Báo cáo tài chính
2.4.2.1Về bộ máy kế toán.
Một đặc điểm nổi bật trong bộ máy kế toán tại Học viện là nữ chiếm tỷ trọng lớn với tuổi đời, tuổi nghề còn trẻ, có trách nhiệm cao trong công việc. Tuy nhiên một số vị trí chưa tập trung vào công việc, chưa phát huy hết năng lực vốn có, không thường xuyên cập nhật chế độ chính sách mới và một số các kế toán viên không chịu tham gia học tập thêm để nâng cao trình độ.
Cón những tồn tại trên là do chế độ thưởng phạt, bình bầu của Phòng Tài vụ - kế toán chưa nghiêm.
2.4.2.2. Tổ chức chứng từ kế toán.
Công tác tổ chức chứng từ về cơ bản tuân thủ theo các quy định của Bộ Tài chính tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số mặt sau:
Thứ nhất, chưa tổ chức thực hiện đầy đủ hệ thống chứng từ:
- Bảng thanh toán tiền lương mẫu C02a-HD, thanh toán thu nhập tăng thêm mẫu C02b-HD, thanh toán tiền phụ cấp mẫu C05-HD được sử dụng kết hợp với nhau trên một chứng từ chuyển lương hàng tháng.
- Một số mẫu biểu chưa được sử dụng để làm chứng từ thanh toán như: chưa dùng giấy thanh toán tạm ứng mẫu C33-BB mà dùng gộp vào với giấy đề nghị thanh toán mẫu C37-HD để thanh toán các khoản tạm ứng. Như vậy không thể hiện được số tiền tạm ứng kỳ trước chưa chi hết, không thể hiện được số chứng từ, ngày tháng và số lần, số tiền tạm ứng kỳ này. Việc xem nhẹ mẫu biểu này là do thói quen ngại thay đổi. Đồng thời do tính không chủ động của các kế toán cũng như ngại lập thêm mẫu biểu, dùng giấy đề nghị thanh toán để thanh toán tiền tạm ứng. Do vậy khi lập chứng từ cũng như khi ký duyệt chứng từ, kế toán và kế toán trưởng không cập nhật được tổng quan tình hình nợ tạm ứng của các cá nhân, để có kế hoạch đôn đốc kịp thời. Cuối năm, kế toán mới tiến hành rà soát và đối chiếu tạm ứng dồn khối lượng công việc khá lớn gây khó khăn cho công tác điều hành kinh phí của đơn vị.
- Khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng, kế toán không xuất hoá đơn mà chỉ xuất khi khách hàng thanh toán tiền thì mới xuất hoá đơn theo lượng tiền mặt nhận được. Trong khi theo quy định thì hóa đơn được xuất ngay khi cung cấp hàng hoá dịch vụ.
Đối với các khách hàng không lấy hoá đơn thì kế toán cũng không viết tách riêng từng hoá đơn mà hàng tháng viết gộp trên một hoá đơn, điều này dẫn đến công tác đối chiếu hoá đơn gặp khó khăn và không đúng quy định.
- Việc tính và thu thuế thu nhập cá nhân đối với cán bộ, công nhân viên trong Học viện không được thực hiện hàng tháng mà chỉ tính và thu thuế theo năm, khi đã khoá sổ kế toán. Việc tính thuế và thu thuế không kịp thời dẫn đến số lượng thuế phải nộp đối với từng cá nhân khá lớn, rất khó khăn khi thu thuế, công tác
miễn giảm đối với người phụ thuộc không được làm kịp thời. Sở dĩ như vậy là do việc chi tiền thưởng, tiền vượt giờ thường dồn vào một lần phát sinh, không chi đều vào từng tháng, nếu thu thuế của tháng đó thì số thuế phát sinh rất lớn, trong khi các tháng khác không đến ngưỡng nộp thuế, và tổng hợp cả năm cũng không phải nộp thuế hoặc nộp với số thuế ít hơn dẫn đến việc quyết toán và khấu trừ phức tạp và khó khăn. Đồng thời phần mềm kế toán không thể cập nhật thu nhập cá nhân hàng tháng mà chỉ cập nhật quyết toán thu nhập theo năm. Vì những lý do đó mà công tác thuế thu nhập cá nhân năm nào cũng chậm và Học viên luôn phải ứng tiền nộp thuế cho các cá nhân sau đó mới tiến hành đối chiếu, điều chỉnh, và thu lại tiền thuế thu nhập cá nhân.
