Quyết toán kinh phí.
2.3.2.2. Tổ chức tài khoản kế toán
Các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Trung ương Đoàn sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định tại Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003; Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước và Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian để phản ánh, kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác, tình hình thu chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác của đơn vị mình.
Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán riêng biệt. Hệ thống tài khoản kế toán của các đơn vị này gồm 7 loại: 6 loại trong Bảng cân đối tài khoản (từ loại 1 đến loại 6) và các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản (loại 0).
- Loại 1: Tiền và vật tư - Loại 2: Tài sản cố định
- Loại 3: Thanh toán
- Loại 4: Nguồn kinh phí
- Loại 5: Các khoản thu
- Loại 6: Các khoản chi
- Loại 0: Tài khoản ngoài bảng
Hệ thống tài khoản được chi tiết theo 3 cấp: Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân; Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân trong đó 3 chữ số đầu thể thể hiện tài khoản cấp 1, số số thứ 4 thể hiện tài khoản cấp 2; Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân trong đó 3 chữ số đầu thể thể hiện tài khoản cấp 1, số số thứ 4 thể hiện tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện tài khoản cấp 3.
Hệ thống tài khoản được sử dụng trong các đơn vị được lập căn cứ vào đặc trưng cơ bản về phạm vi hạch toán, chủ yếu sử dụng hệ thống tài khoản tổng hợp và một vài đối tượng kế toán có thêm hệ thống tài khoản chi tiết để phục vụ cho công tác quản lý. Hệ thống tài khoản tổng hợp là căn cứ để lập Bảng cân đối kế toán của đơn vị, nội dung của Bảng cân đối kế toán sẽ cung cấp tình hình tổng quát của đơn vị như tổng tài sản, tổng nguồn vốn, nợ phải thu, phải trả… để từ đó đơn vị có thể phân tích, dự báo một số chỉ tiêu kinh tế phục vụ cho công tác quản trị của mình. Tài khoản chi tiết chính là các tài khoản phân tích, phân chia đối tượng hạch toán thành nhiều bộ phận nhỏ để phản ánh nội dung cụ thể các hoạt động kinh tế phát sinh. Tài khoản chi tiết phục vụ cho quản lý kinh tế, quản lý nghiệp vụ. Tài khoản chi tiết thường được sử dụng trong quản lý tài sản cố định, quản lý chi tiêu các chương trình, dự án, theo dõi các khoản tạm ứng, phải thu phải trả. Ở một số đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động thu, chi sự nghiệp không được chi tiết theo từng đối tượng do vậy hệ thống tài khoản phản ánh các nghiệp vụ này không được chi tiết cụ thể. Nếu không có những tài khoản chi tiết thì sẽ không có đủ căn cứ để lập kế hoạch, đánh giá tình hình tình chính được cụ thể, tỉ mỉ, sâu sắc, toàn diện. Ở một số đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt
động thu, chi sự nghiệp không được chi tiết theo từng đối tượng do vậy hệ thống tài khoản phản ánh các nghiệp vụ này không được chi tiết cụ thể.
Bên cạnh đó, quan niệm tổ chức hạch toán tài khoản tại các đơn vị này chỉ đơn thuần là sự theo dõi, phục vụ cho mục đích quản lý nhà nước nên hệ thống tài khoản không thể hiện tính đa dạng, nhiều mặt của đối tượng kế toán. Mỗi đối tượng kế toán chỉ được thể hiện trên một tài khoản tổng hợp mà không có phân hệ tài khoản khác để phản ánh những đối tượng có nhiều loại nhu cầu thông tin khác nhau. Xuất phát từ đặc điểm hoạt động không quá phức tạp của các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Trung ương Đoàn nên các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đơn giản nên các đơn vị không hình thành hệ thống tài khoản điều chỉnh cho các loại tài khoản cơ bản quy định.
Qua nghiên cứu thực tế tại các đơn vị sự nghiệp thuộc Trung ương Đoàn tác giả nhận thấy quan niệm thời điểm, nội dung ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chưa đúng, cách hạch toán còn vắn tắt nên hệ thống tài khoản của đơn vị đã bị lược bỏ như việc doanh thu dịch vụ chỉ được ghi nhận khi đã thu tiền hoặc xuất hoá đơn bán hàng trong khi quy định của Bộ Tài chính là việc ghi nhận doanh thu được thực hiện ngay khi đơn vị chuyển giao quyền sở hữu, sử dụng không phân biệt đã thu hay chưa thu được tiền của khách hàng.
