Ta có thể sử dụng các chức năng sau trong việc xử lý một CSDL:
− Sử dụng nhóm hàm về CSDL (Database Functions). − Lọc, sắp xếp, sử dụng Data Form.
− Tính toán ngắt cấp, thống kê, tạo bảng tổng hợp 3 chiều,…
1. Chức năng sắp xếp (Sort):
Sắp xếp CSDL theo một hoặc nhiều Field nào đó do ta chỉ định. Để thực hiện, định vị con trỏ trong phạm vi CSDL, chọn menu Data – Sort. Bảng Sort xuất hiện như hình sau, gồm các mục:
− Sort by: Chọn field dùng làm khóa sắp xếp. Có nghĩa là sẽ sắp xếp dựa vào field nào. - 105 -
Ascending: Sắp xếp tăng dần.
Descending: Sắp xếp giảm dần.
− Then by: Chọn tiếp field thứ 2 (thứ 3) nếu có để dùng làm khóa sắp xếp.
− My list has: Chọn 1 trong 2 khả năng sau:
Header row: Chọn, nếu trong phạm vi sắp xếp có dòng
tiêu đề.
No header row: Trường hợp ngược lại.
2. Chức năng Data – Form…:
Data Form là một công cụ được dùng để thêm, xóa, sửa hoặc tìm kiếm một mẩu tin (Record) thỏa điều kiện nào đó trong CSDL.
Để thực hiện, định vị con trỏ trong phạm vi CSDL và dùng lệnh Data – Form...
Cửa sổ Data Form xuất hiện với các nút lệnh:
− New: Thêm mẩu tin mới.
− Delete: Xóa mẩu tin hiện hành. − Restore: Phục hồi mẩu tin.
− Find Prev: Tìm về trước mẩu tin thỏa điều kiện. − Find Next: Tìm về sau mẩu tin thỏa điều kiện. − Criteria: Qui định các điều kiện tìm kiếm. − Close: Đóng hộp thoại.
Ví dụ: Để tìm người có chức vụ là TP, ta nhấn nút Criteria, tại dòng chức vụ nhập vào TP và nhấn Find Next để bắt đầu tìm.
3. Chức năng lọc tự động (Auto Filter):
Lọc hoặc rút trích các mẩu tin thỏa điều kiện nào đó do ta quy định.
Để thực hiện chức năng này, phải định vị con trỏ trong phạm vi CSDL và dùng lệnh Data – Filter – Auto Filter.
Sau khi chọn menu trên, sẽ xuất hiện các ký hiệu Filter tại góc dưới bên phải của mỗi Field Name như hình sau:
− Click chuột tại các ký hiệu lọc của Field Name nào có liên quan đến điều kiện lọc. Các điều kiện lọc gồm:
Một giá trị cụ thể: Chọn trực tiếp giá trị đó trong danh sách liệt kê. Ví dụ : lọc những mẫu tin có mặt hàng là Gạo
=> Ta click tại nút trích lọc của Field Tên Hàng, sau đó chọn “Gạo” trong danh sách
liệt kê.
Một giá trị tùy ý: Chọn Custom trong danh sách liệt kê. Sau đó chọn điều kiện cho giá trị đó trong hộp thoại Custom AutoFilter như sau:
+ Equals: so sánh bằng (=). + Does not equal: so sánh khác + Is greater than: so sánh lớn hơn
+ Is greater than or equal to: so sánh lớn hơn hoặc bằng. + Is less than: so sánh bé hơn
+ Is less than or equal to: so sánh nhỏ hơn hoặc bằng. + Begins with: điều kiện được bắt đầu với …
+ Does not begins with: điều kiện không được bắt đầu với… + Ends with: điều kiện được kết thúc với…
+ Does not ends with: điều kiện không được kết thúc với… + Contains: điều kiện có chứa…
+ Does not contains: điều kiện không chứa… Ví dụ : lọc những mẫu tin có mặt hàng là Bắp hoặc Đậu
=> Ta click tại nút trích lọc của Field Tên Hàng, sau đó chọn “Custom” trong danh sách liệt kê.
=> Sau đó chọn điều trong hộp thoại như sau:
4. Rút trích (Advanced Filter)
Tương tự như lọc, nhưng rút trích các mẩu tin thỏa điều kiện sang 1 vị trí khác trên bảng tính và đồng thời điều kiện có thể phức tạp hơn. Đây là một chức năng mạnh và rất hay thường được sử dụng trong Excel. Thực hiện theo các bước sau:
− Lập bảng điều kiện để mô tả điều kiện rút trích dữ liệu.
