1. Đánh dấu khối:
a. Đánh dấu khối ô:
− Nhấn giữ và kéo chuột trái từ đầu đến cuối ô để đánh dấu khối. Khối được chọn sẽ được bôi đen toàn bộ.
− Nếu dùng bàn phím thì nhấn SHIFT + <Phím di chuyển con trỏ>. Các phím di chuyển con trỏ bao gồm các phím mũi tên, PgDn, PgUp…
− Để đánh dấu các khối ô rời rạc, có thể kết hợp với bấm giữ phím Ctrl. − Bỏ đánh dấu, click tại một ô bất kỳ.
b. Đánh dấu khối dòng, cột:
− Click tại đầu dòng hay cột đó.
− Để đánh dấu các dòng/cột liền nhau, ta có thể kết hợp với phím SHIFT. − Để đánh dấu các dòng/cột rời rạc, kết hợp với phím CTRL.
− Bỏ đánh dấu, click tại ô bất kỳ.
2. Nhập dữ liệu và hiệu chỉnh:
− Định vị con trỏ tại ô (Cell) muốn nhập liệu.
− Nhập dữ liệu sau đó nhấn Enter để kết thúc quá trình nhập liệu.
− Để hiệu chỉnh dữ liệu tại một ô, định vị con trỏ tại ô đó rồi nhấn F2 hoặc nhấn đúp chuột tại ô muốn hiệu chỉnh.
* Chú ý: Khi nhấn phím Enter để kết thúc nhập liệu tại ô, con trỏ có thể chuyển sang ô kế hoặc chuyển xuống ô dưới. Hay thậm chí đi lên hoặc đi sang trái. Xác lập điều này sử dụng lệnh Tools – Options - thẻ Edit – Move selection after Enter - chọn trong danh sách Direction là Down/Right/Up/Left. Thông thường chọn Down.
3. Phục hồi lại bước trước đó:
− Nếu chúng ta làm sai một lệnh, muốn phục hồi lại bước trước đó, bấm tổ hợp Ctrl+Z (hoặc chọn menu Edit – Undo).
− Nếu muốn làm lại bước đã phục hồi, bấm Ctrl+Y (hoặc menu Edit – Redo)
4. Các thao tác về ô, cột, dòng:
Trước khi tiến hành thao tác thì ta phải chọn đối tượng (ô, cột, dòng) cần thao tác rồi mới tiến hành xử lý.
a. Các thao tác về cột / dòng:
− Chèn cột / dòng:
Đánh dấu cột / dòng để xác định vị trí chèn và số lượng chèn.
Dùng lệnh Insert – Columns/Rows. (Cũng có thể sử dụng menu tắt bằng cách right click trên khối chọn - chọn Insert…).
− Xóa cột / dòng:
Đánh dấu cột / dòng để xác định.
Chọn menu Edit – Delete (Có thể right click trên khối - chọn Delete..). − Thay đổi kích thước cột:
Đánh dấu cột / dòng để xác định. Dùng lệnh Format – Column – Width (đối với cột) và Format – Row – Height (đối với dòng). Nhập vào số (Pixel) qui định kích thước.
Nếu chúng ta chọn Format – Column/Row – AutoFit: Cột hay dòng sẽ tự động co giãn để vừa với dữ liệu hiện đang có.
Có thể đặt con trỏ chuột tại biên ở đầu cột hay hàng. Nhấn và kéo để mở rộng hay thu hẹp. Double click để tự động canh chỉnh.
− Hiện, che cột/dòng:
Đánh dấu cột/dòng để xác định. Dùng lệnh Format – Column/Row – Hide để che giấu cột hay dòng.
Đánh dấu các cột/dòng ở xung quanh các cột/dòng bị giấu, chọn menu Format – Column/Row – Unhide để hiện lại.
b. Các thao tác về ô:
− Chèn ô:
Đánh dấu ô để xác định vị trí
chèn và số lượng chèn.
Dùng lệnh Insert – Cells và chọn một trong các tùy chọn sau:
+ Shift cells right: chèn và đẩy các ô cũ sang phải.
+ Shift cells down: đẩy các ô cũ xuống dưới.
+ Entire row: chèn một dòng tại vị trí được chọn.
+ Entire column: chèn một cột tại vị trí được chọn.
− Xóa ô:
Đánh dấu ô để xác định.
Dùng lệnh Edit – Delete và chọn:
− Sao chép:
Đánh dấu ô để xác định.
Dùng lệnh Edit – Copy. Di chuyển đến chỗ mới,
chọn Edit - Paste.
Lưu ý: Có thể kéo chuột kết hợp với giữ phím
Ctrl để sao chép.
− Di chuyển:
Đánh dấu ô để xác định. Chọn menu Edit – Cut
Di chuyển con trỏ đến vị trí mới, chọn Edit - Paste.
Lưu ý: Có thể dùng chuột để kéo đến vị trí mới.