Điều kiện để thực hiện lộ trình xây dựng và thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán như sau:
- Lãnh đạo Kiểm toán Nhà nước cần có định hướng rõ ràng về phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán. Việc thiếu một định hướng rõ ràng về phạm vi áp dụng của hệ thống quản lý chất lượng sẽ tác động trực tiếp đến việc hoạch định chi phí, tổ chức thực hiện và nội dung triển khai các quy trình, thủ tục cũng như sẽ ảnh hưởng tới hiệu quả chung mà hệ thống mang lại cho hoạt động của đơn vị. Lãnh đạo KTNN cần chủ động giới hạn việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tới một số hoạt động cụ thể thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn vị để từng bước làm quen với một tư duy quản lý mới. Tuy nhiên, nếu không có một định hướng và lộ trình rõ ràng của việc mở
rộng phạm vi áp dụng này thì cơ quan sẽ thấy rằng hiệu quả áp dụng hệ thống sẽ có nhiều hạn chế do sự thiếu tính đồng bộ. Đồng thời, cơ quan cũng sẽ chịu một áp lực lớn tạo nên bởi sự không tương xứng giữa mong đợi của xã hội về
việc cải tiến thực sự hiệu lực, hiệu quả mà cơ quan chịu trách nhiệm thực hiện. - Tổng kết, đánh giá toàn diện về vai trò của Kiểm toán Nhà nước, vai
115
trò và hiệu quả của hoạt động kiểm toán, từ đó đề ra những yêu cầu đổi mới hoạt động kiểm toán gắn với công cuộc cải cách hành chính của Chính phủ và
định hướng áp dụng theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng. Tiếp tục thực hiện đẩy mạnh công tác cải cách thủ tục hành chính, hoàn thiện các quy trình quản lý để đảm bảo tính công khai, minh bạch, xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn trong việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của Kiểm toán Nhà nước.
- Tiến hành tổng kiểm tra, rà soát, đánh giá việc thực hiện các quy định liên quan đến tổ chức và hoạt động kiểm toán, các điều kiện hoạt động kiểm toán nhà nước trong các văn bản pháp luật có liên quan để đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ của hệ thống pháp luật. Rà soát, nghiên cứu các thủ tục hành chính, quy trình xử lý công việc trong phạm vi quản lý của KTNN để kịp thời chỉnh sửa, bổ sung hoặc hủy bỏ các quy định trái pháp luật, không phù hợp gây cản trởđến hiệu quả hoạt động của KTNN; chú trọng việc đơn giản hóa các thủ
tục hành chính, mọi công việc được quy định rõ ràng và thực hiện công khai các thủ tục hành chính, nâng cao tinh thần trách nhiệm trong xử lý công việc.
- Các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước nghiên cứu, tổng kết đánh giá kết quả thực hiện các quy trình thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
đơn vị và các quy trình mang tính phối hợp, tác động qua lại giữa các đơn vị
trực thuộc KTNN; đánh giá việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị
trực thuộc Kiểm toán Nhà nước để thấy rõ những tồn tại, hạn chế.
- Bộ phận thường trực cải cách hành chính giúp lãnh đạo KTNN xác
định các công việc chung, giống hoặc tương tự nhau ở các đơn vị để đề xuất xây dựng quy trình chung áp dụng thống nhất cho các đơn vị. Các đơn vị trực thuộc KTNN xác định phạm vi áp dụng ISO phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao, thực trạng hoạt động và tính chất công việc trình lãnh đạo KTNN xem xét, phê duyệt. Việc lựa chọn công việc để xây dựng quy trình quản lý cần phân tích sâu sắc mục đích, yêu cầu, biện pháp thực hiện phù hợp khả năng thực tế, nhằm bảo đảm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, tránh việc dàn trải, chọn nhiều công việc đưa vào hệ thống quản lý chất lượng.
