CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU
1.3.2.1. Tổ chức chứngtừ kế toán
Chứng từ kế toán là văn bản thể hiện các nghiệp vụ kinh tế tài chính tại một thời điểm nhất định. Chứng từ kế toán có vai trò rất quan trọng trong thực hiện hạch toán kế toán. Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh có liên quan đến đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ hợp pháp hợp lệ là căn cứ duy nhất để ghi sổkế toán, đồng thời chứng từ kế toán còn là căn cứ quan trọng kiểm tra, kiểm soát các nguồn kinh phí được cấp cũng như các nguồn thu khác của đơn vị.
Hiện tại, hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu áp dụng theo quyết định 19/2006/QĐ - BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Trên cơ sở hệ thống chứng từ kế toán đã ban hành, kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp dựa vào đặc điểm cụ thế về số lượng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để lựa chọn sử dụng các chứng từ trong danh mục cho phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị sự nghiệp. Tổ chức chứng từ kế toán bao gồm: chỉ tiêu lao động tiền lương, chỉ tiêu vật tư, chỉ tiêu tiền tệ, chỉ tiêu TSCĐ.
Với mỗi chỉ tiêu, chứng từ kế toán bao gồm như sau:
giờ, giấy báo làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán thu nhập tăng thêm, bảng thanh toán học bổng (sinh hoạt phí), bảng thanh toán tiền thưởng, bảng thanh toán phụ cấp, giấy đi đường, bảng thanh toán làm thêm giờ, hợp đồng giao khoán công việc sản phẩm, bảng thanh toán tiền thuê ngoài, biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, bảng kê thanh toán công tác phí, danh sách chi tiền lương và các khoản thu nhập khác qua tài khoản cá nhân,…
- Chỉ tiêu vật tư gồm chứng từ sau: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ, biên bản kiểm kê vật tư, công cụ sản phẩm, hàng hóa, bảng kê mua hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ sản phẩm, hàng hóa; phiếu giao nhận nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,…
- Chỉ tiêu tiền tệ gồm các chứng từ sau: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, biên bản kiểm kê quỹ (dùng cho Việt Nam đồng và loại dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý), giấy đề nghị thanh toán, biên lai thu tiền, Bảng kê chi tiền cho người tham gia hội thảo, tập huấn, bảng kê đề nghị thanh toán,..
- Chỉ tiêu tài sản cố định gồm các loại chứng từ sau: biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, biên bản đánh giá lại tài sản cố định, biên bản kiểm kê TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ và sửa chữa lớn hoàn thành, bảng tính và phân bổkhấu hao TSCĐ, bảng tính hao mòn TSCĐ,…
[Nguồn: 6, tr12-13]
Ngoài ra còn một số các chứng từ đặc thù khác đối với đơn vị sự nghiệp có thu như: lệnh chi tiền, giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt, giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản, chuyển tiền điện tử, cấp séc bảo chi, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, giấy nộp trả kinh phí bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản, …
Để phù hợp với hệ thống tài khoản thống nhất theo chế độ kế toán ban hành, để chứng từ kế toán trở thành cơ sở pháp lý cho việc ghi sổ, kiểm tra, thanh tra, kiểm toán thì phải tuân theo các yêu cầu: Chứng từ được lập theo mẫu thống nhất với chế độ kế toán ban hành, trường hợp đơn vị có nghiệp vụ đặc thù với mẫu
chứng từ đặc thù thì phải thông báo cho cơ quan quản lý tài chính biết; quy mô của nghiệp vụ kinh tế phải được ghi cả bằng số và bằng chữ; chứng từ phải được luân chuyển theo trật tự và chứng từ phải được bảo đảm an toàn và lưu trữ theo thời hạn quy định.
Trong các đơn vị sự nghiệp có thu, tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Cụ thể:
+ Trước tiên kế toán phải phân loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh là loại nghiệp vụ kế toán thuộc nguồn kinh phí thụ hưởng từ ngân sách nhà nước hay thuộc nguồn thu sự nghiệp của đơn vị, hoặc nguồn thu khác. Đối với nguồn kinh phí thụ hưởng từ ngân sách nhà nước, kế toán căn cứ vào hạn mức kinh phí, vào dự toán và điều chỉnh dự toán và mục lục ngân sách nhà nước để tiến hành lập chứng từ. Đối với nguồn kinh phí thuộc nguồn thu sự nghiệp, căn cứ vào dự toán giao thu, giao chi; mục lục ngân sách nhà nước và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị để lập chứng từ.
Sau khi phân loại kế toán lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán, tuỳ theo các yếu tố của chứng từ, theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh mà sử dụng loại chứng từ cho phù hợp. Số liên của chứng từ được lập theo quy định của chế độ hiện hành và theo yêu cầu quản lý của đơn vị.
+ Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Thủ trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ (nếu có). Chứng từ kế toán hợp lệ phải đảm bảo yêu cầu về biểu mẫu, yêu cầu chi phù hợp với dự toán, mục lục ngân sách nhà nước; các yếu tố của chứng từ phải được kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý, kiểm tra chữ ký của những người có liên quan, kiểm tra số liệu. Chứng từ đã được kiểm tra tính hoàn chỉnh sẽ là căn cứ ghi sổ kế toán. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán là Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán; Đối chiếu chứng từ kế
toán với các tài liệu khác có liên quan; Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho Thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành.
+ Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. Các đơn vị sự nghiệp có thu, căn cứ vào chứng từ thuộc nguồn kinh phí thụ hưởng từ ngân sách nhà nước hay thuộc nguồn thu sự nghiệp của đơn vị, hoặc nguồn thu khác, kế toán định khoản, hạch toán đúng với hệ thống tài khoản theo quy định.
+ Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán phải được thực hiện theo quy định của Nhà nước.