Quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán có thểđược hiểu là nhà quản lý
đưa ra một hệ thống các chính sách và biện pháp để nắm bắt và điều hành hoạt
động kiểm toán đạt chuẩn mực chung gồm: quan điểm về quản lý, các qui định nghiệp vụ kiểm toán, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, chính sách về nhân sự, các hoạt động kiểm tra, soát xét, thu thập thông tin, xác nhận... Quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán được thực hiện trong toàn bộ hoạt động kiểm toán và các hoạt động khác liên quan đến kiểm toán, do nhiều chủ thể tiến hành, với nhiều phương pháp quản lý khác nhau.
Quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán là một chức năng tất yếu của quản lý nói chung, là trách nhiệm pháp lý, trách nhiệm chuyên môn nghề
nghiệp của cơ quan kiểm toán. Do vậy, việc thiết lập và duy trì một hệ thống quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán là một trong những nhiệm vụ không thể thiếu được của cơ quan Kiểm toán Nhà nước.
Thiết lập và duy trì các quy trình quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán chặt chẽ, có hiệu quả, KTNN sẽđảm bảo với các tổ chức, cá nhân và công chúng rằng, kết quả kiểm toán trước khi đến với tổ chức, cá nhân và công chúng đã được kiểm soát, chất lượng kiểm toán được bảo đảm, từđó củng cố được lòng tin của nhân dân vào kết quả kiểm toán và đạo đức nghề nghiệp của kiểm toán viên nhà nước. Ngược lại, nếu chất lượng kiểm toán không được kiểm soát, hoặc kiểm soát không có hiệu quả thì lòng tin của nhân dân vào chất lượng kiểm toán và đạo đức nghề nghiệp của kiểm toán viên nhà nước khó tránh khỏi sự lung lay.
Những năm vừa qua, Kiểm toán Nhà nước đã có nhiều nỗ lực trong việc thiết lập, duy trì và tăng cường quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán. Năm 1999, Tổng KTNN đã ban hành Quyết định số 06/1999/QĐ-KTNN ban hành Hệ thống 14 chuẩn mực kiểm toán, trong đó có Chuẩn mực “Kiểm tra và soát xét chất lượng kiểm toán”, Tổng KTNN cũng đã ban hành tương đối đầy đủ
90
chung, quy trình kiểm toán các chuyên ngành (ngân sách nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, đầu tư dự án), Quy chế tổ chức và hoạt động của đoàn KTNN, Quy định về trình tự lập, xét duyệt và phát hành báo cáo kiểm toán, Quy định về mẫu biểu hồ sơ kiểm toán... Những nỗ lực trên đây đã tạo nên những điều kiện thuận lợi cho quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán, nhưng nhân tố đặc biệt quan trọng, ảnh hưởng quyết định đến những thành công của hoạt động kiểm toán trong những năm qua là lãnh đạo Kiểm toán Nhà nước đã rất coi trọng và luôn quan tâm đến quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán, coi chất lượng kiểm toán là mục tiêu và là yếu tố quyết định sự thành công, góp phần quan trọng nâng cao chất lượng kiểm toán qua từng năm.
Quyết định 144/2006/QĐ-TTg về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước. Đây là một nhiệm vụ nằm trong khuôn khổ
Chương trình cải cách hành chính của Chính phủ. Chương trình cải cách hành chính tập trung vào nhiều mục tiêu, nhưng việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước nhằm giải quyết những mục tiêu cơ bản trong việc đổi mới cung cách phục vụ nhân dân của các cơ quan hành chính nhà nước; góp phần trong cải cách hành chính của Chính phủ.
Vì vậy, Kiểm toán Nhà nước cần xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán. Hệ thống này bao gồm các quy trình quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán, được lập thành văn bản, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục tính hiệu quả của Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với yêu cầu của TCVN ISO 9001:2000.
Để xây dựng quy trình quản lý chất lượng hoạt động thực hiện Hệ thống Quản lý chất lượng, KTNN phải xác định chức năng, nhiệm vụ chính của mình, theo đó xác định các quá trình chính cần thực hiện trong Hệ thống quản lý chất lượng (gồm các quá trình hoạt động quản lý, các quá trình hỗ trợ,…); xác định trình tự và sự tương tác của các quá trình đó; xác định các chuẩn mực
91
và phương pháp để đảm bảo điều hành và kiểm soát các quá trình đó có hiệu lực; đảm bảo các nguồn lực và các thông tin cần thiết để hỗ trợ hoạt động và theo dõi các quá trình đó; theo dõi, phân tích, đánh giá và thực hiện các biện pháp cần thiết đểđạt được kết quả dựđịnh và cải tiến liên tục các quá trình đó.
