Quyết toán kinh phí.
2.4.1.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán được sử dụng trong các đơn vị cơ bản theo đúng quy định của Bộ Tài chính áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp, đủ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh cũng như các yêu cầu cơ bản trong quản lý tài chính, phù hợp với đặc thù, quy mô của đơn vị.
2.4.1.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán tại các đơn vị cũng được đảm bảo theo quy định tùy thuộc vào mô hình kế toán đơn vị áp dụng. Việc ghi sổ kế toán phù hợp với việc áp dụng phần mềm kế toán, đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý, quản trị đơn vị.
2.4.1.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo cung cấp thông tin về tình hình tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí ngân sách của Nhà nước, tình hình thu chi hoạt động sự nghiệp và kết quả kinh doanh của đơn vị trong kỳ kế toán. Báo cáo được lập theo các mẫu biểu quy định của Bộ Tài chính. Công tác lập báo cáo được quan tâm, đầu tư, ngày càng được cải thiện về chất lượng.
2.4.1.6. Công tác kiểm tra kế toán
Công tác kiểm tra kế toán luôn được Ban Bí thư Trung ương Đoàn, thủ trưởng các đơn vị coi trọng và quan tâm đầu tư đúng mức. Công tác kiểm tra kế toán được tiến hành thường xuyên, đặc biệt là kiểm toán nội bộ. Công tác kiểm tra kế toán thường niên dược duy trì, định kỳ phòng kế hoạch- tài chính Trung ương Đoàn tham mưu với Ban Bí thư Trung ương Đoàn kế hoạch kiểm tra kế toán các đơn vị và tổ chức các đoàn kiểm tra với thành phần gồm có cán bộ phòng kế hoạch- tài chính Trung ương Đoàn, phòng kế toán hay bộ phận kế toán hoặc cán bộ phụ trách công tác kế toán của đơn vị. Kết thúc đợt kiểm tra của từng đơn vị, đoàn kiểm tra sẽ có biên bản kiểm tra, đánh giá toàn diện công tác của đơn vị; đề xuất, đề nghị các phương án giải quyết nếu phát hiện có vấn đề sai sót; đồng thời phòng kế hoạch- tài chính Trung ương Đoàn sẽ có báo cáo tổng hợp về tình hình công tác kế toán của toàn cơ quan theo từng khối trình Ban Bí thư Trung ương Đoàn.
2.4.2. Tồn tại
Thực chất chế độ kế toán áp dụng trong các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Trung ương Đoàn là sự kết hợp giữa chế độ kế toán doanh nghiệp và chế độ kế toán hành chính sự nghiệp nhằm mục đích giám sát, quản lý tài chính nhà nước. Do vậy, có những nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng không được quy định, hướng dẫn cụ thể trong hệ thống kế toán sự nghiệp như trong kế toán doanh nghiệp.
Một số đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đảm chi phí thực chất có mô hình tổ chức hoạt động kinh doanh rất giống với mô hình tổ chức doanh nghiệp như việc liên kết đào tạo trong đó sử dụng mặt bằng và cơ sở vật chất của đơn vị sự nghiệp, thực chất đây chính là việc cho thuê mặt bằng việc này là trái với quy định... Tuy
nhiên, cơ chế quản lý tài chính đặc biệt là quy chế phân phối sử dụng thu nhập tăng thêm theo hướng dẫn của Bộ Tài chính (chỉ được phân phối lại sau khi hoàn thành nghĩa vụ với ngân sách nhà nước) là chưa phù hợp. Tuy nhiên đây cũng không phải là vấn đề riêng có đối với các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Trung ương Đoàn mà chính là những hạn chế của chế độ kế toán công và chế độ kế toán công tại Việt Nam hiện nay chưa phù hợp với chuẩn mực kế toán công quốc tế. Qua nghiên cứu thực tế tại các đơn vị, tác giả nhận thấy còn một số điểm hạn chế. Cụ thể:
2.4.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán.