Xuất phát từ cách ghi nhận thời điểm phát sinh doanh thu chưa đúng nên sẽ dẫn đến việc tại các đơn vị sự nghiệp này tài khoản phản ánh thanh toán với khách hàng không được chi tiết cũng như không sử dụng nhiều; các tài khoản điều chỉnh như dự phòng giảm giá hàng bán, dự phòng nợ khó đòi không được thiết lập.
Tài sản cố định do các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Trung ương Đoàn quản lý gồm các tài sản cố định là nhà, đất được Nhà nước, Trung ương Đoàn giao quản lý và các tài sản được hình thành từ nguồn ngân sách nhà nước hoặc có nguồn gốc ngân sách nhà nước, hàng năm các đơn vị còn được bổ sung các tài sản cố định, công cụ dung cụ từ được đầu tư từ nguồn Ngân sách nhà nước hoặc coi như Ngân sách nhà nước (theo nguồn kinh phí Nhà nước hỗ trợ hoạt động hoặc nguồn kinh phí Đầu tư xây dựng cơ bản, nguồn dự án trong nước, nguồn dự án ODA), hoặc từ nguồn kinh phí có nguồn gốc ngân sách nhà nước (nguồn Quỹ Phát triển hoạt động
TK 661
sự nghiệp của đơn vị hoặc hạch toán thẳng vào chi phí – đối với công cụ, dụng cụ). Tuy nhiên, ở một số đơn vị khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh với những tài sản có giá trị dưới 10 triệu kế toán phản ánh thẳng vào tài khoản chi phí, không qua tài khoản 153 để theo dõi và phân bổ dần vào chi phí theo quy định.
Các tài khoản phản ánh quan hệ thanh toán nội bộ giữa đơn vị cấp trên và cấp dưới thường không sử dụng vì các đơn vị của Trung ương Đoàn đa số có quy mô nhỏ, hoặc không có đơn vị cấp dưới.
Tài khoản và sơ đồ chủ yếu hạch toán nguồn kinh phí thụ hưởng từ ngân sách nhà nước được thể hiện như sau:
TK 0081: Tài khoản dự toán chi hoạt động- dùng để phản ánh số kinh phí được cấp phát từ Ngân sách Nhà nước.
TK 46121: Tài khoản nguồn kinh phí hoạt động- dùng để phản ánh tình hình tiếp nhận và quyết toán kinh phí từ Ngân sách Nhà nước
TK 66121: Tài khoản chi hoạt động, dùng để phản ánh tình hình chi thường xuyên từ Ngân sách Nhà nước.
Sơ đồ 2.7 : Kế toán nguồn kinh phí NSNN
Rút dự toán
TK 111, 112 TK 46121 - Nguồn kinh phí hoạt động TK 111
TK 66121 không sử dụng hết nộp
NSNN
Rút dự toán chi hoạt động về nhập quỹ
Rút dự toán chi hoạt động thanh toán trực tiếp.
TK 008
Kết chuyển chi phí hoạt động
Ngân sách Dự toán
Cuối niên độ kế toán, KP
ghi giảm nguồn kinh phí khi quyết toán được duyệt
hoạt động được giao
Sơ đồ 2.8: Kế toán chi thường xuyên hoạt động thụ hưởng
Tài khoản và sơ đồ chủ yếu hạch toán nguồn thu sự nghiệp của đơn vị từ phí, lệ phí được thể hiện như sau:
TK 5111: Tài khoản thu phí, lệ phí.
TK 66121: Tài khoản chi thường xuyên từ nguồn thu.
