a) Quy trình xử lý văn bản đi, văn bản đến
Văn phòng KTNN là đơn vị đầu mối tiếp nhận các văn bản đến và phát hành văn bản đi của KTNN, cụ thể như sau:
39
- Phòng Hành chính trực thuộc Văn phòng KTNN có trách nhiệm hàng ngày tiếp nhận các văn bản đến, phân loại và trình lãnh đạo KTNN xem xét, chỉ đạo triển khai thực hiện đến các đơn vị và cá nhân trực thuộc.
- Phòng Thư ký- Tổng hợp có trách nhiệm tiếp nhận các văn bản do các
đơn vị trực thuộc soạn thảo trình lãnh đạo KTNN xem xét và ký phát hành. Văn bản trình lãnh đạo KTNN đều được Phòng Thư ký- Tổng hợp rà soát và yêu cầu đơn vị soạn thảo chỉnh sửa và hướng dẫn đơn vị soạn thảo chỉnh sửa khi có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo KTNN. Khi văn bản đã được lãnh đạo KTNN ký, Phòng Thư ký- Tổng hợp giao lại cho đơn vị chủ trì phối hợp với Phòng Hành chính để phát hành theo đúng quy định của pháp luật.
Để thực hiện tốt quy trình này, các đơn vị thực hiện phải căn cứ vào các quy định của KTNN về soạn thảo và ban hành văn bản của KTNN; quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn thi hành.
b) Quy trình tiếp nhận, tuyển dụng công chức, đánh giá cán bộ, công chức và người lao động
- Vụ Tổ chức cán bộ có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo KTNN xây dựng và hướng dẫn thực hiện Quy trình này. Đây là một quy trình hết sức quan trọng của KTNN, quy định cụ thể về trình tự xem xét tiếp nhận, tuyển dụng công chức, kiểm toán viên và người lao động về làm việc tại KTNN, đặc biệt là
đối với kiểm toán viên nhà nước.
- Các đơn vị trực thuộc KTNN căn cứ quy định của Quy trình và thẩm quyền được phân cấp phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ thực hiện Quy trình này.
c) Quy trình xây dựng kế hoạch công tác năm
- Văn phòng KTNN có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo KTNN xây dựng Kế hoạch công tác năm của ngành trên cơ sở tổng hợp Kế hoạch công tác của các đơn vị trực thuộc. Kế hoạch công tác năm của KTNN được Tổng KTNN ký gửi Quốc hội, Chính phủ và các cơ quan chức năng của Nhà nước.
40
- Vụ Tổng hợp có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo KTNN xây dựng Kế hoạch kiểm toán năm của KTNN trên cơ sở tổng hợp kế hoạch kiểm toán của các KTNN chuyên ngành và khu vực theo đúng thời gian quy định của pháp luật và Tổng KTNN. Kế hoạch kiểm toán năm của KTNN do Tổng KTNN ký phát hành, được gửi cho Quốc hội, Chính phủ, các cơ quan chức năng của Nhà nước và các cơ quan có liên quan. Theo quy định, Kế hoạch kiểm toán năm phải được họp báo công bố công khai trước 30 ngày kể từ ngày ký phát hành.
d) Trình tự thẩm định, xét duyệt và phát hành báo cáo kiểm toán
Dự thảo BCKT được các KTNN chuyên ngành và khu vực hoàn chỉnh, trước khi phát hành phải trình lãnh đạo KTNN xét duyệt, cụ thể như sau:
- Vụ Tổng hợp:
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ trình dự thảo BCKT của KTNN chuyên ngành hoặc khu vực, Vụ Tổng hợp tiếp nhận, kiểm tra và gửi lãnh đạo KTNN và các đơn vị chức năng có liên quan. Đồng thời, thẩm
định dự thảo BCKT về nội dung, kết quả kiểm toán so với mục tiêu và chỉ đạo của lãnh đạo KTNN; về mục tiêu, trọng yếu, nội dung kiểm toán; việc tuân thủ
chuẩn mực về BCKT... và có trách nhiệm trình lãnh đạo KTNN kết quả thẩm
định, các kiến nghị (nếu có) để lãnh đạo KTNN xem xét, đánh giá, kết luận và
đăng ký lịch xét duyệt BCKT qua Văn phòng KTNN. Thời hạn tổ chức xét duyệt tối đa là 10 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ do KTNN chuyên ngành, khu vực trình lãnh đạo KTNN. Báo cáo kết quả thẩm định phải được trình lãnh đạo KTNN và gửi cho đơn vị dự thảo BCKT trước 02 ngày tổ chức cuộc họp xét duyệt của lãnh đạo KTNN.
- Vụ Pháp chế: thẩm định dự thảo BCKT về mặt pháp lý như việc tuân thủ
các quy định về hồ sơ kiểm toán, mẫu, thể thức trong việc lập BCKT; tính hợp pháp của các nhận xét, đánh giá, kết luận, kiến nghị kiểm toán trong dự thảo BCKT... Sau đó, báo cáo kết quả thẩm định bằng văn bản với lãnh đạo KTNN và
41
gửi cho đơn vị dự thảo BCKT trước 02 ngày tổ chức cuộc họp xét duyệt của lãnh
đạo KTNN.