Việc bố trí nhân sự và phân công công việc giữa các bộ phận trong phòng kế toán còn chưa khoa học, còn vi phạm nguyên tắc tổ chức kế toán, chưa phát huy được vai trò kiểm tra, giám sát của kế toán. Chưa quan tâm đến việc luân chuyển kế toán trong nội bộ đơn vị nhằm nâng cao khả năng nghiệp vụ cho nhân viên kế toán, đảm bảo cho việc thiếu hụt nhân viên kế toán thì vẫn không thiếu hụt phần hành kế toán bị bỏ sót hay chưa quan tâm đến công tác chuyên môn hóa sâu và rộng đối với nhân viên kế toán, giúp nhân viên kế toán nâng cao hiểu biết về hoạt động của đơn vị cũng như nâng cao khả năng kiểm tra, đối chiếu chéo giữa các phần hành kế toán.
Công tác đào tạo trình độ quản lý tài chính cho lãnh đạo đơn vị dường như bị bỏ ngỏ. Thực tế, trong các đơn vị sự nghiệp thuộc Trung ương Đoàn, lãnh đạo các đơn vị chủ yếu là cán bộ trưởng thành từ phong trào Đoàn, có những cán bộ khi được bổ nhiệm Giám đốc Trung tâm hay phó giám đốc Học viện thì lại chưa được học tập qua các lớp quản lý tài chính nên việc tiếp cận với công tác tài chính của đơn vị gặp nhiều trở ngại chủ yếu là dựa trên việc tham mưu của kế toán trưởng đơn vị. Do đó, khó tổ chức được bộ máy kế toán khoa học, hợp lý, tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hoạt động.
Bộ máy kế toán cũng chưa phát huy hết quyền hạn của mình như việc Phòng Kế hoạch Tài chính Trung ương Đoàn lại thuộc Văn phòng Trung ương Đoàn như vậy là đơn vị dự toán cấp I lại chỉ là cấp phòng, điều này làm giảm quyền hạn và vai trò của bộ máy kế toán trong Trung ương Đoàn vì đây là bộ phận quan trọng của
đơn vị dự toán cấp I nếu tính tương đương thì ngang phòng Kế toán của đơn vị sự nghiệp. Điều này làm ảnh hưởng rất lớn đến vị thế của đơn vị dự toán cấp I này cũng như ảnh hưởng đến trách nhiệm của từng cán bộ kế toán tại Phòng Kế hoạch Tài chính.
Việc luân chuyển kế toán trưởng trong các đơn vị thuộc Trung ương Đoàn cũng mang đến không ít những bất cập, hạn chế. Theo quyết định của Ban Bí thư Trung ương Đoàn, sẽ luân chuyển kế toán trưởng trong tất cả các đơn vị với thời hạn 5 năm. Tuy nhiên, quyết định này đã làm giảm đi sức mạnh của bộ máy kế toán tại các đơn vị, Đơn cử như việc: Luân chuyển một kế toán với hơn 20 năm công tác trong khối báo chí về làm kế toán trưởng một đơn vị dự toán cấp II hay nói cách khác đưa một kế toán trưởng trong lĩnh vực kinh doanh về làm tài chính ngân sách gây khó khăn cho cả bộ máy kế toán và hoạt động của đơn vị, bản thân đồng chí kế toán trưởng cũng không phát huy ngay được sở trường và kinh nghiệm của mình trong cương vị công tác mới.
Với cách thức tổ chức hoạt động kinh doanh gần với mô hình doanh nghiệp (hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính), số lượng nhân viên kế toán ít có những đơn vị chỉ có một cán bộ phụ trách kế toán, phải đảm nhiệm nhiều phần hành kế toán khác nhau như kế toán tiền mặt, kế toán công nợ, kế toán thuế, kế toán tài sản… do đó việc đi sâu phân tích để cung cấp thông tin cho các nhà quản lý cũng bị hạn chế cũng như vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm của kế toán.
Công tác bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ kế toán cho đội ngũ cán bộ kế toán chưa được chú trọng thường xuyên, các đơn vị không có khoản chi nào cho công tác đào tạo nhân viên kế toán, có chăng chỉ là chi mua tài liệu tập huấn hay không bố trí cho nhân viên tham gia các lớp đào tạo ngắn hạn.
