải ký xác nhận lịch trình đi công tác và số km viết bằng chữ vào Giấy đăng ký sử dụng xe làm căn cứ kế toán tính định mức nhiên liệu tiêu hao, thanh toán tiền nhiên liệu và công tác phí cho lái xe.
- Cũng giống như các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc các Bộ, ban ngành; Tại Trung ương Đoàn các đơn vị cũng vận dụng linh hoạt hệ thống các biểu mẫu chứng từ liên quan đến việc thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên. Do đó, Bảng thanh toán tiền lương, phụ cấp hàng tháng được thiết kế trên việc tổng hợp từ Bảng thanh toán tiền lương theo mẫu số C02a-HD, Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
theo mẫu số C07-HD và Bảng thanh toán phụ cấp theo mẫu số C05-HC. Đồng thời không lập bảng kê trích nộp các khoản theo lương theo mẫu số C11-HD mà tính trích trừ vào lương của cán bộ công nhân viên, tính vào chi phí của đơn vị trên bảng thanh toán tiền lương, phụ cấp hàng tháng. Như vậy, chỉ với một bảng thanh toán lương, phụ cấp đã bao gồm được 4 mẫu biểu chứng từ kế toán, giúp giản tiện công việc của kế toán tiền lương cũng như tiện theo dõi với người lao động.
- Các đơn vị chưa dùng bảng kê mua hàng theo mẫu số C24-HD khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng mà chỉ sử dụng các tờ trình hoặc giấy đề nghị mua sắm, trang bị có phê duyệt của Giám đốc hoặc Chánh Văn phòng (theo phân cấp), kèm theo các hoá đơn bán hàng.
- Bảng tính hao mòn tài sản cố định theo mẫu C55a-HD và Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định theo mẫu C55b-HD cũng được các đơn vị gộp chung thành một mẫu chứng từ để giảm bớt khâu trung gian.
Luân chuyển chứng từ kế toán
Đối với các đơn vị không có đơn vị trực thuộc thì chứng từ nguồn sau khi được tập hợp sẽ chuyển đến phòng kế toán, các kế toán phần hành có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, lập chứng từ thực hiện, trình kế toán trường, kế toán trưởng ký duyệt và trình thủ trưởng đơn vị ký, sau đó chuyển chứng từ về thủ quỹ (đối với chứng từ thu- chi), chuyển cho kế toán kho bạc, ngân hàng (đối với ủy nhiệm chi, lệnh chi, giấy rút dự toán ngân sách), chuyển cho kế toán tổng hợp (đối với bảng kê thanh toán hoàn ứng)...
Đối với những đơn vị có đơn vị trực thuộc:
- Đơn vị trực thuộc hạch toán độc lập: sau khi được thủ trưởng đơn vị đồng ý về mặt chủ trương, chứng từ nguồn phát sinh tại đơn vị được tập hợp chuyển đến phòng kế toán trung tâm hoặc bộ phận kế toán đơn vị trực thuộc. Kế toán trưởng kiểm tra tính rõ ràng trung thực, hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trên chứng từ kế toán. Nếu không đúng thì kế toán trưởng trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục hoặc điều chỉnh. Nếu đảm bảo thì chuyển nhân viên kế toán phụ trách mảng hoạt động lập chứng từ luân chuyển nội bộ, định kỳ (ngày, tuần, tháng tùy theo khối lượng nghiệp vụ tài chính phát sinh) trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt.
vụ kinh tế phát sinh như: Chứng từ tiền mặt, chuyển khoản, tiền lương, thuế; đồng thời được sắp xếp theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản ngay sau khi lập chứng từ, ghi sổ kế toán và lưu trữ theo quy định.
- Đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc: tại đơn vị kế toán trung tâm trình tự luận chuyển như trên. Tại đơn vị trực thuộc, khi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo dự toán đã được duyệt, cán bộ kế toán được phân công phụ trách theo dõi kiểm tra, lập chứng từ kế toán theo quy định, trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt tạm thời. Cuối tháng, các chứng từ phát sinh được tập hợp về Phòng kế toán trung tâm để hạch toán. Kế toán trưởng trung tâm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, kiểm tra mức độ chấp hành về quy chế quản lý tài chính của đơn vị. Nếu chứng từ đảm bảo sẽ yêu cầu nhân viên kế toán chuyên quản trong phòng lập chứng từ tổng hợp, hướng dẫn định khoản trên chứng từ sau đó trình thủ trưởng đơn vị ký. Các chứng từ sau khi được lập sẽ tập hợp ghi sổ hàng tháng và đưa vào lưu trữ.
Việc quy định chế độ hạch toán độc lập hay phụ thuộc của các đơn vị thực chất là việc phụ thuộc về mặt cơ chế, chính sách, quy định tài chính được phép áp dụng còn về cách hạch toán, trình tự lập và luân chuyển chứng từ thì các đơn vị đã thực hiện trước đó. Bên cạnh đó, cơ chế tài chính được các đơn vị nghiêm túc thực hiện theo Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.