CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU
1.3.2.1Tổ chức chứng từ kế toán.
Khái niệm chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là bản văn tự chứng minh về sự tồn tại của một sự kiện nào đó mà các hậu quả pháp lý cũng gắn liền với nó. Đây chính là những bằng chứng trên giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã xảy ra và thực sự hoàn thành. Nó là căn cứ pháp lý để kiểm tra việc chấp hành mệnh lệnh sản xuất, chính sách, chế độ quản lý kinh tế, tài chính cũng như kiểm tra kế toán đồng thời Nó là công cụ vật chất chứa đựng thông tin dưới dạng cố định và có mục đích chuyên môn để mô tả nó trong thời gian và không gian, được sử dụng trong quá trình giao tiếp, là một phương tiện chứng minh và thông tin về sự hình thành của các nghiệp vụ kinh tế, là căn cứ để ghi sổ nhằm cung cấp thông tin kịp thời và nhanh chóng.
Theo Luật kế toán tại Điều 4, khoản 7 ghi rõ "Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán".
[Nguồn: tác giả tổng hợp]
Chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp phải thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong Quyết định số: 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính
Nội dung chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán chỉ có giá trị pháp lý khi nó chứa đựng đầy đủ các yếu tố cần thiết sau:
1. Tên gọi và số hiệu của chứng từ kế toán. 2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
3. Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán. 4. Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán. 5. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
6. Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ.
7. Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ.
Ngoài 7 nội dung mang tính bắt buộc nêu trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ như: lôgô, biểu tượng đơn vị, địa điểm giao nhận hàng, thời hạn và phương thức thanh toán…
Hiện nay các đơn vị đã vận dụng được sự phát triển của công nghệ thông tin vào công tác hạch toán kế toán và Chứng từ điện tử ra đời đã kịp thời bù đắp phần thiếu hụt đó. Cũng như chứng từ kế toán thông thường chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi nó đáp ứng đầy đủ 7 nội dung theo qui định tại điều 17 đồng thời được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hoá và không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng hoặc trên vật mang tin như băng, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán
[Nguồn: điều 17 và 18 Luật kế toán Việt nam] Yêu cầu đối với chứng từ kế toán:
Chứng từ phải lập theo mẫu thống nhất được quy định trong chế độ ghi chép ban đầu, nếu chứng từ tự in do đặc thù đơn vị thì phải thông báo cho cơ quan tài chính và cơ quan có thẩm quyền quản lý biết. Quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi bằng số và bằng chữ. Không được tẩy xóa, sửa chữa hay có ký hiệu đặc biệt trên chứng từ kế toán. Chứng từ phải được luân chuyển theo một trình tự nhất định để đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin cho các bộ phận có liên quan. Phải được bảo quản, lưu trữ theo quy định của Nhà nước.
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán:
Vận dụng hệ thống chứng từ kế toán: Được thực hiện theo Quyết định số 19/2006/QĐBTC ngày 30/6/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Theo đó, các đơn vị sự nghiệp có thu được lựa chọn các chứng từ phù hợp để sử dụng tuy nhiên phải đảm bảo các loại chứng từ thuộc loại bắt buộc và chứng từ hướng dẫn; đồng thời trong quá trình sử dụng thì không được sửa chữa biểu mẫu thuộc loại bắt buộc. Đối với loại chứng từ hướng dẫn thì ngoài nội dung theo mẫu có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp. Việc lập, ký, luân chuyển kiểm tra chứng từ kế toán phải được thực hiện theo đúng quy trình, đúng quy định của Nhà nước, tránh để xảy ra sai sót.
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp, gồm: - Chứng từ kế toán chung cho các đơn vị sự nghiệp, gồm 4 chỉ tiêu: Chỉ tiêu lao động tiền lương; Chỉ tiêu vật tư; Chỉ tiêu tiền tệ; Chỉ tiêu TSCĐ.
Với mỗi chỉ tiêu, chứng từ kế toán bao gồm như sau:
+ Chỉ tiêu lao động tiền lương: bảng chấm công (C01a-HD), bảng chấm công làm thêm giờ (C01b-HD), giấy báo làm thêm giờ (C01c-HD), bảng thanh toán tiền lương (C02a-HD), bảng thanh toán thu nhập tăng thêm (C02b-HD), bảng thanh toán học bổng (sinh hoạt phí) (C03-HD), bảng thanh toán tiền thưởng (C04-HD), bảng thanh toán phụ cấp (C05-HD), giấy đi đường (C06-HD), bảng thanh toán làm thêm giờ (C07-HD), hợp đồng giao khoán công việc sản phẩm (C08-HD), bảng thanh toán tiền thuê ngoài (C09-HD), biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán (C10-HD), bảng kê trích nộp các khoản theo lương (C11-HD), bảng kê thanh toán công tác phí (C12-HD)...
+ Chỉ tiêu vật tư gồm: phiếu nhập kho (C20-HD), phiếu xuất kho (C21- HD), giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ phiếu nhập kho (C22-HD), biên bản kiểm kê vật tư, công cụ sản phẩm, hàng hóa phiếu nhập kho (C23-HD), bảng kê mua hàng (C24-HD), biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ sản phẩm, hàng hóa (C25-HD)...
+ Chỉ tiêu tiền tệ gồm: Phiếu thu (C30-BB), phiếu chi (C31-BB), giấy đề nghị tạm ứng (C32-HD), giấy thanh toán tạm ứng (C33-BB), biên bản kiểm kê quỹ (dùng cho Việt Nam đồng) (C34-HD), biên bản kiểm kê quỹ dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý (C35-HD), giấy đề nghị thanh toán (C37-HD), biên lai thu tiền (C38-BB), Bảng kê chi tiền cho người tham gia hội thảo, tập huấn (C40a-HD) và (C40b-HD), ...
+ Chỉ tiêu tài sản cố định gồm: biên bản giao nhận TSCĐ (C50-HD), biên bản thanh lý TSCĐ (C51-HD), biên bản đánh giá lại TSCĐ (C52-HD), biên bản kiểm kê TSCĐ (C53-HD), biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (C54-HD), bảng tính hao mòn TSCĐ (C55a-HD), bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (C55b-HD) …
định của Nhà nước) như: Vé, Giấy xác nhận hàng viện trợ, Đề nghị ghi thu- ghi chi ngân sách tiền, hàng viện trợ, hóa đơn GTGT, Ủy nhiệm thu- chi...