CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU
1.3.2.2. Tổ chức tài khoản kế toán.
Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế và theo trình tự thời gian. Tài khoản kế toán phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, sự vận động tài sản, tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác, tình hình thu chi các hoạt động khác trong đơn vị.
Tổ chức tài khoản kế toán là tổ chứng vận dụng phương pháp tài khoản để xây dựng hệ thống tài khoản phù hợp với đơn vị trên cơ sở chế độ và vận dụng chế độ. Phương pháp tài khoản đó thực chất là hệ thống hoá thông tin về các nghiệp vụ về tài sản và nguồn vốn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hệ thống tài khoản kế toán được nhà nước ban hành một cách thống nhất nhằm quản lý, điều hành hạch toán kế toán của các đơn vị.
Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp được xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản kế toán nhà nước, nhằm:
+ Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ ngân sách nhà nước, vốn, quỹ công, đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của từng lĩnh vực, từng đơn vị hành chính sự nghiệp;
+ Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của các đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động;
+ Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiện tính toán thủ công (hoặc bằng máy vi tính...) và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan quản lý Nhà nước.
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính quy định gồm 7 loại, từ Loại 1 đến Loại 6 là các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và Loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản.
- Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân;
- Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2);
- Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện Tài khoản cấp 3);
- Tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được đánh số từ 001 đến 009. Ngoài ra hệ thống tài khoản kế toán bao gồm nhiều loại tài khoản với nhiều nội dung kinh tế, kết cấu và công dụng khác nhau. Để vận dụng có hiệu quả thì cần thiết phải phân loại tài khoản. Có thể phân loại tài khoản theo những cách sau:
- Phân loại tài khoản theo công dụng và kết cấu, bao gồm:
+ Tài khoản cơ bản: gồm tài khoản tài sản và tài khoản nguồn vốn, dùng để phản ánh trực tiếp từng loại tài sản và nguồn vốn.
+ Tài khoản nghiệp vụ kế toán: dùng để phản ánh các thông tin về quá trình sản xuất kinh doanh như tài khoản doanh thu, chi phí, kết quả.
- Phân loại theo quan hệ với báo cáo tài chính
+ Tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán: bao gồm nhóm tài khoản phản ánh giá trị tài sản và nhóm tài khoản phản ánh nguồn hình thành tài sản. Những tài khoản này có số dư bên Nợ hoặc Có. Các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối tượng kế toán gồm tài sản, nguồn hình thành tài sản và quá trình sử dụng tài sản tại đơn vị
hành chính sự nghiệp. Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi kép" nghĩa là khi ghi vào bên Nợ của một tài khoản thì đồng thời phải ghi vào bên Có của một hoặc nhiều tài khoản khác hoặc ngược lại.
+ Tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán: là những tài khoản bổ sung nhằm thể hiện rõ một số chỉ tiêu của một số tài khoản đã được phản ánh trong bảng cân đối kế toán. Các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản phản ánh những tài sản hiện có ở đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị (như tài sản thuê ngoài, nhận giữ hộ, nhận gia công, tạm giữ...), những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản nhưng cần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý, như: Giá trị công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng, nguyên tệ các loại, dự toán chi hoạt động được giao...
Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi đơn" nghĩa là khi ghi vào một bên của một tài khoản thì không phải ghi đối ứng với bên nào của các tài khoản khác.
Tổ chức tài khoản kế toán phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản sau:
- Đảm bảo phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn trên các phương tiện số lượng, cơ cấu.
- Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán gắn với yêu cầu quản lý và cơ chế quản lý tài chính của đơn vị.
- Đảm bảo phản ánh được tính liên tục trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị, ghi chép kế toán phải được kiểm tra và kịp thời phản ánh chính xác sự biến động của tài sản và nguồn vốn của đơn vị.
Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian và theo đối tượng hạch toán kế toán. Tài khoản kế toán phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, sự vận động tài sản, tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác, tình hình thu, chi các hoạt động sự nghiệp, hoạt động khác tổ chức trong đơn vị sự nghiệp.
Tổ chức tài khoản kế toán là tổ chức vận dụng phương pháp tài khoản để xây dựng hệ thống tài khoản phù hợp với đơn vị trên cơ sở chế độ và vận dụng chế độ. Hệ thống tài khoản kế toán của các đơn vị hành chính sự nghiệp được xây dựng trên nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản của nhà nước, nhằm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ ngân sách nhà nước, vốn, quỹ công, đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của từng lĩnh vực, từng đơn vị hành chính sự nghiệp; phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của các đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động; đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiện tính toán thủ công (hoặc bằng máy vi tính...) và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan quản lý Nhà nước.
