1. Giới thiệu:
Hàm là một chương trình nhỏ có sẵn nhằm thực hiện một yêu cầu nào đó về tính toán mà các toán tử thông thường không thể thực hiện được.
Dạng tổng quát của hàm có dạng như sau:
TÊN_HÀM ([Đối số 1], [Đối số 2], …, [Đối số n])
Chúng ta xem xét một số ví dụ về hàm như sau:
− Ví dụ 1: SQRT() là hàm dùng để tính căn bậc hai của 1 số dương.
− Ví dụ 2: IF (ExpL, ExpR1, ExpR2) là hàm dùng để thực hiện câu lệnh rẽ nhánh
điều kiện. Chẳng hạn IF(x>0,“x là số dương”,“x là số âm”) nghĩa là nếu x>0 thì xuất ra câu thông báo “x là số dương” còn ngược lại thì báo “x là số âm”.
− Ví dụ 3: NOW(). Hàm này trả về giá trị là ngày tháng năm và giờ hiện tại. Từ các ví dụ trên, ta rút ra một số lưu ý như sau về hàm:
− Đối số của một hàm có thể là một hằng thuộc 1 kiểu dữ liệu, tọa độ ô, khối, tên vùng, 1 hàm khác,…
− Nếu hàm đứng đầu 1 công thức thì phải được bắt đầu bởi dấu bằng (=).
− Một hàm có thể chứa tối đa 30 đối số. Các đối số này được ngăn cách bởi dấu qui định trong mục “List Separator” trong Control Panel, có thể là dấu chấm phẩy “;” hoặc dấu phẩy “,”.
− Hàm luôn trả về 1 giá trị thuộc 1 kiểu dữ liệu nào đó. Cụ thể ở ví dụ số 1 giá trị trả về là một số thực, ở ví dụ thứ 2 là một chuỗi và ở ví dụ thứ 3 là kiểu ngày tháng.
− Một số hàm không có đối số nhưng bắt buộc phải có dấu ngoặc đơn () kèm theo tên hàm. Ví dụ như hàm NOW( ) ở ví dụ số 3.
− Nếu trong quá trình sử dụng hàm, hàm sai hoặc cú pháp sai thì có thể trả về một trong những mã lỗi theo bảng sau:
Mã lỗi Diễn giải
#VALUE! Không tính được, giá trị sai
#N/A Giá trị của tham chiếu không tồn tại
#NAME? Không nhận biết được tên hàm
#NUM! Trị số không hợp lệ
#DIV/0! Lỗi khi chia cho 0
2. Các cách nhập hàm vào bảng tính:
a. Nhập trực tiếp dạng thức hàm:
− Di chuyển đến ô cần nhập.
− Nhập dấu bằng (=) và sau đó là tên hàm và các đối số của nó theo đúng qui tắc. − Có thể nhập trực tiếp Hàm trên thanh công thức (Formular Bar)
− Chú ý:
Khi nhập xong tên hàm trên thanh công thức, nếu ta nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + A thì Excel sẽ tự động điền thêm cặp dấu ngoặc và dạng thức của các đối số
vào ngay sau tên hàm.
Khi muốn tham khảo kết quả tính ra của một hàm đang được sử dụng làm đối số cho một hàm khác hoặc đang là thành phần của một công thức thì ta đánh dấu chọn toàn bộ dạng thức của hàm đó và nhấn F9.
b. Dùng Function Wizard:
− Di chuyển đến ô cần nhập.
− Dùng lệnh Insert – Function. Xuất hiện hộp thoại Insert Fuction gồm các lựa chọn:
Search for a function: Tìm kiếm hàm theo tên của hàm đó. Sử dụng khi bạn nhớ chính xác tên hàm.
Or select a category: Hoặc tìm kiếm hàm theo nhóm chức năng. Khi đó có thể chọn hàm cần sử dụng từ danh sách.
