CÓ THU TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
KẾ TOÁN TRƯỞNG Phó phòng phụ trách
nguồn thu Phó phòng phụ trách ngân sách Kế toán kho bạc Kế toán tiền lương, BH và chi NS Kế toán tài sản, xây dựng cơ bản KT quản lý loại hình lớp tại chức KT KB nguồn thu, loại hình chính quy sau ĐH KT phát hành tài liệu, tận dụng cơ sở vật chất, Thuế KT quản lý loại hình lớp NH KT các lớp ngoài chỉ tiêu Thủ quỹ kiêm thu học phí Kế toán tổng hợp
hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin kế toán. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý cho việc kiểm tra tình hình chấp hành các chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính, kiểm tra tình hình chấp hành mệnh lệnh, chỉ thị của cấp trên, kiểm tra và xác định trách nhiệm vật chất của các đơn vị, bộ phận, cá nhân đối với hoạt động kinh tế tài chính ghi trong chứng từ kế toán. Do đó hệ thống chứng từ kế toán cần phải được hoàn thiện theo một số giải pháp sau:
Thứ nhất, đối với khâu lập chứng từ kế toán cần phải đảm bảo tính trung thực,
phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phải đảm bảo tính kịp thời trong quá trình ghi chép, phản ánh vào chứng từ, bất kỳ một nghiệp vụ kinh tế phát sinh nào cũng phải phản ánh ngay vào chứng từ kế toán.
Quy định trách nhiệm rõ ràng đối với từng vị trí kế toán trong quá trình lập và kiểm soát chứng từ, quá trình lập chứng từ chính là quá trình hạch toán ban đầu do đó việc kiểm soát và nhập chứng từ hợp lý thuận tiện cho công tác kiểm tra và đối chiếu số liệu kế toán về sau.
Đối với hệ thống mẫu biểu chứng từ bắt buộc theo hướng dẫn tại QĐ 19/2006- BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chính thì Học viện phải nghiên cứu và triển khai áp dụng đầy đủ nhằm phù hợp với chế độ kế toán hiện hành cụ thể như sau:
+ Đưa vào áp dụng Giấy thanh toán tạm ứng mẫu C33-BB theo QĐ19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chính để theo dõi tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng của các cá nhân nhằm quản lý sát sao và có kế hoạch đôn đốc công nợ cũng như ra các quyết định quản lý [phụ lục 3.1].
+ Tiến hành xuất hoá đơn khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng không phân biệt là khách hàng có yêu cầu xuất hoá đơn hay không và khách hàng đã thanh toán tiền hay chưa, sau đó tiến hành tính doanh thu theo hoá đơn đã xuất và treo công nợ theo từng đối tượng đối với các khách hàng chưa thanh toán tiền. Như vậy tiện lợi cho công tác theo dõi, quản lý chặt chẽ và thu hồi công nợ.
+ Tiến hành xuất chứng từ Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đối với các đối tượng vãng lai cung cấp các dịch vụ giảng dạy, biên soạn giáo trình, hướng dẫn luận văn… cho Học viện.
+ Hàng tháng tiến hành tính và thu thuế thu nhập cá nhân đối với cán bộ, công nhân viên trong Học viện, tiến hành tính khấu trừ trên tổng thu nhập, và gửi thông báo cho các cá nhân biết và thực hiện.
+ Kiên quyết với những cá nhân chuyên thanh toán và chỉ nhận chứng từ khi có đầy đủ các thông số, chỉ tiêu, chữ ký để tránh cho công tác hoàn thiện chứng từ về sau.
+ Thực hiện tốt chế độ ghi chép và kiểm soát ban đầu nhằm nâng cao chất lượng của thông tin kế toán, cung cấp thông tin kịp thời và đáng tin cậy.
Áp dụng và ban hành thống nhất mẫu biểu chứng từ kế toán tại Học viện và các cơ sở trực thuộc, xây dựng nội quy về chứng từ kế toán quy đinh rõ các chỉ tiêu, nội dung, thời hạn, thể hiện tính hợp lý và hợp lệ của chứng từ kế toán giúp cho việc xử lý chứng từ kế toán một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Thực hiện tốt chế độ ghi chép và kiểm soát ban đầu nhằm nâng cao chất lượng của thông tin kế toán, cung cấp thông tin kịp thời và đáng tin cậy.Làm được điều này giúp cho việc vận dụng chứng từ kế toán thống nhất trong các đơn vị phục vụ cho công tác phân loại cũng như kiểm tra kế toán định kỳ được thực hiện dễ dàng và nhanh chóng, giúp cho việc ghi chép và cung cấp số liệu ban đầu được chính xác và kịp thời các nghiệp vụ phát sinh.
Thứ hai, đối với khâu luân chuyển chứng từ cần phải cải tiến quy trình luân
chuyển chứng từ khoa học, hợp lý cho từng loại chứng từ; giảm bớt các thủ tục xét duyệt nhưng vẫn đảm bảo tính hợp lệ, hợp lý, hợp pháp của chứng từ nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ, trao quyền chủ động cho các kế toán để giảm thiểu thời gian trình ký trước khi thanh toán.
- Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ trong Học viện, quy định rõ ràng thời hạn quay vòng chứng từ, trách nhiệm của từng vị trí cũng như nội dung của từng loại chứng từ một cách khoa học.
Qua khảo sát thực tế tại Học viện, tác giả thấy những khoản thanh toán sau: •Thanh toán công tác phí.
•Thanh toán tiền thuê giảng viên.
•Thanh toán tiền làm thêm giờ theo chế độ. •Thanh toán tiền chấm bài.
•Thu tiền các khoản thu từ dịch vụ phát hành tài liệu, tận dụng cơ sở vật chất, thanh toán phí phát hành tài liệu cho khách hàng.
Các khoản thanh toán này phát sinh thường xuyên với khối lượng rất lớn đồng thời các định mức thu – chi đã được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ với các mức khoán rất rõ ràng, đồng thời kèm theo là các mẫu biểu khác như lịch giảng đã được xác nhận của cơ sở đào tạo, các biên bản coi thi, các quyết định hội đồng, thì sau khi kế toán kiểm tra tính xác thực và hợp lệ của các thông tin thì có thể thanh toán chi ngay tránh tình trạng ùn tắc chứng từ kế toán dẫn đến người thanh toán phải chờ đợi.do đó, kế toán viên thường căn cứ vào phiếu báo giảng, lịch học của từng lớp là có thể tiến hành thanh toán. Do đó tác giả xin đề xuất quy trình luân chuyển mới như sau:
Sơ đồ số 3.2: Quy trình luân chuyển chứng từ tiền mặt
Người nộp tiền, đề nghị thanh toán
Lập giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị nộp
tiền và hồ sơ
Kế toán kiểm tra, kiểm soát
Trình ký kế
toán trưởng Trình ký chánh văn phòng
Kế toán tập hợp, đối chiếu và lập
chứng từ ghi sổ Lưu trữ
In phiếu thu, phiếu chi
Thủ quỹ thu, chi
Người nộp tiền, đề nghị thanh toán