- Lãnh đạo KTNN xét duyệt dự thảo Báo cáo kiểm toán:
Chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày nhận được dự thảo BCKT, lãnh đạo KTNN tổ chức xét duyệt dự thảo BCKT. Thành phần tham dự buổi xét duyệt dự thảo BCKT gồm có lãnh đạo KTNN, Kiểm toán trưởng KTNN chuyên ngành hoặc khu vực, lãnh đạo Đoàn kiểm toán, Trưởng (hoặc Phó) phòng Tổng hợp và các thành viên khác có liên quan (nếu có), đại diện của Vụ Tổng hợp, Vụ Pháp chế và Văn phòng KTNN, các thành phần khác do lãnh đạo KTNN yêu cầu khi xét thấy cần thiết.
-Hoàn thiện dự thảo BCKT, gửi lấy ý kiến đơn vị được kiểm toán: Sau khi lãnh đạo KTNN có ý kiến chỉ đạo, Vụ Tổng hợp có trách nhiệm thông báo cho các đoàn kiểm toán chỉnh sửa và hoàn thiện. Trong thời hạn 10 ngày kể từ
khi lãnh đạo KTNN xét duyệt, Kiểm toán trưởng KTNN chuyên ngành hoặc khu vực chỉ đạo Đoàn kiểm toán hoàn thiện dự thảo BCKT theo nội dung thông báo kết quả xét duyệt của lãnh đạo KTNN. KTNN chuyên ngành hoặc khu vực gửi dự thảo BCKT đã được hoàn thiện cho đơn vị được kiểm toán để
lấy ý kiến đồng thời gửi Vụ Tổng hợp để kiểm tra việc hoàn thiện dự thảo. Trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày nhận được dự thảo, đơn vị được kiểm toán phải có ý kiến bằng văn bản gửi KTNN, quá thời hạn trên mà không có ý kiến gì thì coi nhưđơn vị đã nhất trí với dự thảo Báo cáo kiểm toán và Trưởng đoàn kiểm toán tổ chức hội nghị thông báo kết quả kiểm toán.
- Tổ chức thông báo kết quả kiểm toán với đơn vị được kiểm toán: KTNN chuyên ngành hoặc khu vực tổ chức thông báo kết quả kiểm toán, thành phần tham dự có lãnh đạo KTNN, lãnh đạo KTNN chuyên ngành hoặc khu vực, Đoàn kiểm toán, đại diện đơn vị được kiểm toán. Trưởng đoàn kiểm toán trình bày tóm tắt dự thảo BCKT, đại diện đơn vị được kiểm toán và các đại biểu tham gia. Cuối cùng, lãnh đạo hoặc người được uỷ quyền kết luận hội nghị và chỉđạo.
42
- Phát hành BCKT: Kiểm toán trưởng KTNN chuyên ngành hoặc khu vực có trách nhiệm chỉ đạo việc hoàn thiện dự thảo BCKT theo kết luận của lãnh đạo KTNN tại Hội nghị thông báo kết quả kiểm toán sau đó ký phát hành BCKT (Tổng KTNN uỷ quyền) và gửi thông báo kết luận, kiến nghị kiểm toán cho đơn vị được kiểm toán và các cơ quan, đơn vị, tổ chức có liên quan để thực hiện hoặc chỉđạo việc thực hiện các kết luận, kiến nghị của KTNN.
Trước khi phát hành BCKT, Vụ Tổng hợp và Văn phòng KTNN có trách nhiệm kiểm tra việc hoàn chỉnh BCKT cũng như thông báo kết luận, kiến nghị
kiểm toán trình lãnh đạo KTNN.
e) Quy trình thanh tra, kiểm tra của KTNN
Quy trình thanh tra, kiểm tra của KTNN quy định trình tự, nội dung các bước tiến hành một cuộc thanh tra, kiểm tra của KTNN từ khi chuẩn bị đến khi kết thúc cuộc thanh tra, kiểm tra. Quy trình này gồm có 3 bước như sau:
- Chuẩn bị và quyết định thanh tra, kiểm tra: đây là giai đoạn chuẩn bị
nhằm thiết lập kế hoạch, nội dung để tiến hành thanh tra, kiểm tra. Vụ Pháp chế có trách nhiệm xây dựng kế hoạch trình Tổng KTNN xem xét và ra quyết
định thanh tra, kiểm tra đồng thời phê duyệt kế hoạch thanh tra, kiểm tra.
- Tiến hành thanh tra, kiểm tra: đây là quá trình sử dụng các phương pháp thanh tra, kiểm tra để phát hiện, làm rõ các vấn đề, sự việc từ đó đưa ra kết luận chính xác, trung thực, khách quan về nội dung cần thanh tra, kiểm tra. - Kết thúc thanh tra, kiểm tra: chậm nhất 15 ngày kể từ ngày kết thúc thanh tra, kiểm tra tại đơn vị, Trưởng đoàn thanh tra, kiểm tra phải có báo cáo kết quả thanh tra, kiểm tra và dự thảo kết luận thanh tra, kiểm tra gửi Tổng KTNN.
g) Quy trình kiểm soát chất lượng kiểm toán
Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng kiểm toán được giao nhiệm vụ tổ
chức thực hiện kiểm soát chất lượng kiểm toán theo đúng Quy trình kiểm soát chất lượng kiểm toán do Tổng KTNN ban hành.
Các KTNN chuyên ngành, khu vực có trách nhiệm phối hợp với Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng kiểm toán trong kiểm soát chất lượng kiểm toán.
43