việc, đặc biệt là những công việc có liên quan đến doanh nghiệp, tổ chức và công dân để đề xuất xây dựng quy trình áp dụng. Ba nhóm đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước xác định các công việc chung, giống hoặc tương tự nhau
ở các đơn vị đểđề xuất xây dựng qui trình chung áp dụng thống nhất cho các
đơn vị, có như vậy sẽ tránh được những tồn tại thường gặp khi áp dụng hệ
thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 vào lĩnh vực hành chính là không có định hướng rõ ràng về phạm vi áp dụng.
3.1.2.2. Yêu cầu xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hoạt động của Kiểm toán Nhà nước Kiểm toán Nhà nước
Căn cứ Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 có 05 nhóm yêu cầu chung, mỗi nhóm là một nhân tố cơ bản cho bất kỳ quá trình nào, KTNN cần xác định những yêu cầu cho hệ thống quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán, bao gồm:
a) Nhóm yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng: bao gồm những yêu cầu chung và yêu cầu của hệ thống tài liệu để làm nền tảng của hệ thống quản lý chất lượng. Các yêu cầu chung đòi hỏi phải nhìn vào các quá trình của hệ
thống quản lý, cách thức chúng tác động lẫn nhau, cần nguồn lực gì để vận hành các quá trình đó và đo lường, theo dõi, phân tích và cải tiến chúng như
thế nào. Ngoài ra, nhóm yêu cầu này cũng ấn định các yêu cầu về hệ thống văn bản cần thiết cho việc điều hành có hiệu lực hệ thống và cách kiểm soát tài liệu và hồ sơ.
Đối với Hệ thống quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán, yêu cầu trước hết xác định các quá trình và tác động qua lại, cụ thể như sau:
80
kiểm toán và phục vụ điều hành, lãnh đạo, chỉ đạo của KTNN đối với hoạt
động kiểm toán như: tuyển dụng, bố trí cán bộ công chức, xây dựng kế hoạch kiểm toán, kiểm tra chất lượng kiểm toán, thanh tra, kiểm tra hoạt động kiểm toán, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của tổ chức, cá nhân…
- Các KTNN chuyên ngành và khu vực: xác định bao gồm các hoạt
động: khảo sát, thu thập thông tin, hoạt động kiểm toán.
- Các đơn vị sự nghiệp: xác định các hoạt động sự nghiệp kiểm toán tác
động trực tiếp (gián tiếp) đối với hoạt động kiểm toán.
Từ các quá trình xác định được, đánh giá sự tác động qua lại giữa các quá trình đối với hoạt động kiểm toán nhà nước, để các quá trình đó vận hành tốt thì cần phải những nguồn lực gì và duy trì chúng như thế nào? ấn định các yêu cầu về hệ thống văn bản cần thiết cho việc điều hành có hiệu lực hệ thống và cách kiểm soát tài liệu và hồ sơ là các tài liệu và các hồ sơ có liên quan, hình thức, thủ tục văn bản phải có các yếu tố sau:
+ Kiểm soát tài liệu, yêu cầu liên quan đến kiểm soát tài liệu: phê duyệt, xem xét, cập nhật tài liệu do hệ thống quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán yêu cầu; nhận biết các thay đổi và bản tài liệu hiện hành; sẵn có ở những nơi cần sử dụng; tài liệu rõ ràng, dễ nhận biết; kiểm soát tài liệu có nguồn gốc từ
bên ngoài; nhận biết tài liệu lỗi thời để tránh nhầm lẫn nếu muốn giữ lại sử
dụng.
+ Kiểm soát hồ sơ chất lượng: liên quan đến kiểm soát hồ sơ ở một số đơn vị trực thuộc KTNN là nhận biết, lưu giữ, bảo vệ, truy cập thông tin, thời hạn lưu trữ và huỷ bỏ.
