TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
2.3.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Học viện Hành chính là hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp quy định tại Quyết định số 19/QĐ-BTC của Bộ Tài chính. Hệ thống tài khoản này được xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hoá của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản kế toán nhà nước.
[Phụ lục 2.4]
Hệ thống tài khoản này áp dụng thống nhất đối với kế toán hoạt động thụ hưởng, hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác của Học viện.
Hệ thống này đáp ứng đựơc các yêu cầu sau:
- Quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí thụ hưởng từ ngân sách nhà nước, nguồn thu sự nghiệp từ phí, lệ phí và nguồn khác từ hoạt động dịch vụ và hoạt động khác của Học viện.
- Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế phát sinh, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động.
- Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin và thoả mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan quản lý nhà nước.
Hệ thống tài khoản được bao gồm các loại sau: - Loại 1: Tiền và vật tư.
- Loại 2: Tài sản cố định. - Loại 3: Thanh toán. - Loại 4: Nguồn kinh phí. - Loại 5: Các khoản thu. - Loại 6: Các khoản chi.
- Loại 0: Tài khoản ngoài bảng.
Hệ thống tài khoản này được phân làm 3 cấp: - Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân.
- Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân trong đó 3 chữ số đầu thể thể hiện tài khoản cấp 1, số số thứ 4 thể hiện tài khoản cấp 2.
- Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân trong đó 3 chữ số đầu thể thể hiện tài khoản cấp 1, số số thứ 4 thể hiện tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện tài khoản cấp 3.
TK 661
Hệ thống tài khoản Học viện sử dụng được sử dụng đến tài khoản cấp 3 để phản ánh tình hình tài chính và đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh trong đơn vị. Các tài khoản được dùng đồng thời với việc tách chi tiết nguồn kinh phí cho các hoạt động phát sinh, chính vì vậy hệ thống tài khoản vẫn thể hiện được tính đa dạng và nhiều mặt của các đối tượng kế toán, phục vụ cho nhu cầu thông tin nhanh chóng của đơn vị, giúp kiểm soát và điều tiết các nguồn kinh phí được thuận tiện và kịp thời.
Đối với nguồn kinh phí thụ hưởng từ ngân sách nhà nước các tài khoản và nội dung hạch toán chủ yếu được thể hiện qua một số tài khoản chủ yếu và qua sơ đồ sau:
TK 0081: Tài khoản dự toán chi hoạt động, dùng để phản ánh số kinh phí được cấp phát từ Ngân sách Nhà nước..
TK 461211: Tài khoản nguồn kinh phí hoạt động, dùng để phản ánh tình hình tiếp nhận và quyết toán kinh phí từ Ngân sách Nhà nước
TK 661211: Tài khoản chi hoạt động, dùng để phản ánh tình hình chi thường xuyên từ Ngân sách Nhà nước.
Sơ đồ số 2.6 : Kế toán nguồn kinh phí hoạt động thụ hưởng
Rút dự toán
TK 111, 112 TK 461211 - Nguồn kinh phí hoạt động TK 111
TK 661211 phí không sử dụng hết nộp
NSNN
Rút dự toán chi hoạt động về nhập quỹ
Rút dự toán chi hoạt động thanh toán trực tiếp.
TK 008
Kết chuyển chi phí hoạt động
Ngân sách Dự toán
Cuối niên độ kế toán, kinh
ghi giảm nguồn kinh phí khi quyết toán được duyệt
hoạt động được giao
Sơ đồ số 2.7 : Kế toán chi thường xuyên hoạt động thụ hưởng
Đối với nguồn thu sự nghiệp của đơn vị từ phí lệ phí, tài khoản và nội dung hạch toán chủ yếu được thể hiện qua một số tài khoản chủ yếu và qua sơ đồ sau:
TK 5111: Tài khoản thu phí, lệ phí. TK 5118: Tài khoản thu khác.
