TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU THUỘC TRUNG ƯƠNG ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
3.3.2.3. Về chứng từ kế toán
Đối với các đơn vị trực thuộc Trung ương Đoàn
Thứ nhất là, Thường xuyên, liên tục cập nhật những thay đổi của chế độ
chính sách của Nhà nước đối với công tác kế toán, kịp thời bổ sung, sửa đổi chứng từ theo yêu cầu. Thể hiện đầy đủ các thông tin trên chứng từ kế toán, không viết tắt, hay viết nội dung chứng từ không đúng với nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cần đảm bảo tính trung thực ngay từ khi lập chứng từ, phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kịp thời trong quá trình ghi chép, phản ánh vào chứng từ. Thực hiện tốt chế độ ghi chép và kiểm soát ban đầu nhằm nâng cao chất lượng của thông tin kế toán, cung cấp thông tin kịp thời và đáng tin cậy. Quy định rõ trách nhiệm đối với từng vị trí kế toán trong quá trình lập và kiểm soát chứng từ và nghiêm túc xử phạt với những hành vi cố ý không thực hiện nhằm xây dựng thái độ làm việc nghiêm túc đối với cán bộ kế toán.
Thứ hai là, đối với hệ thống biểu mẫu chứng từ bắt buộc theo hướng dẫn tại
QĐ 19/2006- BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chính thì các đơn vị phải nghiên cứu và triển khai áp dụng đầy đủ nhằm phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.
Quy định bằng văn bản hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng tại đơn vị trung tâm và đơn vị trực thuộc (nếu có). Trong đó phân biệt giữa các biểu mẫu bắt buộc của nhà nước, các biểu mẫu kế toán bắt buộc sử dụng trong luân chuyển nội bộ và các biểu mẫu kế toán hướng dẫn. Việc này giúp cho công tác vận dụng chứng từ kế toán thống nhất trong toàn đơn vị, tại đơn vị trung tâm cũng như tại đơn vị trực thuộc.
Thứ ba là, Nghiêm túc thực hiện việc mở sổ đăng ký mẫu chữ ký đảm bảo
cho công tác kiểm tra, giám sát và quản lý về sau, tránh làm việc theo thói quen hay theo cảm tính. Nâng cao trách nhiệm của cán bộ kế toán trong kiểm tra chứng từ kế toán và thủ trưởng đơn vị trong công tác tài chính.
Thứ tư là, Xây dựng, hoàn thiện Quy chế chi tiêu nội bộ tại các đơn vị, cập
nhật kịp thời các quy định mới của nhà nước về quản lý tài chính, tài sản cũng như mọi mặt hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của đơn vị. Trong Quy chế chi tiêu nội bộ cần có nội dung quy định nội quy về chứng từ kế toán, tiêu chuẩn hợp lệ của chứng từ, vì trong thực tế, những người liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhất thiết phải là người có hiểu biết về kế toán. Mặt khác, họ cũng không hiểu hết được tác dụng, cách thức cung cấp thông tin khi tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị. Việc xây dựng nội quy về chứng từ kế toán tại đơn vị giúp cho bộ phận kế toán, lãnh đạo đơn vị thuận tiện hơn khi thực hiện các thủ tục thanh, quyết toán. Đồng thời việc xây dựng tiêu chuẩn hợp lệ của chứng từ kế toán sẽ giúp lãnh đạo đơn vị, các cơ quan chức năng của Trung ương Đoàn và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác định được trách nhiệm của người liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Thứ năm là, xây dựng quy định cụ thể trong luân chuyển chứng từ tại đơn vị
trung tâm và đơn vị trực thuộc (nếu có), giữa các đơn vị trong nội bộ. Từ đó, gắn trách nhiệm cá nhân ở mỗi khâu trong cả chu trình luân chuyển.
Tại đơn vị không có đơn vị trực thuộc: việc xây dựng áp dụng quy định luân chuyển sẽ giúp cho cán bộ kế toán và thủ trưởng đơn vị thấy được mức độ trách nhiệm cũng như quyền hạn của mình tại mỗi khâu. Tránh được tình trạng nhầm lẫn giữa bước phê duyệt trước và sau khi nghiệp vụ phát sinh.
Tại đơn vị có đơn vị trực thuộc: quy định luân chuyển chứng từ chi tiết sẽ giúp bộ máy kế toán hoạt động minh bạch, rõ ràng và có hiệu quả. Áp dụng quy định luân chuyển nội bộ sẽ loại bỏ được các bước trùng lặp trong khâu kiểm tra, rà soát tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ kế toán.
Tổ chức lưu trữ chứng từ kế toán là bước cuối cùng trong toàn bộ chu trình luân chuyển chứng từ. Công việc này là bắt buộc với tất cả các đơn vị kế toán, đây
chính là tài liệu chứng minh sự tồn tại của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là bằng chứng kế toán trung thực nhất của đơn vị. Do đó các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Trung ương Đoàn cần phân loại chứng từ theo thời gian lưu: lưu 5 năm, 10 năm hay vĩnh viễn. Đồng thời lập sổ theo dõi thời gian lưu của chứng từ kế toán để từ đó xác định mức độ lưu trữ của từng loại chứng từ.