Quyết toán kinh phí.
2.3.2.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Trung ương Đoàn tổ chức hệ thống sổ kế toán theo Quyết định số 19/2006/QĐ- BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính. Mỗi đơn vị chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán bao gồm: Sổ kế toán tổng hợp, Sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán tại các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Trung ương Đoàn được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm, do
nhân viên kế toán lập, ghi sổ và chịu trách nhiệm về những điều ghi trong suốt thời gian giữ và ghi sổ. Ở các đơn vị lớn, bộ máy kế toán khá hoàn chỉnh, chia nhiều khâu, phần việc, mỗi nhân viên đảm nhiệm một hoặc một số phần việc chi tiết, kế toán tổng hợp có thể là kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp riêng. Ở các đơn vị nhỏ, thường chỉ có 01 nhân viên kế toán vừa là kế toán chi tiết vừa là kế toán tổng hợp, kiêm kế toán trưởng. Dù là đơn vị lớn hay nhỏ, việc xử lý chứng từ kế toán đều phải theo nguyên tắc: mọi chứng từ, sổ sách kế toán do nhân viên kế toán lập, lưu giữ sau khi có sự kiểm tra, kiểm soát của kế toán trưởng đơn vị.
Đầu năm, kế toán mở sổ kế toán cho niên độ kế toán mới, tiếp nhận số dư từ số kế toán năm cũ chuyển sang và ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh từ ngày 1/1. Sổ kế toán được đóng thành từng quyển, được đánh số trang theo thứ tự từ 01 đến trang cuối cùng, giữa hai trang có đóng dấu giáp lai của đơn vị. Sổ kế toán phải thể hiện đẩy đủ các nội dung như: tên đơn vị, ngày tháng lập và khoá sổ kế toán, chữ ký của người lập, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị.
Các nội dung ghi trên sổ kế toán được căn cứ vào chứng từ hợp pháp, hợp lệ chứng minh. Trước khi báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán được phê duyệt mà phát hiện có sai sót thì kế toán tiến hành sửa chữa theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, nếu báo cáo đã được phê duyệt mà phát hiện ra sai sót thì kế toán lập bút toán điều chỉnh vào năm tiếp theo theo quy định.
Hệ thống sổ sách kế toán của các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Trung ương Đoàn được mở theo đúng quy định của Luật Kế toán và các quy định của nhà nước về lĩnh vực kế toán, bao gồm: sổ kế toán tổng hợp (Nhật ký sổ cái, Nhật ký chứng từ) và các sổ chi tiết các tài khoản 661, 631, 312, 331, 211, 461, 511, 531,…, Sổ chi tiết tài sản cố định theo nơi sử dụng, sổ chi tiết tạm ứng theo đối tượng, sổ chi tiết các khoản phải thu, phải trả theo đối tượng,…
Đa số các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Trung ương Đoàn sử dụng phần mềm kế toán sự nghiệp theo hình thức Sổ Nhật ký chung.
Quy trình hạch toán trên hệ thống sổ kể toán:
Sơ đồ 2.13: Hình thức sổ Nhật ký chung
Theo đó các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó. Hệ thống sổ kế toán cũng được phân thành hai loại: sổ chi tiết (được phân theo đối tượng) và sổ tổng hợp (sổ nhật ký chung, số cái tài khoản)
Hàng ngày, sau khi phân loại chứng từ kế toán đã được kiểm tra, kế toán nhập dữ liệu vào máy, phần mềm kế toán sẽ tự động ghi vào sổ cái và sổ chi tiết tài khoản, đối tượng. Ưu việt của việc sử dụng phần mềm kế toán là chỉ với một thao tác nhưng đã thực hiện được hai bút toán trên sổ cái và sổ chi tiết và số liệu trên sổ cái tài khoản và sổ chi tiết tài khoản là trùng khớp, những sai sót ban đầu trong lúc hạch toán được phát hiện, sửa chữa kịp thời. Kết thúc niên độ kế toán phần mềm kế toán tự động lên báo cáo tài chính.
Qua đó thấy được việc sử dụng phần mềm kế toán có nhiều ưu điểm hơn so với cách ghi sổ thủ công nhưng các dữ liệu trên sổ kế toán không phản ánh được quan hệ đối chiếu lẫn nhau, do đó việc áp dụng kế toán máy chỉ thực sự phát huy tác dụng tối đa khi trình độ nhân viên kế toán đạt được trình độ nhất định để có thể đảm bảo được mức độ chuẩn xác ngay từ khâu hạch toán ban đầu.
Các đơn vị áp dụng theo hình thức này thì sổ Nhật ký chung không được lập riêng, phần mềm ghi sổ vào luôn sổ Cái và sổ chi tiết tài khoản. Có như vậy thì các nghiệp vụ kinh tế sẽ vẫn được ghi nhận theo trình tự thời gian và theo đối tượng hạch toán nhưng được chi tiết cho từng đầu tài khoản. Không có sổ nào
Phần mềm kế toán
Báo cáo tài chính Sổ cái tài khoản
Sổ chi tiết tài khoản, đối tượng Chứng từ gốc
thể hiện một bút toán trọn vẹn của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, khi đó muốn xem, sửa chữa bút toán, kế toán phải quay trở lại kiểm tra lại ở bước hạch toán ban đầu do vậy cần phải thường xuyên cập nhật phần mềm. Kết thúc niên độ kế toán, để phục vụ cho công tác lưu trữ, kế toán phải tiến hành sao lưu dữ liệu thành các file với các sổ như trên.