Sau khi nhấn OK để sử dụng hàm lựa chọn, một hộp thoại như hình bên dưới sẽ xuất hiện yêu cầu bạn nhập vào giá trị của tham số nếu như hàm được chọn có tham số:
− Nếu tham số là địa chỉ, chúng ta có thể click vào nút lệnh bên phải của ô tham số, để quay trở lại bảng.
− Trên bảng, dùng chuột đánh dấu ô hay khối ô là tham số của hàm. Cửa sổ Function Arguments sẽ chứa địa chỉ tương ứng.
− Click vào nút lệnh bên phải của cửa sổ Function Arguments để quay về cửa sổ Hàm. − Tiếp tục thực hiện tương tự đối với các tham số là địa chỉ khác. Khi đã xác lập đầy đủ
tham số, click OK.
Một số quy ước: Để tiện khi khai báo kiểu dữ liệu của đối số trong các hàm, ta quy ước các ký hiệu sau để mô tả trong cú pháp của hàm:
− ExpL: Một biểu thức Logic
− ExpN: Một biểu thức số (Number)
− ExpS: Một biểu thức chuỗi (String)
− ExpD: Một biểu thức ngày (Date)
− ExpT: Một biểu thức giờ (Time)
− ExpR: Một biểu thức có kiểu tùy ý trong các kiểu trên (Random) II. CÁC NHÓM HÀM THÔNG DỤNG:
Excel có thư viện hàm phong phú và là một công cụ tính toán rất mạnh, được chia thành nhiều nhóm khác nhau. Trong đó, có một số nhóm hàm thông dụng là:
− Nhóm hàm LOGIC, nhóm hàm THỜI GIAN
− Nhóm hàm SỐ, nhóm hàm CHUỖI.
− Nhóm hàm TÌM KIẾM và THAM CHIẾU.
− Nhóm hàm CƠ SỞ DỮ LIỆU.
Ngoài các nhóm hàm cơ bản trên, ta còn có một số nhóm hàm quan trọng khác, ví dụ nhóm hàm về tài chính (Financial Functions), nhóm thông tin (Information Function),…
1. NHÓM HÀM LOGIC (LOGICAL FUNCTIONS):
1.1. Hàm AND( )
− Cú pháp: AND (ExpL1, ExpL2, Expl3,…)
Click chuột ra bảng tính để chọn địa chỉ
Click chuột để quay lại hộp thoại
− Công dụng: Trả về giá trị TRUE nếu tất cả các ExpL có giá trị True. Trả về giá trị FALSE nếu có ít nhất một ExpL trong danh sách tham số có giá trị là FALSE.
− Ví dụ:
= AND (5>3, 3>0, “A”<>”B”) => Kết quả: True.
= AND (10>0, 12<20, “ABC”=”a”) => Kết quả: False
1.2. Hàm OR( )
− Cú pháp: OR (ExpL1, ExpL2, ExpL3,…)
− Công dụng: Trả về giá trị TRUE nếu có ít nhất một ExpL nào đó trong danh sách tham số có giá trị TRUE và FALSE nếu tất cả các ExpL đều có giá trị là FALSE.
− Ví dụ:
= OR (5>2, 3<0, “A”=”B”) => KQ: True.
= OR (10<0, 12>20, “ABC”=”a”) => KQ: False.
1.3. Hàm IF( )
− Cú pháp: IF (ExpL, ExpR1, ExpR2)
− Công dụng: Trả về giá trị ExpR1 nếu ExpL = TRUE và trả về giá trị ExpR2 nếu ExpL=FALSE.
− Ví dụ:
= IF (5>2, ”ABC”, ”DE”) => KQ: “ABC”
= IF (5<2, ”ABC”, “DE”) => KQ: “DE”
Trong 1 số trường hợp nếu bài toán đặt ra có nhiều kết quả trả về thì ta phải dùng nhiều hàm IF lồng nhau bởi vì 1 hàm IF chỉ có khả năng trả về 2 giá trị.
