CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU
1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu.
Việc tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ hạch toán kế toán trong đơn vị sự nghiệp có thu do bộ máy kế toán đảm nhiệm nên cần thiết phải tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cho đơn vị trên cơ sở khối lượng, chất lượng công việc kế toán cũng như yêu cầu cần thiết của thông tin kế toán.
Bộ máy kế toán của một doanh nghiệp là tập hợp những người làm kế toán tại doanh nghiệp cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán tại doanh nghiệp từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị. Nhân viên kế toán trong bộ máy đó có mối quan hệ qua lại chặt chẽ xuất phát từ việc phân công phân nhiệm trong bộ máy; mỗi cán bộ kế toán đều được giao đảm nhiệm những nhiệm vụ rõ ràng đi kèm với chức năng, quyền hạn của mỗi cá nhân, từ đó tạo mối liên hệ có tính lệ thuộc và có vị trí nhất định trong bộ máy kế toán của đơn vị. Vấn đề nhân sự để thực hiện công tác kế toán có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tổ chức kế toán của doanh nghiệp. Tổ chức nhân sự như thế nào để từng người phát huy được cao nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộ phận hoặc người khác có liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế toán.
Công việc với yêu cầu chất lượng cũng như tính chất thi hành công việc và tố chất, năng lực nghiệp vụ mỗi nhân viên kế toán là những yếu tố cơ bản tạo nên hiệu suất lao động và là điều kiện để phân công nhiệm vụ trong bộ máy kế toán đảm bảo các nguyên tắc cơ bản như bất kiêm nhiệm, hiệu quả tiết kiệm, chuyên môn hóa sâu và hợp tác hóa lao động hiệu quả.
Lựa chọn hình thức tổ chức kế toán của đơn vị cần dựa trên đặc điểm, quy mô và địa bàn hoạt động của đơn vị; dựa vào tình hình phân cấp quản lý tài chính trong đơn vị; dựa trên yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ quản lý và cán bộ kế toán. Nội dung của tổ chức bộ máy kế toán bao gồm:
Tổ chức bổ nhiệm Kế toán trưởng, hoạch định vai trò và quyền hạn của Kế toán trưởng.
Kế toán trưởng là chức danh nghề nghiệp được Nhà nước qui định. Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức, điều hành toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị.
Xuất phát từ vai trò kế toán trong công tác quản lý nên Kế toán trưởng có vị trí quan trọng trong bộ máy quản lý của các đơn vị sự nghiệp có thu. Kế toán trưởng không chỉ là người tham mưu mà còn là người kiểm tra, giám sát hoạt động của đơn vị mà trước hết là các hoạt động tài chính. Khi thực hiện tốt được vai trò kế toán trưởng chính là làm cho bộ máy kế toán phát huy được hiệu quả hoạt động cao nhất, thực hiện các chức năng vốn có của kế toán.
Nội dung hạch toán tại một đơn vị bao gồm nhiều phần hành cụ thể phải được phân công cho nhiều người thực hiện. Kế toán trưởng sẽ thực hiện phân công công việc và trách nhiệm cho các kế toán viên. Mỗi người thực hiện một số phần hành nhất định dưới sự điều khiển chung của kế toán trưởng. Các phần hành kế toán có mối liên hệ với nhau nên việc phân công cần đảm bảo tính khoa học và có sự tác động qua lại để cùng thực hiện tốt các nhiệm vụ kế toán của đơn vị.
Trên cơ sở đặc điểm vận động của các loại tài sản cũng như nội dung, tính chất của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có thể phân chia công tác kế toán sự nghiệp có thu thành các phần hành kế toán cụ thể như sau:
- Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền đang chuyển, và đầu tư tài chính ngắn hạn; - Kế toán nguồn kinh phí, nguồn vốn, quỹ;
- Kế toán nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, tài sản cố định; - Kế toán các khoản chi phí;
- Kế toán thanh toán;
- Lập các báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán.
Xây dựng kế hoạch công tác cho phòng kế toán.
Xây dựng kế hoạch công tác là một biện pháp quan trọng nhằm đảm bảo cho việc thực hiện các phần hành kế toán được trôi chảy và theo trình tự khoa học, hợp lý qua đó sẽ kiểm tra được tiến độ thực hiện và điều chỉnh, phối hợp công việc một cách nhanh chóng để tăng cường được năng suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán.
Quy mô và đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý của đơn vị sẽ quyết định tổ chức bộ máy của đơn vị được thực hiện theo hình thức nào. Các hình thức cụ thể
như sau:
Thứ nhất: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung (một cấp):
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị được tiến hành tập trung tại phòng kế toán. Ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán để xử lý và tiến hành công tác kế toán.
Thứ hai: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán:
Theo mô hình này, bộ máy kế toán được phân thành cấp: kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc; Kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc đều có sổ sách kế toán và bộ máy kế toán phù hợp để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán phân cấp hay công tác kế toán không những được tiến hành ở phòng kế toán đơn vị sự nghiệp có thu mà còn được tiến hành ở những bộ phận khác như chi nhánh, ban đại diện, phân viện... Công việc kế toán ở đơn vị trực thuộc hay những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm nhận toàn bộ khối lượng công tác kế toán từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán lên kế toán trung tâm theo sự phân cấp quy định của đơn vị. Đơn vị trực thuộc được giao quyền quản lý vốn kinh doanh, được tổ chức bộ phận quản lý để điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh tại cơ sở.
Kế toán trung tâm hay Phòng kế toán của đơn vị là khâu thực hiện tổng hợp số liệu từ báo cáo ở các bộ phận gửi về, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung toàn đơn vị, lập báo cáo cho các cơ quan tổ chức quản lý, chịu trách nhiệm cuối cùng về toàn bộ hoạt động của đơn vị trước các cơ quan quản lý Nhà nước, bạn hàng, đối tác, nhà cung cấp, cho vay, đầu tư… đồng thời thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán của các bộ phận.
hạch toán kế toán nội bộ (hệ thống ngang). Quan hệ giữa đơn vị trực thuộc với cấp trên kinh doanh là quan hệ hạch toán đầy đủ (mối quan hệ nội bộ dọc: chính với phụ thuộc).
Hình thức kế toán này thường được vận dụng thích hợp trong các đơn vị có quy mô lớn, cơ cấu kinh doanh phức tạp (nhiều loại hình, nhiều ngành nghề kinh doanh..), nhiều đơn vị thành viên, phân tán xa trụ sở chính do đó đơn vị phải phân cấp kinh doanh, phân cấp quản lý và phân cấp tổ chức kế toán.
Thứ ba: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp:
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp chính là hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán, bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm của đơn vị và các bộ phận kế toán hay nhân viên kế toán ở các đơn vị bộ phận khác.
Phòng kế toán trung tâm thực hiện các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn đơn vị và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiểm tra kế toán toàn đơn vị. Các bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm. Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán này thường phù hợp với những đơn vị có qui mô lớn nhưng các bộ phận phụ thuộc có sự phân cấp quản lý khác nhau thực hiện công tác quản lý theo sự phân công đó.