- Khi tính khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đối với các đối tượng vãng lai đơn vị chưa cấp hoá đơn cho các đối tượng này.
Thứ hai, các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất
kho, hoá đơn không được ký xác nhận đầy đủ ngay của các thành viên có trách nhiệm nên dẫn đến công tác kiểm tra, kiểm soát chứng từ không được chặt chẽ, thiếu một số các thông số, chỉ tiêu thể hiện trên chứng từ.
- Khi thanh toán thù lao cho đối tượng vãng lai phiếu chi chưa thể hiện đầy đủ các thông tin cá nhân như số chứng minh thư, mã số thuế, địa chỉ. Có việc này là do Phòng Tài vụ - kế toán còn nhân nhượng, bỏ qua cho thiếu sót trên chứng từ của các đối tượng thanh toán vì công tác thanh toán trực tiếp cho các cá nhân này thường được các khoa ban tạm ứng và trực tiếp chi trả, do đó việc khai thuế đối với cơ quan thuế gặp nhiều khó khăn và thiếu sót.
- Một số chứng từ vẫn chưa hoàn thiện như hoá đơn mua hàng đa số còn thiếu mã số thuế của Học viện, một số phiếu thu, chi, nhập- xuất kho, biên bản giao nhận tài sản, công cụ dụng cụ thiếu chữ ký của kế toán trưởng và chánh văn phòng.
- Khi giao nhận hoặc điều chuyển tài sản cố định, trên biên bản giao nhận hoặc điều chuyển chỉ có số lượng, chưa có giá trị kèm theo.
Thứ ba, luân chuyển chứng từ thanh toán với thời gian lâu do các thủ tục xét
duyệt, trình ký trước khi thanh toán, kế toán nhận chứng từ sau khi kiểm soát tiến hành lập phiếu thu chi sau đó trình ký Trưởng phòng Tài vụ - Kế toán và trình Chánh
Văn phòng ký duyệt, sau đó quay về thủ quỹ, thủ quỹ tiến hành gọi điện cho các cá nhân có liên quan đến nhận tiền. Quy trình lập và trình ký mất khá nhiều thời gian.
- Công tác lưu trữ chứng từ được quan tâm và làm theo định kỳ nhưng công tác bảo quản chứng từ trong lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức, chứng từ lưu trữ còn bị bung, bị rách, bị nhoè chữ.
2.4.2.3. Tổ chức tài khoản kế toán.
Do chuyển đổi từ đơn vị thụ hưởng kinh phí ngân sách nhà nước hoàn toàn sang đơn vị tự đảm bảo được một phần chi phí, xuất phát từ quan niệm kinh doanh dịch vụ chưa triệt để nên một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chưa được phản ánh một cách đầy đủ.
Thứ nhất, tổ chức hệ thống tài khoản chưa sử dụng đầy đủ tài khoản cho các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh điển hình như sau:
- Doanh thu dịch vụ chỉ được ghi nhận khi khách hàng chuyển tiền về tài khoản của Học viện, trong khi đó theo chuẩn mực kế toán thì doanh thu được ghi nhận ngay khi phát sinh dịch vụ hoặc khi chuyển giao quyền sở hữu, sử dụng và phần lớn rủi ro của dịch vụ cho khách hàng. Tính doanh thu khi nhận được tiền thanh toán cho các dịch vụ, không sử dụng tài khoản 3111- phải thu của khách hàng. Như vậy không phản ánh được đầy đủ doanh thu phát sinh trong kỳ, gây khó khăn cho những quyết định của nhà quản lý, đồng thời không kiểm soát chi tiết được tình hình thanh toán và phát sinh công nợ. Doanh thu chủ yếu bên nguồn thu của Học viện là doanh thu từ hoạt động mở lớp, và do đặc điểm của các lớp tại chức là kéo dài từ 4 năm – 5 năm, số lượng sinh viên biến đổi qua các năm, số lượng sinh viên không được đối chiếu và chốt danh sách vào cuối mỗi năm. Học viện lại không tiến hành thanh lý giai đoạn, mà việc thanh lý chỉ được thực hiện khi đã hoàn thành khoá học và cấp bằng cho học viên, chính vì vậy việc thanh lý thường kéo dài, dẫn đến số lượng tiền bị chiếm dụng khá lớn. Việc không thanh lý giai đoạn dẫn đến kế toán không có căn cứ tính công nợ hàng năm, do đó doanh thu chỉ được tính khi thanh toán tiền. Đối với các lớp ngắn hạn từ 3 đến 5 tháng, số lượng học viên ít biến động, tuy nhiên Học viện vẫn không tính được công nợ vì trên hợp đồng mở lớp không thể hiện số tiền phải thanh toán, chính vì vậy khi thanh lý hợp đồng kế toán
mới có căn cứ để đôn đốc đối tác thanh toán, việc thanh lý hợp đồng thường kéo dài. Việc tính doanh thu không kịp thời ở các loại hình đào tạo của Học viện và việc đôn đốc công nợ còn có nhiều thiếu sót, khó kiểm soát và phụ thuộc vào việc theo dõi thủ công của kế toán theo dõi các lớp mở.