− Định vị con trỏ trong phạm vi CSDL. Chọn menu Data – Filter – Advanced Filter.
− Xác định các mục lệnh sau:
Action: Chọn 1 trong 2 mục sau, gồm Filter the List, in – place: trích các mẩu tin được lọc ngay tại CSDL. Copy to another location: trích các mẩu tin được lọc sang 1 vị trí khác được chỉ định ở mục Copy to.
List Range: Nhập phạm vi CSDL thông qua địa chỉ của nó.
Criteria Range: Nhập phạm vi bảng điều kiện thông qua địa chỉ của nó.
Copy to: Nhập địa chỉ xuất kết quả.
Unique records only: Nếu không muốn trích các mẩu tin trùng lắp về điều kiện lọc ta chọn mục này.
* Chú ý: Để có địa chỉ, hoặc ta nhập địa chỉ trực tiếp vào hoặc click chuột vào ký hiệu bên phải ô địa chỉ để lấy địa chỉ trực tiếp từ bảng tính vào.
− Cách lập bảng điều kiện:
Copy những Field Name nào có liên quan đến điều kiện lọc (đặt tại một vị trí nào đó trên Sheet).
Nhập điều kiện vào. Điều kiện có thể là 1 trị cụ thể, hoặc 1 tập trị (dùng các toán tử so sánh), hoặc 1 hàm…., và theo quy tắc sau:
+ Mệnh đề And: Các điều kiện được đặt cùng dòng. + Mệnh đề Or: Các điều kiện được đặt khác dòng. Ví dụ : lọc những mẫu tin có mặt hàng là Bắp, Gạo hoặc Đậu
Bước 1 : thiết lập bảng điều kiện
- Copy ô Tên hàng từ bảng cơ sở dữ liệu chính ra 1 ô bất kỳ trên bảng tính để đặt làm bảng điều kiện -> nhập hoặc copy 3 giá trị Bắp, Gạo, Đậu vào bên dưới ô Tên hàng vừa copy.
TÊN HÀNG
Bắp Gạo Đậu
Bước 2 : thực hiện việc trích lọc - Chọn bảng cơ sở dữ liệu chính
- Tại khung Criteria range : đặt dấu nháy vào – đánh dấu chọn phạm vi bảng điều kiện đã thiết lập ở Bước 1 ngoài bảng tính.
- Đánh chọn mục Copy to another location (sao chép kết quả trích lọc ra một vị trí nào đó trên bảng tính)
- Tại khung Copy to : đặt dấu nháy vào - click chuột ra bảng tính hoặc gõ vào địa chỉ ô cần chép kết quả sau khi rích lọc đến - OK
5. Chức năng SUBTOTALS:
SubTotals được dùng trong tính toán, thống kê theo từng nhóm dữ liệu trên những Field được chỉ định trong CSDL. Excel sẽ tự động phần tích nhóm dữ liệu, tính toán và chèn kết quả tổng hợp vào đầu hoặc cuối mỗi nhóm.
Chức năng Subtotals còn được gọi là tính toán ngắt cấp.
Ví dụ : Hãy thống kê tổng Số Lượng theo từng nhóm Mặt Hàng (dựa trên CSDL ở trên). Thực hiện như sau:
− Sắp xếp CSDL theo Field Mặt Hàng (Field cần nhóm) để tiến hành thống kê, tính toán.
− Định vị trí con trỏ trong phạm vi CSDL và dùng lệnh Data – Subtotals…
− Xác định các mục lệnh ở hình bên dưới như sau:
At each change in: Chọn field dùng để phân nhóm từ danh sách liệt kê. Ở ví dụ này là Tên Hàng
Use function: Chọn hàm để thống kê, tính toán. Ví dụ chọn hàm Sum.
Add Subtotal to: Chọn những field nào muốn thực hiện việc thống kê, tính toán trên đó. Ở ví dụ này chúng ta đánh dấu Số Lượng
Replace current subtotals: Chọn mục này nếu ta muốn thay thế những giá trị subtotal hiện có.
Page break between groups: Chọn mục này nếu muốn ngắt trang giữa các nhóm khi in ra.
Summary below data: Chọn, nếu muốn dòng tổng kết được chèn ở sau mỗi nhóm.
Remove All: Xóa tất cả những subtotal hiện có.