Ví dụ: Để xếp loại học sinh theo tiêu chuẩn điểm như sau:
Nếu ĐTB < 5: Loại kém.
5 <= ĐTB <6.5: Loại trung bình.
6.5 <= ĐTB < 8: Loại khá.
8 <= ĐTB < 10: Loại giỏi.
ĐTB=10: Loại xuất sắc.
Khi đó, ta sử dụng câu lệnh IF như sau:
= IF (ĐTB<5, “Kém”, IF (ĐTB<6.5, “Trung bình”, IF (ĐTB<8, ,”Khá”, IF (ĐTB<10, “Giỏi”, “Xuất sắc”)))).
Như vậy, nếu có n khả năng thì ta dùng n-1 hàm IF lồng nhau. Chú ý là khi dùng hàm IF, các dấu ngoặc đơn phải được sử dụng chính xác.
2. NHÓM HÀM SỐ (NUMBERIC FUNCTIONS):
2.1. Hàm ABS ( )
− Cú pháp: ABS (ExpN)
− Công dụng: Tính giá trị tuyệt đối của ExpN.
− Ví dụ:
=Abs (-7) => KQ: 7
2.2. Hàm SQRT ( )
− Cú pháp: SQRT (ExpN)
− Công dụng: Tính căn bậc 2 dương của ExpN.
− Ví dụ: =SQRT (4) => KQ: 2 =SQRT (5) => KQ: 2.2360. =SQRT (-4) => KQ: #NUM! 2.3. Hàm INT ( ) − Cú pháp: INT (ExpN)
− Công dụng: Lấy phần nguyên của ExpN.
− Ví dụ:
=INT (5.123) => KQ: 5
=INT (SQRT (5) ) => KQ: 2
2.4. Hàm MOD ( )
− Cú pháp: MOD (ExpN, n)
− Công dụng: Lấy phần dư trong phép
chia ExpN cho n.
− Ví dụ:
=MOD (10, 3) => KQ: 1
=MOD (10, 2) => KQ: 0
2.5. Hàm SUM ( )
− Cú pháp: SUM (ExpN1,
ExpN2, ExpN3,…) hoặc SUM (LIST)
− Công dụng: Tính tổng các
ExpN hoặc tổng các ô trong List.
− Ví dụ:
=SUM (5, 4, 3) =>
KQ: 12
Để tính tổng các giá
trị từ ô A1 đến ô A10 ta chọn =SUM (A1:A10).
2.6. Hàm AVERAGE ( )
− Cú pháp: AVERAGE (ExpN1, ExpN2, ExpN3,…) hoặc AVERAGE (List)
− Công dụng: Tính giá trị trung bình của các ExpN hoặc các ô trong List.
− Ví dụ:
=AVERAGE (2, 3, 4) => KQ: 3
Để tính giá trị trung bình từ ô A1 đến ô A10 ta dùng =AVERAGE (A1:A10).
2.7. Hàm ROUND ( )
− Cú pháp: ROUND (ExpN, n)
− Công dụng: Làm tròn ExpN với n chữ số thập phân. − Ví dụ:
=ROUND (123.4532, 3) =>KQ: 123.453
=ROUND (12.133, 0) =>KQ: 12
=ROUND (2.64, 0) =>KQ: 3
Lưu ý: Nếu n>0 thì có nghĩa là làm tròn về bên phải tính từ cột hàng đơn vị còn nếu n<0 thì làm tròn về bên trái tính từ cột hàng đơn vị.