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính quy định ban hành theo Quy định số 19/2006/QĐ- BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính gồm 7 loại, từ Loại 1 đến Loại 6 là các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và Loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản. Các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản phản ánh toàn bộ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo đối tượng tài sản, nguồn hình thành tài sản (nguồn kinh phí) và quá trình sử dụng tài sản tại đơn vị hành chính sự nghiệp. Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản kế toán thực hiện theo nguyên tắc “ghi kép”.
- Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân;
- Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2);
- Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện Tài khoản cấp 3);
- Tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được đánh số từ 001 đến 009 là các tài khoản phản ánh tài sản hiện có ở đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị. Các tài khoản ngoài bảng thực hiện “ghi đơn”. Ngoài ra hệ thống tài khoản kế toán bao gồm nhiều loại tài khoản với nhiều nội dung kinh tế, kết cấu và công dụng khác nhau.
Tổ chức tài khoản kế toán phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản sau: Hệ thống tài khoản sử dụng phải được xây dựng trên cơ sở vận dụng chế độ kế toán của nhà nước và trên cơ sở về nhu cầu thông tin của đơn vị. Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Quyết định 19/2006/QĐ-BTC để lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị; đảm bảo phản ánh tình hình tài sản, nguồn kinh phí trên các chỉ tiêu, số lượng, cơ cấu; xây dựng hệ thống tài khoản kế toán gắn với yêu cầu quản lý và cơ chế quản lý tài chính của đơn vị; đảm bảo phản ánh được tính liên tục trong quá trình hoạt động của đơn vị, ghi chép kế toán phải được kiểm tra và kịp thời phản ánh chính xác sự biến động của tài sản và nguồn kinh phí của đơn vị.
Trường hợp các đơn vị cần mở thêm Tài khoản cấp 1 (các tài khoản 3 chữ số) ngoài các Tài khoản đã có hoặc cần sửa đổi, bổ sung Tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3 trong Hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định thì phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.
Đối với những đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo một phần kinh phí hoạt động thường xuyên thì ngân sách nhà nước sẽ cấp phần còn lại của kinh phí hoạt động thường xuyên cho đơn vị.
Việc tiếp nhận kinh phí hoạt động thường xuyên cho đơn vị được Ngân sách nhà nước cấp theo định kỳ hàng năm theo các cấp dự toán. Tổ chức hạch toán nguồn kinh phí hoạt động thụ hưởng từ ngân sách nhà nước như sau:
- Kế toán nguồn kinh phí: Phản ánh việc tiếp nhận, quản lý sử dụng các nguồn kinh phí ngân sách cấp, nguồn kinh phí thu tại đơn vị, nguồn kinh phí viện trợ, tài trợ và thanh quyết toán các nguồn kinh phí, phản ánh số hiện có và tình hình biến động nguồn kinh phí hình thành tài sản cố định.
Tài khoản sử dụng chủ yếu bao gồm:
TK 008: Tài khoản dự toán chi hoạt động, dùng để phản ánh số kinh phí được cấp phát.
TK 461: Tài khoản nguồn kinh phí hoạt động, dùng để phản ánh tình hình tiếp nhận và quyết toán kinh phí.
Sơ đồ số 1.1 : Hạch toán nguồn kinh phí hoạt động
[Nguồn: QĐ19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính]
(phí, lệ phí và tiền hàng viện trợ) Rút dự toán
TK 111, 112 TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động
TK 111, 152, 153, 211, 213, 331, 332, 342, 661, … TK 112 TK 511 phí không sử dụng hết phải nộp NSNN (nếu có)
Rút dự toán chi hoạt động về nhập quỹ, mua vật tư, dụng cụ, TSCĐ,
Bổ sung nguồn kinh phí từ các khoản thu Nhận kinh phí NSNN cấp/cấp trên cấp
bằng tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc,..
