1. Thao tác với WorkBook:
Các tập tin Workbook có phần mở rộng là XLS (*.XLS). Các thao tác với Workbook thông thường là:
a. Tạo workbook mới: Chọn menu File-New (hoặc bấm Ctrl+N, hoặc click biểu tượng New trên thanh công cụ ) thanh công cụ )
b. Lưu và đặt tên cho Workbook: Chọn File - Save (hoặc bấm Ctrl+S, hoặc click biểu tượng Save
). Xác định tên ổ đĩa, thư mục chứa, đặt tên tập tin. Click Save.
c. Tạo một bản dự phòng Workbook (lưu với tên khác): Chọn menu File - Save as. Thực hiện tương tự như với Save. tương tự như với Save.
d. Đóng Workbook: Nếu không còn làm việc trên workbook nữa, chúng ta nên Save workbook và đóng nó để giải phóng bộ nhớ cho các công việc khác. Để đóng Workbook, chọn File - Close. đóng nó để giải phóng bộ nhớ cho các công việc khác. Để đóng Workbook, chọn File - Close.
e. Bảo vệ Workbook: Excel cung cấp cơ chế mật khẩu khi mở và soạn sửa bảng tính nhằm bảo vệ,tránh để lộ các thông tin quan trọng. Thực hiện như sau: tránh để lộ các thông tin quan trọng. Thực hiện như sau:
− Click chọn menu Tools – Options.... Chọn thẻ Security (hoặc chọn Save as – Tools – General Option)
− Password to open: Nhập và mật khẩu để mở và xem bảng tính. − Password to modify: Nhập mật khẩu để có thể chỉnh sửa bảng tính.
− ô kiểm Read-only recommended: Đánh dấu mục này khi thay đổi nội dung bảng tính và lưu lại, Excel sẽ không cho phép ghi đè thông tin lên tập tin bảng tính cũ mà buộc phải lưu với tên khác (Save as).
− Remove personal information from this file on save: Gỡ bỏ các thông tin cá nhân kèm theo tập tin khi lưu lại.
− Click OK. Tiến hành xác nhận lại một lần nữa 2 loại mật khẩu này tại các cửa sổ
Confirm Password.
− Bước tiếp theo là lưu lại bảng tính. Lần sau khi mở lại bảng tính, người dùng phải nhập đúng mật khẩu Password to open để mở và xem nội dung bảng tính. Muốn sửa chữa số liệu bên trong bảng tính, cần phải nhập cả mật khẩu Password to Modify.
2. Thao tác với Sheet:
Mỗi một Workbook khi mở, có sẵn một số Sheet nhất định. Qui định số lượng các Sheet xuất hiện khi mở Workbook mới bằng cách chọn menu Tools - Options - General, chọn số lượng trong mục
Sheets in new workbook.
a. Đổi tên Sheet: Right click trên tên Sheet -> chọn Rename -> nhập vào tên Sheet.
b. Thêm Sheet: Right click trên Sheet -> chọn Insert -> chọn Worksheet -> Sheet mới sẽ đượcchèn phía trước. chèn phía trước.
c. Xoá Sheet: Right click trên Sheet -> chọn Delete.
d. Di chuyển Sheet hay sao chép Sheet: Right click trên Sheet -> chọn Move or Copy -> hộp thoại Move or Copy xuất hiện như sau: thoại Move or Copy xuất hiện như sau:
− To book: chọn tên Workbook muốn di chuyển Sheet đến.
− Before sheet: chọn vị trí đưa sheet tới phía trước Sheet nào trong danh sách. Nếu chọn (move to end) là đưa Sheet tới vị trí cuối cùng.
− Create a copy: nếu đánh dấu ô này sẽ không di chuyển Sheet mà tạo một bản copy Sheet tại nơi mới.
3. Thao tác với cửa sổ làm việc:
Chúng ta có thể mở nhiều Workbook đồng thời trong quá trình làm việc với Excel. Mỗi Workbook nằm trên một cửa sổ làm việc. Có các thao tác với cửa sổ như sau:
− Sắp xếp các cửa sổ: Chọn menu Windows –> Arrange… sắp xếp cửa sổ theo
Title(dàn đều), Horizontal(chiều ngang), Vertical(chiều dọc), Cascade (xếp lớp). − Hiện/ẩn cửa sổ: menu Windows – Hide/UnHide
− Chia cửa sổ thành các cửa sổ con: Menu Windows –> Split. Để gỡ bỏ chọn lại
Windows - Remove Split
− Cố định /không cố định cửa sổ tại vị trí con trỏ: Chọn menu Windows - Freeze panels/Unfreeze panels
4. Địa chỉ:
Trong Excel có các loại địa chỉ như sau:
a. Địa chỉ tương đối:
Địa chỉ tương đối chỉ rõ một ô nào đó, gồm 2 thành phần là <Column><Row>
Ví dụ: A1, C6, D10
Khi sao chép công thức có chứa địa chỉ tương đối, địa chỉ này sẽ bị thay đổi tương ứng với vị trí sao chép.
Ví dụ: Tại ô A1 chúng ta có công thức Sum(A10:A15).
− Khi sao chép công thức này sang ô A2, công thức sẽ trở thành Sum(A11:A16)
− Khi sao chép công thức sang ô B1, công thức sẽ trở thành Sum(B10:B15)
b. Địa chỉ tuyệt đối:
Địa chỉ tuyệt đối có dạng $<Column>$<Row> (thêm dấu $ phía trước tên cột và dòng). Ví dụ: $A$1, $B$2
Khi sao chép công thức có chứa địa chỉ tuyệt đối, địa chỉ này không thay đổi. Ví dụ: Tại ô A1 chúng ta có công thức Sum($A$10:$B$25)
− Khi sao chép đi bất kỳ đâu, công thức vẫn giữ nguyên giá trị là Sum($A$10:$B$25)
c. Địa chỉ hỗn hợp:
Địa chỉ hỗn hợp là địa chỉ bị khoá dấu $ tại hoặc là cột hoặc là dòng mà không phải khoá toàn bộ. $<Column><Row> hay <Column>$<Row>. Ví dụ: $A5, B$10
Khi sao chép công thức có chứa địa chỉ hỗn hợp, chỉ phần Cột hay Dòng có dấu $ phía trước là không thay đổi, phần còn lại sẽ bị thay đổi tương ứng với vị trí sao chép.