TK 661212: Tài khoản chi thường xuyên từ nguồn thu.
chi thường xuyên khi quyết toán được phê duyệt Tiền lương, tiền công, phụ cấp phải trả
CC,VC và người lao động khác
TK 461
Chi nghiệp vụ chuyên môn, chi thường xuyên khác phát sinh
TK 334, 335 TK 661 (661211) - Chi thường xuyên TK 111, 112, …
Các khoản phải trả các đối tượng khác
Các khoản ghi giảm chi phí
K/c số chi thường xuyên để ghi giảm nguồn kinh phí
TK431
Khi được tạm trích lập các quỹ trong kỳ từ chênh lệch thu, chi h/đ thường xuyên
Số chi thường xuyên sai quyết toán không được duyệt, thu hồi trên tiền lương, phụ cấp phải trả CC, VC
TK 111, 112, 152, 331, 312, .. TK 311 (3118) TK 461 (461211) TK 332 Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, TK 241
Kết chuyển CP sửa chữa lớn TSCĐ
Rút dự toán chi thường xuyên để chi trực tiếp
Sơ đồ số 2.8 : Kế toán các khoản thu sự nghiệp
Số phí, lệ phí phải nộp NSNN
Kết chuyển số chênh lệch thu lớn
Số thu thêm do số phải thu lớn hơn số tạm thu
K/c số tạm thu thành thu chính thức Số phí, lệ phí được để lại
trang trải chi phí
khối lượng công việc theo đơn đặt hàng của NN khi được nghiệm thu
thanh toán
TK 111, 112 TK 511 - Các khoản thu TK 111, 112, …
sự nghiệp và hoạt động khác theo quy định (nếu có)
Khi thu phí, lệ phí
Thu thanh lý nhượng bán TSCĐ TK 333
Thu hoạt động sự nghiệp và thu khác
TK 46112
Số phí, lệ phí đã thu phải nộp NSNN nhưng được để lại chi đã
làm thủ tục ghi thu, chi NS
TK 311
Thu lãi tiền gửi ngân hàng, kho bạc, lãi cho vay,… Chi trực tiếp hoạt động của
TK 4212
Số tạm thu Trả lại tiền thừa do số tạm thu lơn hơn phải thu
Sơ đồ số 2.9 : Kế toán chi phí thường xuyên từ nguồn thu.
Đối với nguồn thu từ hoạt động kinh doanh dịch vụ của đơn vị từ hoạt động mở lớp bồi dưỡng theo nhu cầu; hoạt động phát hành tài liệu; hoạt động tận dụng cơ sở vật chất nội dung hạch toán được thể hiện qua một số tài khoản chủ yếu và qua sơ đồ sau:
TK 531: Tài khoản thu hoạt động kinh doanh, dịch vụ. TK 631: Tài khoản chi hoạt động sản xuất kinh doanh.
TK 421: Chênh lệch thu chi chưa xử lý. Tài khoản này dùng để phản ánh số chi thường xuyên khi quyết
toán được phê duyệt Tiền lương, tiền công, phụ cấp phải trả
CC,VC và người lao động khác
Chi nghiệp vụ chuyên môn, chi thường xuyên khác phát sinh
Quyết toán gía trị vật tư, DC tồn kho, XDCB và sửa chữa lớn, chi hoạt động
TK 334, 335 Chi thường xuyên từ nguồn thuTK 661212 - TK 111, 112, …
Các khoản phải trả các đối tượng khác
Các khoản ghi giảm chi phí
K/c số chi thường xuyên để ghi giảm nguồn kinh phí
TK 337
Số chi thường xuyên sai quyết toán không được duyệt, thu hồi trên tiền lương, phụ cấp phải trả CC, VC
TK 111, 112, 152, 331, 312, .. TK 311 (3118) TK 461 (461212) TK 332 Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, TK 241
chênh lệch giữa thu, chi của hoạt động kinh doanh, hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác và việc xử lý số chênh lệch đó.
Sơ đồ số 2.10 : Kế toán các khoản thu hoạt động dịch vụ
Kết chuyển số chênh lệch thu nhỏ hơn chi Kết chuyển chênh lệch TK 155 TK 531 - Thu hoạt động dịch vụ TK 111, 112, 311 Hàng hóa xuất bán Doanh thu bán hàng TK 4212 TK 333
thu lớn hơn chi TK 631
- K/c chi phí của khối lượng giao dịch hoàn thành được xác định tiêu thụ trong kỳ
- Trị giá vốn sản phẩm xuất tiêu
Các loại thuế phải nộp NSNN
Thu lãi tiền gửi ngân hàng, lãi trái phiếu của hoạt động SXKD Trị giá vốn của sản phẩm
thụ ngay không qua nhập kho - K/c CP bán hàng, CP liên quan đến hoạt động SXKD
Sơ đồ số 2.11 : Kế toán chi phí hoạt động kinh doanh dịch vụ