2.4.2.2. Tổ chức chứng từ kế toán.
Hiện nay, phần lớn các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Trung ương Đoàn đều sử dụng kế toán máy, tuy nhiên khi có sự thay đổi về các mẫu chứng từ theo hướng dẫn của Bộ Tài chính thì các đơn vị không cập nhật ngay phần sửa đổi, bổ sung này; hay việc khi thực hiện các dịch vụ với khách hàng thì kế toán đã xuất
hóa đơn ngay sau khi hợp đồng được ký và giao cho khách hàng mặc dù chưa nhận được tiền của khách hàng; hay việc kế toán còn viết tắt hoặc không ghi đầy đủ các nội dung, hay vẫn còn hiện tượng nội dung chứng từ chưa đúng với nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm ảnh hưởng đến khâu kiểm tra, kiểm soát của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị.
Đối với các đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đảm chi phí hoạt động thuộc Trung ương Đoàn, có đơn vị trực thuộc chưa xây dựng hệ thống chứng từ kế toán nội bộ cũng như chưa có kế hoạch cụ thể luân chuyển chứng từ nội bộ giữa đơn vị quản lý trực tiếp và đơn vị cấp dưới.
Phần lớn các đơn vị sự nghiệp có thu chưa mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị theo quy định. Khâu kiểm tra chứng từ còn chưa được quan tâm đúng mức do vậy một số chứng từ kế toán không được lập đúng thủ tục, nội dung như thiếu chữ ký của thủ trưởng đơn vị, thiếu số tiền ghi bằng chữ... nhưng kế toán viên vẫn ghi sổ; hay vẫn có hiện tượng lập khống chứng từ như hóa đơn tài chính không ghi cụ thể tên hàng hóa, dịch vụ cung cấp, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền mà ghi vào bảng kê kèm theo hóa đơn thực chất đây là việc mua hóa đơn bên ngoài để hợp lý hóa khoản tiền chi để thanh toán hay việc chi tiếp khách không có hóa đơn tài chính mà chỉ có chứng từ viết tay của người đề nghị thanh toán và chữ ký nháy của phụ trách kế toán là kế toán tiến hành thanh toán, nguyên nhân có thể là do sự tác trách của thủ trưởng đơn vị hay việc thiếu tinh thần trách nhiệm của cán bộ kế toán và phụ trách kế toán. Hay việc kiểm tra chứng từ kế toán không kỹ, không chi tiết dẫn đến các số liệu bị sai lệch hay sửa chữa chứng từ kế toán làm ảnh hưởng đến việc ghi sổ và lập báo cáo tài chính, vi phạm chế độ quản lý và sử dụng chứng từ. Điều này cho thấy phụ trách kế toán và thủ trưởng đơn vị không am hiểu nhiều về công việc kế toán chỉ dừng ở việc kiểm tra nghiệp vụ.
2.4.2.3. Tổ chức tài khoản kế toán.
Các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Trung ương Đoàn đã sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định của Nhà nước tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số hạn chế:
- Doanh thu dịch vụ chỉ được ghi nhận khi khách hàng chuyển tiền về tài khoản của đơn vị, trong khi theo chuẩn mực kế toán thì doanh thu được ghi nhận
ngay khi phát sinh dịch vụ hoặc khi chuyển giao quyền sở hữu, sử dụng và phần lớn rủi ro của dịch vụ cho khách hàng. Đơn vị chỉ tính doanh thu khi nhận được tiền thanh toán của khách hàng cho các dịch vụ, không sử dụng tài khoản 3111- phải thu của khách hàng. Do vậy không phản ánh được đầy đủ doanh thu phát sinh trong kỳ, cũng như không kiểm soát được tình hình thanh toán và phát sinh công nợ.
- Các tài sản, hàng hoá, dịch vụ mua về, khi chưa thanh toán ngay cho nhà cung cấp, các đơn vị không phản ánh qua tài khoản 331 – phải trả nhà cung cấp mà chỉ tiến hành làm thủ tục rồi chờ chuyển tiền đồng thời hạch toán thẳng vào chi phí.
- Đối với khoản phải thu của khách hàng cho việc cung cấp dịch vụ hoạt động, cơ sở vật chất, phát sinh những khoản nợ chưa đòi được nhưng đơn vị không lập được tài khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi do trong quy định chưa có tài khoản này.
- Theo quy định, định kỳ các đơn vị đều tiến hành kiểm kê tài sản và xảy ra hiện tượng chênh lệch giữa kiểm kê so với thực tế nhưng giá trị tài sản thiếu, thừa không được phản ánh vào tài khoản phải thu khác 3118 và tài khoản phải trả khác 3318.