116
- Lãnh đạo KTNN cần chú trọng công tác tư tưởng, vận động mọi thành viên tham gia, phát hiện kịp thời các vướng mắc, khó khăn để thực hiện có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng; quan tâm, tạo điều kiện để lãnh đạo và một số cán bộ nòng cốt được đào tạo kỹ năng soạn thảo quy trình, biểu mẫu, kỹ
năng đánh giá nội bộ và xử lý các yêu cầu khi khắc phục các lỗi mắc phải. - Lãnh đạo Kiểm toán Nhà nước có trách nhiệm thành lập, điều hành và giám sát hệ thống quản lý chất lượng sao cho phù hợp với mục tiêu của Kiểm toán Nhà nước. Để hệ thống này vận hành tốt, lãnh đạo Kiểm toán Nhà nước cần tuân thủ một số nguyên tắc như: xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp kiểm toán viên cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; xác định rõ các hoạt
động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao; mọi cán bộ, công chức, kiểm toán viên của KTNN phải tuân thủ hệ thống quản lý chất lượng; quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát; tiến hành các biện pháp kiểm tra định kỳ.
- Điều kiện quan trọng để xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán theo TCVN ISO 9001:2000 tại cơ quan được thành công, cần phải có sự huy động các nguồn lực cần thiết nhằm phục vụ quá trình xây dựng và áp dụng Hệ thống chất lượng. Ngoài ra, trách nhiệm của các bên (Tổ chức tư vấn, Kiểm toán Nhà nước) phải được xác định rõ ràng.
Phía Tổ chức tư vấn sẽ thực hiện các công việc đào tạo, tư vấn xây dựng và hướng dẫn áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 và chịu trách nhiệm cho tới khi các đơn vị của Kiểm toán Nhà nước nhận được chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000.
+ Bố trí cán bộđược đào tạo đầy đủ về kiến thức chuyên môn liên quan, có chứng chỉ chuyên gia đánh giá của các tổ chức chuyên môn quốc tế cấp.
+ Có kinh nghiệm tư vấn, trong đó có các cơ quan hành chính và quản lý nhà nước.
+ Có khả năng giao tiếp tốt, sử dụng thành thạo về công nghệ thông tin. Phía Kiểm toán Nhà nước cần chuẩn bị phòng làm việc và phòng học, đủ
117
chỗ cho số cán bộ tham dự, đồng thời trang bị sẵn sàng các phương tiện. Ngoài ra, để thuận tiện cho việc tiến hành dự án và tuỳ tình hình thực tế, hai bên có thể thoả thuận chi tiết thêm về những điều kiện làm việc cho từng lần cụ thể. Các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước có trách nhiệm bố trí người tham dự các khoá đào tạo và làm việc với chuyên gia theo kế hoạch đã được hai bên thoả thuận, đồng thời tiến hành các nội dung công việc được bên tư vấn hướng dẫn và thống nhất thực hiện.
118
KẾT LUẬN
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong đó tiêu chuẩn ISO 9001:2000 được coi là tiêu chuẩn cơ bản nhất, cốt yếu nhất xác định các yêu cầu cơ bản của Hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức đểđảm bảo rằng sản phẩm của một tổ chức luôn có khả năng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và phù hợp với các chế định, đồng thời tiêu chuẩn ISO 9001:2000 cũng là cơ sở để đánh giá khả năng của một tổ chức trong hoạt động nhằm duy trì và không ngừng cải tiến, nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động. Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 là một phương pháp quản lý chất lượng mới, khi được áp dụng vào một tổ chức sẽ giúp lãnh
đạo của tổ chức đó kiểm soát được hoạt động trong nội bộ tổ chức và thúc đẩy hoạt động đạt hiệu quảở mức cao nhất.
Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hoạt động của Kiểm toán Nhà nước theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 là biện pháp hỗ trợ tích cực cho cải cách hành chính nhằm nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước thông qua việc nâng cao chất lượng hoạt động của Kiểm toán Nhà nước. Dó đó, tập thể
Ban chủ nhiệm Đề tài đã nghiên cứu về cơ sở lý luận xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hoạt động của Kiểm toán Nhà nước. Trên cơ sở đánh giá thực trạng quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước trong 15 năm qua, từ đó đề xuất một số giải pháp xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Đây là cơ sở quan trọng để Kiểm toán Nhà nước quyết định xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng hoạt động của KTNN theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000./.
119