+ Đánh giá nội bộ, kiểm soát sản phẩm không phù hợp, hành động khắc phục và hành động ngăn ngừa.
b) Nhóm yêu cầu 2: Trách nhiệm của lãnh đạo
Việc quản lý Hệ thống quản lý chất lượng là trách nhiệm của “lãnh đạo cao nhất” (thủ trưởng cơ quan) đó là Tổng Kiểm toán Nhà nước. Tổng Kiểm toán Nhà nước phải nhận biết các yêu cầu của các tổ chức, cá nhân nhận kết
81
quả từ hoạt động kiểm toán khi hoạch định chiến lược và cam kết đáp ứng các yêu cầu này đúng pháp luật và chức trách giải quyết công việc. Tổng Kiểm toán Nhà nước phải xác định chính sách chất lượng và để đạt chính sách này phải xác định các mục tiêu chất lượng đồng thời việc hoạch định các biện pháp cần tiến hành để đạt được mục tiêu đó; phải đảm bảo có sự trao đổi thông tin nội bộ rõ ràng về hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng và xem xét định kỳ
hệ thống này đểđảm bảo nó luôn thích hợp và có hiệu lực. Cụ thể là:
- Lãnh đạo KTNN phải cam kết thực hiện: chỉ đạo trong nội bộ KTNN về việc thoả mãn của các tổ chức, cá nhân nhận kết quả từ hoạt động kiểm toán theo quy định của pháp luật; thiết lập các chính sách, mục tiêu chất lượng, đảm bảo các mục tiêu chất lượng được thiết lập, tuyền truyền và giải thích trong toàn ngành KTNN, xem xét của lãnh đạo KTNN về hệ thống quản lý chất lượng và đảm bảo cung cấp các nguồn lực.
- Lãnh đạo Kiểm toán Nhà nước phải luôn định hướng hoạt động của Kiểm toán Nhà nước vào nhu cầu của các tổ chức, cá nhân nhận kết quả từ
hoạt động kiểm toán và đảm bảo các yêu cầu của các tổ chức, cá nhân nhận kết quả từ hoạt động kiểm toán luôn được xác định và đáp ứng.
- Chính sách, chiến lược của KTNN phải do chính Tổng Kiểm toán Nhà nước thiết lập như: cam kết tuân thủ với các yêu cầu và thường xuyên cải tiến hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán; chính sách về
chất lượng phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, địa vị pháp lý của KTNN;
được tuyên truyền, phổ biến rộng rãi trong toàn ngành KTNN và định kỳ xem xét, sửa đổi bổ sung cho phù hợp với tình hình quản lý và tình hình thực tiễn.
- Lãnh đạo KTNN có nhiệm vụ xây dựng, thiết lập nên các mục tiêu chất lượng sao cho các mục tiêu này phải phục vụ chính sách. Mục tiêu chất lượng này cũng phải được thiết lập (cụ thể hoá) tại các đơn vị trực thuộc KTNN, có thể kiểm chứng được và nhất quán với chính sách về chất lượng và đáp ứng với kết quả của hoạt động kiểm toán.
82
lý chất lượng, gồm các quá trình, nguồn lực, thường xuyên cải tiến, quản lý các thay đổi.
- Về trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin:
+ Phải xác định và minh bạch được trách nhiệm, quyền hạn của các tổ
chức, cá nhân, đồng thời phải được tuyên truyền, phổ biến rộng rãi trong toàn ngành Kiểm toán Nhà nước.
+ Tổng Kiểm toán Nhà nước phải phân công 01 Phó Tổng KTNN lãnh
đạo và uỷ quyền thực hiện các nhiệm vụ được giao liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng. Phó Tổng KTNN được phân công có nhiệm vụ đảm bảo các quá trình cần thiết của hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập, thực hiện và duy trì; báo cáo Tổng KTNN về kết quả thực hiện hệ thống quản lý chất lượng và thúc đẩy nhận thức về việc đáp ứng yêu cầu của các tổ chức, cá nhân nhận kết quả từ hoạt động kiểm toán theo quy định của pháp luật.
- Lãnh đạo KTNN phải đảm bảo việc trao đổi thông tin nội bộ, dùng các phương pháp khác nhau để truyền đạt về hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng sao cho thông tin trong một tổ chức được tuyền truyền, trao đổi chính xác và đẩy đủ.
- Xem xét của lãnh đạo KTNN: lãnh đạo KTNN phải tổ chức họp xem xét toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng và quá trình hoạt động của tổ chức. Việc họp xem xét này phải được thực hiện định kỳ đểđánh giá tính thích hợp, phù hợp yêu cầu, hiệu lực, cơ hội cải tiến, nhu cầu thay đổi; lưu vào hồ sơ. Nội dung cuộc họp phân tích các giữ kiện đầu ra, đầu vào thông qua quá trình hoạt
động và phải đưa ra các quyết sách, kết luận hợp lý để các cấp thực hiện. + Việc xem xét đầu ra là xem xét kết quảđánh giá, phản hồi của các tổ
chức, cá nhân nhận kết quả từ hoạt động kiểm toán, kết quả quá trình, sự phù hợp của sản phẩm, tình trạng của các hành động khắc phục và phòng ngừa, theo dõi việc thực hiện các quyết định từ lần xem xét trước, các thay đổi, khuyến nghị cải tiến.
83
đến việc cải tiến các quá trình, sản phẩm và nguồn lực cần thiết.
c) Nhóm yêu cầu 3: Quản lý nguồn lực
Nhóm yêu cầu này quy định các nguồn nhân lực và cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện quá trình. Cán bộ, công chức, kiểm toán viên cần có năng lực
để thực hiện các công việc được giao và có cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc cần thiết nhằm tạo khả năng đảm bảo các yêu cầu của các tổ chức, cá nhân đều
được đáp ứng. Cụ thể như sau:
- Lãnh đạo KTNN phải cung cấp nguồn lực phù hợp với chính sách và mục tiêu do lãnh đạo KTNN thiết lập;
- Lãnh đạo KTNN giao (chỉ định) cho những cán bộ, công chức, kiểm toán viên có năng lực trên cơ sở giáo dục, đào tạo, kỹ năng, kinh nghiệm. Nguồn nhân lực là một yếu tố quan trọng của nguồn lực. Việc phân công, chỉ định công việc phải dựa trên năng lực cán bộ. Việc đào tạo cán bộ, công chức, kiểm toán viên phải dựa trên yêu cầu thực tế và phải được phân tích đánh giá. Lãnh đạo KTNN phải xác định các yêu cầu về năng lực, tiến hành đào tạo hay thực hiện các hoạt động khác, sau đó đánh giá hiệu lực; đảm bảo người cán bộ, công chức, kiểm toán viên có nhận thức phù hợp về tầm quan trọng của công việc mà họđảm trách và sựđóng góp của họđến thành tựu chung;
- Cơ sở hạ tầng và môi trường làm việc phải đảm bảo mục đích của lãnh
đạo KTNN đặt ra, bao gồm: nhà cửa, không gian làm việc và các phương tiện kèm theo; thiết bị phục vụ quá trình (phần cứng và phần mềm); các dịch vụ hỗ
trợ và trao đổi thông tin; môi trường làm việc phải phù hợp (tiếng ồn, sự sạch sẽ, ánh sáng ...).
d) Nhóm yêu cầu 4: Tạo sản phẩm
Bao gồm các quá trình cần thiết để tạo ra chất lượng hoạt động kiểm toán. Đây là hoạt động chuyển hoá đầu vào của quá trình thành đầu ra có giá trị
tăng thêm. Cụ thể là:
- Lãnh đạo KTNN phải hoạch định các yêu cầu liên quan đến quá trình tạo ra chất lượng hoạt động kiểm toán, gồm: mục tiêu của chất lượng hoạt
84
động kiểm toán và các yêu cầu đối với việc nâng cao chất lượng hoạt động kiểm toán; quá trình, nguồn lực, tài liệu cần thiết để nâng cao chất lượng hoạt
động kiểm toán; kiểm tra, xác nhận giá trị sử dụng, giám sát, kiểm tra, chuẩn mực chấp nhận cho chất lượng hoạt động kiểm toán.
- Các quá trình liên quan đến tổ chức, cá nhân sử dụng kết quả kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, gồm:
+ Xác định các yêu cầu liên quan đến chất lượng kiểm toán như: các yêu cầu về đưa ra kết quả hoạt động kiểm toán sau khi có kết quả kiểm toán; các yêu cầu cần thiết cho việc sử dụng kết quả kiểm toán và các yêu cầu liên quan đến chếđịnh;
+ Xem xét các yêu cầu liên quan đến kết quả của hoạt động kiểm toán như: xem xét các yêu cầu trước khi có kết quả kiểm toán, các yêu cầu được xác
định và giải quyết khi có sự khác biệt giữa các lần ghi nhận; đảm bảo khả năng
đáp ứng các yêu cầu; khẳng định lại các yêu cầu không qua văn bản và cập nhật các thay đổi trong các văn bản liên quan và thông báo trong toàn ngành;
+ Trao đổi thông tin với các tổ chức, cá nhân sử dụng kết quả kiểm toán của KTNN: phải thiết lập kênh trao đổi thông tin với các tổ chức, cá nhân sử
dụng kết quả kiểm toán của KTNN trong các giai đoạn khác nhau. Các quá trình liên quan đến tổ chức, cá nhân sử dụng kết quả kiểm toán của KTNN về
chất lượng hoạt động kiểm toán phải được xem xét và đảm bảo đáp ứng. Khi có sự thay đổi, hai bên phải đảm bảo được biết, hiểu và cùng chấp nhận.