TK 008
TK 421 Bổ sung nguồn kinh phí từ các khoản
TK 521
TK 111, 112, 152, 153, 211,… Kinh phí được viện trợ phi dự án
TK 661
K/C chi phí hoạt động
hoạt động ra sử dụng Dự toán chi
thanh toán các khoản nợ phải trả hoặc để chi trực tiếp Cuối niên độ kế toán, kinh
ghi giảm nguồn kinh phí khi quyết toán được duyệt
hoạt động được giao
chênh lệch thu lớn hơn chi Ghi tăng nguồn kinh phí khi có chứng từ ghi thu, chi ngân sách về
(nếu có chứng từ ghi thu, ghi chi ngay khi được viện trợ)
Sơ đồ số 1.2 : Kế toán chi phí thường xuyên
[Nguồn: QĐ19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính]
Đối với đơn vị sự nghiệp có thu tự chủ tài chính thì thủ trưởng đơn vị căn cứ vào hướng dẫn của Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2006 để xây dựng phương án tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính, sau đó trình cơ quan chủ quản phê duyệt.
Tổ chức hạch toán hoạt động sự nghiệp có thu bao gồm kế toán các khoản: Chi nghiệp vụ chuyên môn, chi thường
xuyên khác phát sinh TK 111, 112, 152,
153, 331, 312, ..
TK 642, 643
chi thường xuyên khi quyết toán được phê duyệt Tiền lương, tiền công, phụ cấp phải trả
CC,VC và người lao động khác
Rút dự toán chi thường xuyên để sử dụng Quyết toán gía trị vật tư, DC tồn kho,
XDCB và sửa chữa lớn, chi hoạt động TK 334, 335
TK 661 (661211) - Chi thường xuyên
(hoạt động thụ hưởng) TK 111, 112, …
Các khoản phải trả các đối tượng khác
Các khoản ghi giảm chi phí
K/c số chi thường xuyên để ghi giảm nguồn kinh phí
TK 337 TK431
Khi được tạm trích lập các quỹ trong kỳ từ chênh lệch thu, chi h/đ thường xuyên
Số chi thường xuyên sai quyết toán không được duyệt, thu hồi trên tiền lương, phụ cấp phải trả CC, VC
Đơn vị sự nghiệp phân bổ dần chi phí trả trước, chi phí quản lý chung
TK 311 (3118) TK 461 (46121) TK 0081 TK 332 Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, TK 241
Kết chuyển CP sửa chữa lớn TSCĐ
TK 413 Lãi tỉ giá hối đoái của
hoạt động HCSN
- Kế toán vốn bằng tiền: phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại vốn bằng tiền của đơn vị gồm: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại ngân hàng, kho bạc.
- Kế toán vật tư, tài sản: Phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm tại đơn vị.
- Kế toán thanh toán:
+ Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu theo từng đối tượng thanh toán trong và ngoài đơn vị.
+ Phản ánh các khoản nợ phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoản phải trả cán bộ viên chức và các khoản phải trả, phải nộp khác.
+ Các đơn vị cá tổ chức hoạt động dịch vụ phải đăng ký kê khai nộp thuế theo luật định.
- Kế toán nguồn vốn, quỹ : phản ánh việc tiếp nhận, quản lý sử dụng các nguồn KP, nguồn KP thu tại đơn vị, nguồn KP viện trợ, tài trợ và thanh quyết toán các nguồn KP, phản ánh số hiện có và tình hình biến động nguồn KP hình thành TSCĐ. Phản ánh tình hình trích lập và sử dụng các quỹ của đơn vị : quỹ dự phòng ổn định thu nhập, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ phát triện HĐSN
- Kế toán chi: phản ánh các khoản chi hoạt động dịch vụ và chi phí của các hoạt động khác trên cơ sở đó xác định kết quả của hoạt động dịch vụ và hoạt động khác.
- Kế toán các khoản thu: phản ánh các khoản thu về phí, lệ phí và các khoản thu SN phát sinh ở đơn vị; phản ánh các khoản thu về hoạt động dịch vụ , thu thanh lý, nhượng bán TSCĐ, thu lãi tiền gửi....
- Kế toán chênh lệch thu chi: Dựa trên cơ sở tổng số thu và tổng số chi của từng HĐ xác định kết quả chênh lệch thu chi để có phương án phân phối số chênh lệch đó theo qui định của cơ chế tài chính.
- Lập báo cáo tài chính theo qui định để gửi lên cơ quan cấp trên và cơ quan tài chính. Tài khoản sử dụng:
TK 511: Các khoản thu (thu phí, lệ phí, thu theo đơn đặt hàng của nhà nước, thu khác).
TK 531: Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh. TK 631: Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh. TK 421: Chênh lệch thu chi chưa xử lý.
Sơ đồ số 1.3 : Hạch toán các khoản thu sự nghiệp
[Nguồn: QĐ19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính]
TK 342