1. Một số khái niệm:
−Word (từ): Là các ký tự liền nhau và được ngăn cách bởi các khoảng trắng. Ví dụ: “Chúng tôi đi học” gồm bốn từ là Chúng, tôi, đi và học.
−Sentence (câu): Bao gồm 2. hay nhiều từ và kết thúc bởi dấu chấm cuối dòng.
−Paragraph (đoạn): Bao gồm 1 hay nhiều câu và được kết thúc khi ta nhấn phím Enterkhi soạn thảo. Nếu muốn xuống dòng nhưng không kết thúc một đoạn thì ta nhấn Shift – Enter.
−Page (trang): Bao gồm 1 hay nhiều đoạn văn bản, một trang mới sẽ được phát sinh khi một trang cũ kết thúc. Trong trường hợp trang cũ vẫn chưa kết thúc mà chúng ta muốn sang trang mới thì vào menu Insert -> Break -> Page Break - OK (Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + Enter)
2. Các thao tác di chuyển con trỏ soạn thảo và đánh dấu văn bản:
2.1. Dịch chuyển con trỏ trong màn hình soạn thảo:
Xem bảng qui tắc dịch chuyển con trỏ trong Word như sau:
Nhấn phím Di chuyển con trỏ
Dịch chuyển qua phải 1 ký tự Dịch chuyển qua trái 1 ký tự Dịch chuyển xuống dưới 1 dòng Dịch chuyển lên trên 1 dòng
Ctrl - Dịch chuyển qua phải 1 từ
Ctrl - Dịch chuyển qua trái 1 từ
Ctrl - Dịch chuyển xuống dưới 1 đoạn
Ctrl - Dịch chuyển lên trên 1 đoạn
Home Trở về đầu dòng
Tab Dịch chuyển vào 1 khoảng 0. 5.”
End Chuyển đến cuối dòng
Enter Xuống dòng
PgUp Lên trên 1 màn hình
PgDn Xuống dưới 1 màn hình
Ctrl – End Chuyển đến cuối tài liệu
Ctrl – Home Chuyển về đầu tài liệu
Alt - Chuyển về đối tượng trước
Alt - Chuyển đến đối tượng sau
Shift – Enter Xuống dòng, không kết thúc đoạn
2.2. Các cách đánh dấu khối văn bản:
Nếu đánh dấu khối một nhóm văn bản bất kỳ thì ta đặt con trỏ chuột vào ký tự đầu của nhóm muốn chọn và kéo đến cuối nhóm ký tự muốn chọn.
Muốn chọn nhanh một dòng, một đoạn hay toàn bộ văn bản thì ta sử dụng vùng lựa chọn. (Vùng lựa chọn là vùng nằm bên ngoài vùng văn bản). Để chọn từng dòng thì ta di chuyển đến vùng lựa chọn và click. Để chọn nhiều dòng liền nhau, ta nhấn và giữ chuột kéo đến các đầu dòng khác.
Muốn chọn một câu tại vị trí trỏ thì nhấn giữ Ctrl và Click chuột.
Muốn chọn một khối theo khung chữ nhật thì nhấn giữ Alt và rê chuột từ đầu khối đến cuối khối.
2.3. Gõ tiếng Việt trên văn bản:
− Mở chương trình gõ tiếng Việt trên Windows (Ví dụ: VietKey, Unikey. . ) − Chỉnh đúng bảng mã và kiểu gõ:
Bảng mã: Thông thường sử dụng 3 loại bảng mã là tiêu chuẩn quốc gia, bảng mã VNI, và Unicode.
Kiểu gõ: Có 2 kiểu gõ tiếng Việt thông dụng là Vni (bỏ dấu bằng số) và Telex (bỏ dấu bằng ký tự)
− Chọn đúng Font chữ phù hợp với bảng mã (Font ABC có dạng .vn<tênfont>, font VNI có dạng Vni-<tên font>, font Unicode có tên tiếng Anh ví dụ Arial, Verdana, Times New Roman. . . .
3. Các thao tác trên khối văn bản:
3.1. Định dạng đơn giản khối văn bản:
− Thay đổi font chữ:
Chọn phần văn bản cần thay đổi Font
Trên thanh công cụ, bấm chọn font trong danh sách tên font (có thể dùng tổ hợp phím tắt
Ctrl + Shift + F hoặc chọn menu Format – Font). − Thay đổi kích cỡ font:
Chọn khối văn bản cần thay đổi kích cỡ
Chọn lại kích thước cho font chữ ở mục Font Size trên thanh công cụ.
3.2. Sao chép nội dung văn bản:
Để sao chép một khối văn bản, theo các cách sau: − Cách 1:
Chọn phần văn bản muốn sao chép.
Chọn menu Edit - Copy (hay Ctrl + C hoặc bấm vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ). Thao tác này sẽ đưa khối văn bản nguồn vào Clipboard là vùng nhớ tạm trong máy tính.
Di chuyển con trỏ sang vị trí muốn sao chép văn bản.
Chọn menu Edit - Paste (hay bấm Ctrl + V hoặc nhấn vào biểu tượng Paste) để dán khối văn bản đã vào vị trí mới. (chép ra từ Clipboard)
− Cách 2: Có thể sao chép nhanh dùng chuột bằng cách đánh dấu khối văn bản muốn sao chép, nhấn và giữ phím Ctrl sau đó dùng chuột kéo đoạn văn bản cần sao chép đến vị trí muốn sao chép.
− Cách 3: Đánh dấu khối văn bản cần sao chép, nhấn tổ hợp phím Shift – F2. thì lúc này sẽ xuất hiện mục Copy to Where? trên thanh trạng thái. Di chuyển con trỏ đến vị trí muốn đặt
văn bản và nhấn Enter.
3.3. Di chuyển văn bản:
− Cách 1: Tương tự như cách sao chép, khác biệt ở chỗ thay vì dùng lệnh Edit – Copy ta dùng lệnh Edit – Cut (hay Ctrl + X). Di chuyển đến vị trí mới, chọn Edit – Paste (hay Ctrl + V hoặc nhấn biểu tượng ).
− Cách 2: Đánh dấu khối văn bản cần di chuyển, nhấn và giữ chuột trái kéo rê đến vị trí cần di chuyển khối văn bản tới đó.
Đánh dấu khối văn bản cần xóa, từ menu Edit chọn mục Clear (hoặc nhấn phím Delete trên bàn phím).
3.5. Khôi phục lại trạng thái làm việc trước đó:
Đôi lúc trong quá trình soạn thảo chúng ta thực hiện sai một điều gì, cần khôi phục lại trạng thái ngay trước đó. Cách đơn giản nhất là nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z (hoặc có thể chọn Edit - Undo hay nhấn trực tiếp lên biểu tượng trên thanh công cụ)
3.5. Lấy lại trạng thái trước khi Undo:
Dùng tổ hơp phím Ctrl + Y (hoặc chọn Edit – Redo hay nhấn trực tiếp lên biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn)
ĐỊNH DẠNG VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN