CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU
1.3.3. Tổ chức kiểm tra kế toán và tổ chức hạch toán kế toán trong điều kiện áp dụng công nghệ thông tin.
kiện áp dụng công nghệ thông tin.
Để đảm bảo cho tổ chức hạch toán kế toán trong đơn vị thực hiện được nhiệm vụ và chức năng của mình nhằm tham mưu, cung cấp những thông tin kế toán tài chính một cách đáng tin cậy, nhanh chóng, hiệu quả và công khai, đồng thời tổ chức hạch toán kế toán phải tuân theo chính sách và các chế độ hiện hành thì cần phải thường xuyên tiến hành kiểm tra công tác kế toán.
Kiểm tra kế toán là một nội dung quan trọng cho công tác kế toán thực hiện đúng yêu cầu, nhiệm vụ, chức năng của mình, thông tin kế toán cung cấp, chính xác, trung thực kịp thời, do vậy phải được tiến hành kiểm tra thường xuyên theo đúng chế độ quy định. Công tác kiểm tra kế toán trong doanh nghiệp gồm các nội dung: kiểm tra việc thực hiện các nội dung hạch toán kế toán; kiểm tra việc tổ chức
bộ máy kế toán và người làm kế toán; kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động kế toán; kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán.
[Nguồn: tác giả tổng hợp].
Việc kiểm tra hạch toán kế toán có thể được tiến hành bất thường hoặc theo định kỳ, có thể tiến hành tổng thể hay theo từng nội dung riêng biệt với phương pháp kiểm tra chủ yếu là phương pháp đối chiếu: đối chiếu số liệu giữa chứng từ, sổ kế toán, báo cáo kế toán với nhau, đối chiếu các chỉ tiêu tài chính với các chế độ hiện hành.
Như vậy để công tác kiểm tra được tiến hành nhanh chóng và kịp thời, thường xuyên và tiết kiệm thời gian, sức lực, đảm bảo cho công tác hạch toán kế toán trong đơn vị đúng chế độ thì việc áp dụng công nghệ thông tin, tin học hoá công tác kế toán là một nhu cầu tất yếu.
Thêm vào đó chức năng cơ bản của kế toán là cung cấp những thông tin cần thiết về tình hình tài chính, tình hình giải ngân các nguồn kinh phí của đơn vị một cách thường xuyên, cho các đối tượng cần sử dụng. Việc áp dụng phần mềm kế toán nhằm xử lý nhanh gọn số liệu cũng như cung cấp thông tin nhanh chóng, thường xuyên, thuận lợi, cũng như công tác đối chiếu được nhanh gọn và liên tục.
Tổ chức trang bị những phương tiện kỹ thuật để ứng dụng công nghệ tin học vào hạch toán kế toán bao gồm trang bị hệ thống máy vi tính có nối mạng và trang bị phần mềm kế toán trên máy vi tính nhằm đáp ứng được yêu cầu cung cấp tra cứu thông tin và yêu cầu kiểm tra công tác kế toán của đơn vị. Đơn vị có thể thuê thiết kế phần mềm theo yêu cầu riêng của đơn vị hoặc mua phần mềm có sẵn như Fast, Misa... nhằm từng bước chuyên nghiệp hoá công tác tổ chức hạch toán kế toán.
Khi chọn một phần mềm kế toán nào đó cho đơn vị đưa vào sử dụng, đơn vị lựa hệ thống thông tin kế toán khoa học, phù hợp với tình hình đơn vị, các quy định, chế độ, chuẩn mực kế toán hiện hành và đáp ứng được nhu cầu thông tin kế toán của đơn vị, kế toán viên cần nghiên cứu và khai thác hết được các tài nguyên của phần mềm, chú ý thiết lập mẫu chứng từ kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp với việc thu nhận và xử lý dữ liệu của máy tính; thiết lập hệ thống mã
hóa các tài khoản và các đối tượng kế toán chi tiết thống nhất cho toàn đơn vị; lựa phương pháp để nhập dữ liệu kế toán; lựa chọn hình thức sổ kế toán thích hợp đảm bảo khả năng cập nhật dữ liệu, kết xuất thông tin , in các sổ sách và báo cáo kế toán một cách đơn giản, nhanh chóng.
Việc ứng dụng tin học vào tổ chức hạch toán kế toán của đơn vị có ý nghĩa hết sức quan trọng và cấp thiết nhằm nâng cao năng lượng hiệu quả của công tác kế toán, đồng thời góp phần làm chuyên nghiệp hoá công tác kế toán, hạn chế sai sót, dễ đối chiếu, và cung cấp thông tin có chất lượng và đáng tin cậy cho nhà quản lý ra quyết định cũng như các đối tượng sử dụng thông tin trước.