chi thường xuyên khi quyết toán được phê duyệt Tiền lương, tiền công, phụ cấp phải trả
CBCNV và người lao động khác
TK 461
Chi nghiệp vụ chuyên môn, chi thường xuyên khác phát sinh
Các khoản phải trả các đối tượng khác
Các khoản ghi giảm chi phí
K/c số chi thường xuyên để ghi giảm nguồn kinh phí
TK431
Khi được tạm trích lập các quỹ trong kỳ từ chênh lệch thu, chi h/đ thường xuyên
Số chi thường xuyên sai quyết toán không được duyệt, thu hồi trên tiền lương, phụ cấp phải trả CBCNV
TK 111, 112, 152, 331, 312, .. TK 311 (3118) TK 461 (46121) TK 332 Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, TK 241
Kết chuyển CP sửa chữa lớn TSCĐ
Rút dự toán chi thường xuyên để chi trực tiếp
Sơ đồ 2.9 : Kế toán các khoản thu hoạt động sự nghiệp
Số phí, lệ phí phải nộp NSNN
Kết chuyển số chênh lệch thu>chi
Số thu thêm do số phải thu lớn hơn số tạm thu
K/c số tạm thu thành thu chính thức Số phí, lệ phí được để lại
trang trải chi phí
TK 111, 112 TK 511 - Các khoản thu TK 111, 112, …
sự nghiệp và hoạt động khác theo quy định (nếu có)
Khi thu phí, lệ phí
Thu thanh lý nhượng bán TSCĐ TK 333
Thu hoạt động sự nghiệp và thu khác
TK 46121
Số phí, lệ phí đã thu phải nộp NSNN nhưng được để lại chi đã
làm thủ tục ghi thu, chi NS
TK 311
Thu lãi tiền gửi ngân hàng, kho bạc, lãi cho vay,… Chi trực tiếp hoạt động của
TK 4212
Số tạm thu Trả lại tiền thừa do số tạm thu lớn hơn phải thu
Sơ đồ 2.10 : Kế toán chi phí thường xuyên từ nguồn thu.
Đối với nguồn thu từ hoạt động SXKD, dịch vụ của đơn vị từ hoạt động mở lớp bồi dưỡng theo nhu cầu; hoạt động tận dụng cơ sở vật chất nội dung hạch toán được thể hiện qua sơ đồ và một số tài khoản chủ yếu sau:
TK 531: Tài khoản thu hoạt động kinh doanh, dịch vụ. TK 631: Tài khoản chi hoạt động sản xuất kinh doanh.
TK 421: Chênh lệch thu chi chưa xử lý. Tài khoản này dùng để phản ánh số chênh lệch giữa thu- chi của hoạt động SXKD, hoạt động sự nghiệp, hoạt động khác và việc xử lý số chênh lệch đó.
chi thường xuyên khi quyết toán được phê duyệt Tiền lương, tiền công, phụ cấp phải trả
CBCNV và người lao động khác
Chi nghiệp vụ chuyên môn, chi thường xuyên khác phát sinh
Quyết toán giá trị vật tư, DC tồn kho, XDCB và sửa chữa lớn, chi hoạt động
TK 334, 335 Chi thường xuyên từ nguồn thuTK 66121 TK 111, 112, …
Các khoản phải trả các đối tượng khác
Các khoản ghi giảm chi phí
K/c số chi thường xuyên để ghi giảm nguồn kinh phí
TK 337
Số chi thường xuyên sai quyết toán không được duyệt, thu hồi trên tiền lương, phụ cấp phải trả CBCNV
TK 111, 112, 152, 331, 312, .. TK 311 (3118) TK 461 (46121) TK 332 Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, TK 241
Sơ đồ 2.11: Kế toán các khoản thu hoạt động dịch vụ
Kết chuyển số chênh lệch thu nhỏ hơn chi Kết chuyển chênh lệch TK 155 TK 531 - Thu hoạt động dịch vụ TK 111, 112, 311 Hàng hóa xuất bán Doanh thu bán hàng TK 421 TK 333
thu lớn hơn chi TK 631
- K/c chi phí của khối lượng giao dịch hoàn thành được xác định tiêu thụ trong kỳ
- Trị giá vốn sản phẩm xuất tiêu
Các loại thuế phải nộp NSNN
Thu lãi tiền gửi ngân hàng, lãi trái phiếu của hoạt động SXKD Trị giá vốn của sản phẩm
thụ ngay không qua nhập kho - K/c CP bán hàng, CP liên quan đến hoạt động SXKD
Chi phí khác
K/c CP bán hàng, CP liên quan đến hoạt động SXKD trong kỳ
CP khấu hao TSCĐ thuộc nguồn vốn kinh doanh hoặc nguồn vốn vay
TK 111, 112, 331 TK 631 - CP hoạt động KDDV TK 111, 112, … Các khoản ghi giảm chi phí
Kết chuyển giá thành dịch vụ hoàn thành tiêu thụ trong kỳ
TK 214 TK 334, 332
Chi phí tiền lương, tiền công, các loại BH CP dịch vụ mua ngoài, CP khác bằng tiền
TK 111, 112,
TK531
Vật liệu, dụng cụ mua ngoài sử dụng ngay
Sơ đồ 2.12: Kế toán chi phí hoạt động kinh doanh dịch vụ