- Các đơn vị ít sử dụng hệ thống tài khoản ngoài bảng để ghi chép hầu như chỉ sử dụng tài khoản 0081- Tài khoản dự toán chi thường xuyên để theo dõi nguồn kinh phí được cấp và được sử dụng.
- Trong việc quản lý TSCĐ tại đơn vị, các đơn vị đã theo dõi chi tiết cho từng loại tài sản, tuy nhiên đối với các công cụ, dụng cụ có giá trị tương đối lớn, thời gian sử dụng dài thì ít được theo dõi trên tài khoản 153 hoặc việc theo dõi chỉ mang tính hình thức, chưa được quản lý đúng quy định nhất là sau khi có Quyết định 32/2008/QĐ-BTC ngày 29/5/2008 nhiều đơn vị còn chưa thực hiện theo dõi các TSCĐ không đủ tiêu chuẩn theo quy định mới sang theo dõi, quản lý, sử dụng như công cụ, dụng cụ lâu bền tại tài khoản ngoài bảng 005.
- Các đơn vị sự nghiệp thuộc Trung ương Đoàn chưa tiến hành khấu hao TSCĐ cho phần kinh doanh dịch vụ từ các nguồn thu, các tài sản được tính khấu hao hết vào chi phí hoạt động thường xuyên cho dù tài sản đó có nguồn gốc từ ngân sách hay từ nguồn thu của đơn vị và sử dụng vào việc sản xuất kinh doanh. Việc này ảnh hưởng đến tính chính xác chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, như vậy chi phí tập hợp trên tài khoản 631 là chưa đầy đủ.
2.4.2.4. Tổ chức sổ sách kế toán.
Theo quy định thì các đơn vị phải mở sổ đăng ký chữ ký, tuy nhiên một số đơn vị mở sổ chưa đầy đủ như chưa mở sổ đăng ký mẫu chữ ký chỉ xác nhận theo thói quen hay có mở sổ chi tiết tạm ứng nhưng lại không theo dõi theo từng đối tượng mà mới chỉ dừng ở việc theo dõi theo trình tự thời gian.
Tại một số đơn vị, hệ thống sổ sách kế toán cùng một đối tượng theo dõi chỉ phản ánh một lần chứ chưa hình thành song song hệ thống sổ chi tiết và tổng hợp để dễ dàng trong kiểm tra, phát hiện sai sót và sửa chữa như việc các đơn vị theo dõi tình hình tăng giảm tài sản, nguồn vốn chỉ qua một đầu sổ thì sẽ không thấy được số liệu chi tiết mà đây chính là những số liệu có tác dụng lớn cho quản trị nội bộ và cung cấp tư liệu cho phân tích hoạt động tài chính của đơn vị hạch toán.
Bản chất của những tồn tại này là do kế toán không chấp hành đầy đủ các quy định về mở và ghi sổ kế toán hay do trình độ nhân viên kế toán còn hạn chế, chưa tích cực học tập, nghiên cứu, cập nhật thông tin và do cán bộ phụ trách kế toán còn lơ là trong khâu quản lý, kiểm tra.
2.4.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán.
Bên cạnh những ưu điểm trong việc tổ chức sổ sách kế toán thì vẫn còn tồn tại một số điểm hạn chế cần khắc phục như việc lập báo cáo của các đơn vị sự nghiệp có thu chưa đúng thời hạn quy định và mới chỉ dừng ở việc lập báo cáo năm chưa lập báo cáo quý gây ra việc chậm trễ trong báo cáo, ảnh hưởng đến tiến độ tổng hợp báo cáo của Phòng Kế hoạch Tài chính Trung ương Đoàn. Việc chậm trễ này còn dẫn đến tình trạng giao kế hoạch tài chính cho năm tiếp theo thấp hơn thực hiện của năm trước. Hay một số đơn vị mới dừng lại ở việc lập báo cáo tài chính theo quy định chứ chưa quan tâm đến hệ thống báo cáo quản trị như chưa xác định đầy đủ chưa coi trọng nên việc cung cấp thông tin cho công tác quản lý còn hạn chế. Nhiều đơn vị lập báo cáo tài chính mang tính đối phó, số liệu báo cáo không trung