- Đối với hoạt động phát hành tài liệu, số lượng tồn kho là rất lớn, mặt khác thông tin và chế độ liên tục thay đổi khiến cho nhiều đầu sách bị lạc hậu hoặc không cạnh tranh được về chất lượng dẫn đến phát sinh số lượng không nhỏ tồn kho chờ thanh lý, kết quả hoạt động phát hành tài liệu không phản ánh được những chi phí thiệt hại tiềm ẩn do đó nếu có tài khoản dự phòng thuộc chế độ kế toán thì phân bổ chi phí sẽ hợp lý. Có điều này vì chế độ kế toán áp dụng cho đơn vị sự nghiệp chưa quy định tài khoản dự phòng, do đó Học viện không lập được dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho kho sách hàng bán.
- Đối với khoản phải thu của khách hàng cho việc cung cấp tài liệu và dịch vụ hoạt động cơ sở vật chất, phát sinh những khoản nợ chưa đòi được nhưng cũng không lập được tài khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi cho việc cung cấp hàng hoá và dịch vụ do trong quy định chưa có tài khoản này.
- Hàng năm Học viện đều tiến hành kiểm kê tài sản, nhưng luôn xảy ra hiện tượng chênh lệch giữa kiểm kê so với thực tế từ năm này qua năm khác, nhưng giá trị tài sản thiếu, thừa không được phản ánh vào tài khoản phải thu khác 3118 và tài khoản phải trả khác 3318.
- Học viện không dùng Tài khoản 153 – công cụ, dụng cụ. Những tài sản có giá trị dưới 5 triệu đồng được đơn vị coi là công cụ, dụng cụ và phản ánh thẳng vào chi phí và vào tài khoản ngoài bảng tài khoản 005.
- Toàn bộ hàng hoá, tài sản, dịch vụ mua về, khi chưa thanh toán ngay cho người cung cấp, Học viện không treo qua tài khoản 331 – phải trả nhà cung cấp theo từng đối tượng mà chỉ tiến hành làm thủ tục rồi chờ chuyển tiền và hạch toán thẳng vào chi phí. Như vậy rất khó khi đối chiếu với khách hàng về việc thanh toán các dịch vụ đã cung cấp, dễ bỏ sót và khó quản lý các khoản tiền chuyển đi thanh toán cho các đối tác.
dịch vụ từ nguồn thu, các tài sản được tính khấu hao hết vào chi phí hoạt động thường xuyên dù tài sản đó có nguồn gốc từ ngân sách hay từ nguồn thu của Học viện và sử dụng vào việc sản xuất kinh doanh. Việc không tách được phần khấu hao các tài sản có sử dụng vào sản xuất cung ứng dịch vụ đã dẫn đến không tính chính xác chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, như vậy chi phí tập hợp trên tài khoản 631 là không đầy đủ. Có việc này vì Học viện vẫn chưa xây dựng được quy chế sử dụng tài sản cũng như chưa đăng ký tỷ lệ phân bổ khấu hao tài sản cố định, và công tác hạch toán kế toán về khấu hao tài sản cố định vẫn chưa được coi trọng.
- Việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào trên tài khoản 3113 vẫn chưa được coi trọng, và Học viện không tiến hành khai thuế và khấu trừ thuế đầu vào. Hàng tháng công tác khai thuế GTGT đầu ra vẫn được tiến hành đầy đủ cho hoạt động tận dụng cơ sở vật chất, nhưng toàn bộ dịch vụ mua ngoài để phục vụ cho hoạt động tận dụng cơ sở vật chất như điện, nước… thì không khấu trừ thuế đầu vào mà tiến hành hạch toán toàn bộ giá trị phải thanh toán vào chi phí. Việc không khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho các hoạt động sản xuất kinh doanh theo phương pháp khấu trừ thuế đã dẫn đến việc xác định chi phí không chính xác.
- Việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hàng tháng đối với các cá nhân trong Học viện chưa được thực hiện, dẫn đến việc dồn giá trị thu thuế vào cuối năm lớn khiến cho công tác thu hồi gặp nhiều khó khăn. Thuế thu nhập cá nhân hàng tháng được kê khai chỉ bao gồm thuế khấu trừ của các đối tượng vãng lai của Học viện. Việc tính thuế hàng tháng chưa thực hiện được là do ngại tăng khối lượng công việc của kế toán, và công tác thuế thu nhập cá nhân vẫn chưa được quan tâm đầy đủ.
- Việc chuyển trả lương vào tài khoản cá nhân của cán bộ công nhân chưa được phản ánh ở tài khoản tiền gửi trung gian của ngân hàng. Sau khi chuyển tiền từ kho bạc về ngân hàng để ngân hàng tiến hành đổ lương vào tài khoản cá nhân của từng người, kế toán chỉ hạch toán mình phần tiền gửi kho bạc mà không hạch toán vào tài khoản phần tiền gửi trung gian của ngân hàng. Lý do kế toán bỏ qua một bước là số tiền chuyển từ kho bạc về ngân hàng để đổ lương vào tài khoản luôn luôn bằng nhau.
phát sinh như tài khoản 007- Ngoại tệ các loại.
- Một số dụng cụ lâu bền đưa vào sử dụng không qua tài khoản 005 - Công cụ dụng cụ, khiến cho công tác kiểm kê thường xuyên bị thừa thiếu.
- Luôn luôn xảy ra tình trạng thừa thiếu tài sản, hết năm này qua năm khác mà không có hướng xử lý, các phòng ban chức năng trong văn phòng là phòng Quản trị và phòng Tài vụ Kế toán không tìm được tiếng nói chung. Có điều này là do công tác quản lý và cung cấp tài sản còn chưa chặt chẽ. Khi cấp các tài sản mới cho người sử dụng, văn phòng chưa thu lại tài sản cũ hoặc chưa làm điều chuyển, dẫn đến tình trạng các phòng ban tự điều chuyển lẫn lộn tài sản, một thời gian rất lâu sau mới tiến hành kiểm kê thì dẫn đến tình trạng thừa thiếu không phát hiện được.
- Cuối mỗi năm không tiến hành xử lý chênh lệch ngoại tệ trên tài khoản tiền gửi ngoại tệ tại Ngân hàng Ngoại thương ảnh hưởng đến số dư tiền gửi.
-Chênh lệch tỷ giá. Học viện hợp tác với nước ngoài để đào tạo thạc sỹ Hành chính công và kinh phí lại nhận từ Đề án 165 của Chính phủ, khi nhận kinh phí từ Đề án 165 là Đồng Việt nam tính theo tỷ giá ngoại tệ tại thời điểm Đề án 165 chuyển tiền, và tiền nhận được là tiền gửi tại Kho bạc Nhà nước, nhưng khi thanh toán tiền thù lao cho đối tác là các Trường Đại học nước ngoài sau khi cung cấp dịch vụ giản dạy và cấp hóa đơn thì tỷ giá ngoại tệ đã bị biến động sang một tỷ giá khác cao hơn, như vậy Học viện luôn luôn bị bù lỗ số tiền biến động tỷ giá. Có việc này vì khi ký kết với Đề án 165 Học viện không tính trước được sự biến động của tỷ giá hối đoái, nên đã ký kết nhận 70% giá trị hợp đồng, nên việc hứng chịu rủi ro từ sự biến động tỷ giá là đương nhiên.
- Việc thanh toán nội bộ chưa được đôn đốc và quan tâm đúng mức, công nợ nội bộ giữa Học viện tại Hà Nội và cơ sở TP Hồ Chí Minh, phân viện Tây Nguyên chưa được tiến hành đối trừ kịp thời trên tài khoản 342 – Thanh toán nội bộ.
Thứ hai, sử dụng tài khoản chưa phản ánh đúng bản chất các giao dịch phát sinh.
Đối với những hoạt động dịch vụ liên kết, hoặc thực hiện một số chương trình, dự án khi tiền chuyển về hạch toán thu – chi qua tài khoản 3318 – phải trả khác, nhưng thực tế đó cũng chính là doanh thu của Học viện, phải phản ánh đầy đủ doanh thu, chi phí và chênh
lệch để làm nghĩa vụ với nhà nước nếu có.