− Ví dụ:
=ROUND (12.123, 1) =>KQ: 12.1
=ROUND (136785, -3) =>KQ: 137000
2.8. Hàm PRODUCT ( )
− Cú pháp: PRODUCT (ExpN1, ExpN2, ExpN3,…) hoặc PRODUCT (List)
− Công dụng: Tính tích các ExpN hoặc tích các ô trong List − Ví dụ: =PRODUCT (3, 4, 5) =>KQ: 60
2.9. Hàm MAX ( )
− Cú pháp: MAX (ExpN1, ExpN2, ExpN3,…) hoặc MAX (List)
− Công dụng: Lấy giá trị lớn nhất trong danh sách các ExpN hoặc trong danh sách các ô trong bảng tính.
− Ví dụ:
=MAX (3, 4, 5) =>KQ: 5
Để lấy ô có giá trị lớn nhất trong danh sách các ô từ A1 đến A10, thiết lập công thức =MAX (A1:A10).
2.10. Hàm MIN ( )
− Công dụng: Lấy giá trị bé nhất trong danh sách các ExpN hoặc trong danh sách các ô trong bảng tính.
− Ví dụ:
=MIN (2, 3, 4) => KQ: 2
Để lấy ô nhỏ nhất trong các ô từ A1 đến A10, thiết lập =MIN (A1:A10).
2.11. Hàm RANK ( )
− Cú pháp: RANK (ExpN, ref, Order)
− Công dụng: Tính thứ hạng của ExpN trong phạm vi ref theo qui định bởi Order. Nếu Order = 0 thì thứ hạng tính theo giá trị giảm dần và nếu Order = 1 thì thứ hạng tính theo giá trị tăng dần.
− Ví dụ: Theo bảng bên dưới, đế sắp xếp thứ hạng cho các vận động viên dựa vào số thời gian mà họ chạy (thời gian càng ngắn thì thứ hạng càng cao) theo thứ tự tăng dần tại ô C3, ta làm như sau: = RANK (B3, $B$3:$B$7,1).
2.12. Hàm COUNT ( )
− Cú pháp: COUNT (LIST)
− Công dụng: Đếm số ô có giá trị số, ngày và giờ trong List.
− Ví dụ: Xét ví dụ ở bảng xếp hạng VĐV, nếu ta dùng Count(B3:B7) thì ta có kết quả là 5 vì cả 5 ô đều là giá trị số, nhưng nếu ta dùng Count(D3:D7) thì ta có kết quả là 2 vì chỉ 2 trong số 5 ô có giá trị số.
2.13. Hàm COUNTA ( )
− Cú pháp: COUNTA (LIST)
− Công dụng: Đếm số ô có chứa dữ liệu không rỗng trong List.
− Ví dụ: Xét ví dụ ở bảng xếp hạng VĐV, nếu ta dùng Counta(D3:D7) thì có kết quả là 4 do có 1 ô D6 chứa giá trị rỗng.
2.14. Hàm COUNTIF ( )
− Cú pháp: COUNTIF (Range, criteria)
− Công dụng: Đếm số ô trong Range thỏa điều kiện (Criteria). Điều kiện được mô tả ở đây có dạng chuỗi, và được bắt đầu bởi một trong các toán tử: >, >=, <, <=, =, <>.
− Ví dụ: Xét bảng xếp hạng VĐV, để tính số vận động viên có thành tích chạy trên 19 giây, ta làm như sau: COUNTIF (B2:B7, “>=19”) = 4.
2.15. Hàm SUMIF ( )
− Cú pháp: SUMIF (Range, Criteria, [sum_range])
− Công dụng: Tính tổng các ô có giá trị số thuộc vùng sum_range mà có ô tương ứng cùng hàng thuộc vùng range thỏa điều kiện là Criteria.
− Ví dụ: Theo bảng xếp hạng VĐV, để tính tổng thời gian mà 3 người về đầu chạy được ta làm như sau: = SUMIF (C3:C7, “<=3”, B3:B7) = 57.23 (s).
NHÓM HÀM TEXT- HÀM THỜI GIAN& NHÓM HÀM TÌM KIẾM - THAM CHIẾU & NHÓM HÀM TÌM KIẾM - THAM CHIẾU