- Việc thiết kế, duy trì và phát triển chất lượng hoạt động kiểm toán phải
được triển khai theo trình tự 07 bước cơ bản sau:
+ Thứ nhất, hoạch định thiết kế và phát triển: cần xác định các giai đoạn của thiết kế và phát triển; xem xét, kiểm tra xác nhận và xác nhận giá trị sử
dụng tại các giai đoạn thích hợp; trách nhiệm và quyền hạn; sự tác động qua lại giữa các nhóm tham gia, trao đổi thông tin và cập nhật kết quả hoạch định.
+ Thứ hai, đầu vào của thiết kế, duy trì và phát triển chất lượng hoạt
85
chức năng và đặc tính của chất lượng hoạt động kiểm toán; các yêu cầu chế định; thông tin từ các thiết kế tương tự và các yêu cầu cần thiết khác.
+ Thứ ba,đầu ra của thiết kế và phát triển: phải ở dạng có thể kiểm tra xác nhận, được phê duyệt trước khi triển khai tiếp theo; đáp ứng các yêu cầu
đầu vào; thông tin thích hợp cho việc mua hàng, sản xuất, triển khai dịch vụ; chuẩn mực chấp nhận và các đặc tính cốt yếu cho sự an toàn và sử dụng đúng chất lượng hoạt động kiểm toán.
+ Thứ tư, xem xét thiết kế và phát triển: đánh giá khả năng đáp ứng yêu cầu; nhận biết vấn đề và theo dõi xử lý vấn đề; tham gia của các đơn vị chức năng thích hợp và duy trì hồ sơ.
+ Thứ năm, kiểm tra xác nhận thiết kế và phát triển: đầu ra phù hợp với yêu cầu đầu vào và vẫn tiếp tục duy trì hồ sơ.
+ Thứ sáu, xác nhận giá trị sử dụng của thiết kế và phát triển: đảm bảo kết quả kiểm toán đáp ứng các yêu cầu sử dụng dự kiến hay các ứng dụng quy
định; khi có thể, tiến hành trước khi chuyển giao và triển khai kết quả kiểm toán và duy trì hồ sơ về kết quả xác nhận và các hành động tiếp theo.
+Thứ bảy, kiểm soát thay đổi thiết kế và phát triển: nhận biết và duy trì hồ sơ; xem xét, kiểm tra xác nhận và xác nhận giá trị sử dụng, phê duyệt các thay đổi và xem xét cả tác động của thay đổi tới các phần cấu thành hoặc kết quả kiểm toán đã chuyển giao.
- Quá trình kiểm toán: cần đánh giá và kiểm soát đối tượng được kiểm toán cung cấp hồ sơ phục vụ kiểm toán.
+ Cách thức và mức độ kiểm soát người cung cấp hồ sơ kiểm toán phụ
thuộc vào tầm quan trọng.
+ Xác định chuẩn mực lựa chọn, đánh giá và đánh giá lại nhà cung cấp. + Duy trì hồ sơ kết quảđánh giá và các hành động nảy sinh.
- Thông tin kiểm toán: yêu cầu cụ thể đối với hồ sơ kiểm toán do đối tượng được kiểm toán cung cấp như mô tả hồ sơ cần kiểm toán; các yêu cầu phê duyệt; xem xét trước khi thông báo.
86
- Kiểm tra xác nhận hồ sơ kiểm toán do đối tượng được kiểm toán cung cấp, gồm:
+ Kiểm tra hoặc các biện pháp thích hợp để xác nhận sự phù hợp;
+ Kiểm tra theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân sử dụng kết quả kiểm toán. - Kiểm toán và cung cấp kết quả kiểm toán:
+ Kiểm soát hoạt động kiểm toán: sẵn có các thông tin mô tảđặc tính kết