CÓ THU TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
3.3.2.2. Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán.
Tài khoản kế toán được sử dụng để phản ánh, kiểm tra một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình hiện có và sự vận động của từng đối tượng kế toán cụ thể. Do đó việc sử dụng đầy đủ các tài khoản phản ánh đúng đối tượng kế toán sẽ hệ thống được thông tin về tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị nhằm phục vụ lãnh đạo và quản lý kinh tế tài chính của nhà nước, của cơ quan chủ quản. Và cũng nhờ có số liệu của tài khoản kế toán mà có thể nhanh chóng hệ thống hoá được số liệu theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính để lập được các báo cáo kế toán định kỳ.
Hệ thống tài khoản của Học viện áp dụng theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp theo QĐ19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Qua thực tế việc sử dụng tài khoản tại Học viện, tác giả xin đề xuất một số giải pháp như sau:
Thứ nhất, xây dựng hệ thống tài khoản phù hợp với chuẩn mực kế toán, với
chế độ kế toán hiện hành, sử dụng đầy đủ tài khoản cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng và cung cấp thông tin kịp thời phục vụ nhu cầu quản lý và kiểm tra kế toán, cụ thể như sau:
- Khi cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng, tiến hành xác định doanh thu và công nợ theo từng đối tượng cụ thể như sau:
Nợ TK 311 – Phải thu của khách hàng (chi tiết theo từng khách hàng). Có TK 511 – Các khoản thu về kinh phí đào tạo.
Có TK 531 – Thu hoạt động cung cấp dịch vụ. Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra.
Để quản lý các khoản phải thu của khách hàng, kế toán phải mở chi tiết từng đối tượng công nợ, đồng thời mở chi tiết cho từng hợp đồng mở lớp, hàng năm tiến hành đối chiếu và xác nhận số lượng sinh viên của các lớp, tiến hành thanh lý giai đoạn, phản ánh công nợ kịp thời, nâng cao hiệu quả thu hồi công nợ, phục vụ cho nhu cầu thông tin của nhà quản lý.
- Khi mua hàng hoá, tài sản, dịch vụ chưa thanh toán ngay cho người cung cấp, căn cứ vào quyết định chỉ định đơn vị cung cấp, hợp đồng, thanh lý, hoá đơn, biên bản bàn giao, phiếu nhập kho… ghi:
Nợ TK 661 – Chi hoạt động.
Nợ TK 631 – Chi hoạt động sản xuất kinh doanh. Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình.
Nợ TK 213 – Tài sản cố định vô hình. Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ. Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
Nợ TK 3113 – Thuế GTGT được khấu trừ.
Có TK 331 – Các khoản phải trả (chi tiết theo từng nhà cung cấp).
Để theo dõi các khoản phải thanh toán cho người bán, kế toán phải theo dõi chi tiết cho từng đối tượng, từng mã khách hàng để dễ theo dõi, kiểm soát tiến độ thanh toán, tránh tình trạng thanh toán trùng lắp hoặc bỏ sót công nợ.
- Tiến hành trích khấu hao hàng tháng tài sản cố định có nguồn gốc từ NSNN cho phần kinh doanh dịch vụ từ nguồn thu, định khoản:
Nợ TK 631 – Chi hoạt động sản xuất kinh doanh. Có TK 4314 – Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp. Cuối năm phản ánh hao mòn tài sản cố định ghi: Nợ TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ.
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.
- Khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với phần hàng hoá, dịch vụ dùng cho hoạt động Thu từ tận dụng cơ sở vật chất, định khoản:
Nợ TK 631 – Chi hoạt động sản xuất kinh doanh. Nợ TK 3113 – Thuế GTGT được khấu trừ.
Có TK 111, 112, 331.
Thứ hai, đối với hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong toàn đơn vị, cơ sở
của Học viện, Phòng Tài vụ kế toán tại Hà Nội nên xây dựng và ban hành hệ thống tài khoản thống nhất trên cơ sở hướng dẫn của chế độ kế toán hiện hành nhằm thuận tiện cho công tác kiểm tra, phê duyệt quyết toán cũng như tổng hợp số liệu cho các đơn vị với nhau.
- Tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho toàn bộ các kế toán trong các đơn vị thuộc Học viện để thống nhất cách thức hạch toán khi có sự thay đổi chế độ, chính sách.
- Xây dựng cách hạch toán thống nhất trong các đơn vị thuộc Học viện, hạch toán đúng, sử dụng đầy đủ các tài khoản phản ánh đúng đối tượng kế toán, tuyệt đối không được treo ẩn doanh và chi phí vào các tài khoản phải thu khác, phải trả khác.
- Đối với những phần hành, nghiệp vụ lần đầu tiên phát sinh, Phòng Tài vụ có thể đi tham khảo học tập những đơn vị bạn cùng nghành, cùng lĩnh vực, từ đó đúc kết và rút ra những cách thức hợp lý nhất với đơn vị mình.
Thứ ba, sử dụng tài khoản phản ánh đúng bản chất các giao dịch phát sinh. Đối với
những hoạt động dịch vụ liên kết, hoặc thực hiện một số chương trình, dự án khi tiền chuyển về không nên hạch toán thu – chi qua tài khoản 3318 – phải trả khác, mà vẫn phải đưa về tài khoản doanh thu, chi phí để kết chuyển chênh lệch và thực hiện nghĩa vụ với nhà nước.