Để xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán, Kiểm toán Nhà nước xây dựng những quy trình cơ bản của Kiểm toán Nhà nước theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trực thuộc gồm: các đơn vị
tham mưu thuộc bộ máy điều hành, các đơn vị Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành, các đơn vị Kiểm toán Nhà nước khu vực và các đơn vị sự nghiệp phải xác định những quá trình cần thực hiện khi thực hiện hệ thống quản lý chất lượng, từ đó xây dựng những quy trình hỗ trợ cho các quy trình cơ bản và tương tác giữa các quy trình. Mỗi quy trình là tài liệu hướng dẫn cách tiến hành một công việc nhất định theo trình tự các bước cần thiết (ai làm và làm theo cái gì ứng với mỗi bước) theo một quá trình nhất định nhằm đảm bảo cho quá trình
đó được kiểm soát như: quy trình nghiên cứu xây dựng một văn bản pháp quy; quy trình xem xét, giải quyết một đơn khiếu tố của công dân; quy trình thanh tra, kiểm tra; quy trình tuyển dụng cán bộ, công chức; quy trình kiểm toán, quy trình quản lý văn bản đi-đến; quy trình lưu trữ hồ sơ…
Thực hiện việc Hướng dẫn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 trong các cơ quan hành chính nhà nước, mỗi quy trình kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán sẽ được thiết lập tương ứng với ba phần sau:
- Ứng với công việc chính thuộc phạm vi áp dụng Tiêu chuẩn của các
đơn vị trực thuộc;
- Ứng với các công việc hỗ trợđể thực hiện các công việc chính;
- Ứng với yêu cầu bắt buộc của Tiêu chuẩn (với TCVN ISO 9001:2000 là kiểm soát tài liệu; kiểm soát hồ sơ; đánh giá chất lượng nội bộ; kiểm soát sản phẩm không phù hợp; hành động khắc phục; hành động phòng ngừa).
92
kiểm toán được thiết lập gồm những nội dung sau:
- Mục đích: nêu rõ quy trình được thiết lập nhằm giải quyết vấn đề gì. Ví dụ: mục đích của Qui trình xem xét, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân viết “Mục đích của Qui trình này là quy định các bước phải thực hiện và phân công trách nhiệm để giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định của Luật Khiếu nại, tố cáo”.
- Phạm vi áp dụng: cho biết Quy trình sẽ được áp dụng ở lĩnh vực nào, bộ phận hay cá nhân nào phải thực hiện (như với Qui trình xem xét, giải quyết
đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân thì phạm vi áp dụng là các đơn thư
khiếu nại, tố cáo gửi đến KTNN và Vụ Pháp chế là đơn vị tổ chức thực hiện). - Tài liệu viện dẫn: liệt kê những tài liệu có nguồn gốc nội bộ hay bên ngoài được sử dụng để thực hiện Quy trình. Đối với các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước thì quan trọng nhất là phải sưu tập và liệt kê các văn bản pháp qui (Luật, Pháp lệnh, Nghịđịnh, Thông tư, Quyết định, Chỉ thị) và các tài liệu hướng dẫn về nghiệp vụ - kỹ thuật. Tài liệu viện dẫn thường rất nhiều và luôn thay đổi, vì vậy quy trình chọn lựa những tài liệu trực tiếp chi phối việc thực hiện Quy trình hàng ngày và các tài liệu đó phải được cập nhật khi có sự
bổ sung, sửa đổi, thay thế của cơ quan có thẩm quyền.
- Các định nghĩa: giải thích các khái niệm hay định nghĩa các từ ngữ được sử dụng thống nhất trong Quy trình để tránh hiểu sai hay hiểu không thống nhất. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Nội dung Quy trình: mô tả nội dung, trình tự, địa điểm, thời gian tiến hành công việc; bộ phận hay cá nhân nào phải thực hiện và thực hiện theo những chỉ dẫn nào. Để xác định được đúng nội dung quy trình phải nắm vững yêu cầu và đặc điểm của công việc (các tính chất đặc trưng, độ phức tạp, các yếu tố tạo thành, các mối quan hệ tương tác lẫn nhau,...); các quá trình (chung và riêng); năng lực cán bộ, công chức, kiểm toán viên và các nguồn lực có thể
huy động. Mỗi đơn vị trực thuộc, cá nhân trong đơn vị cần phân tích, chọn lựa phương án thích hợp cho mình, miễn sao rõ ràng, dễ hiểu, dễ làm, đảm bảo
93
kiểm soát được quá trình và công việc tạo ra.
- Hồ sơ: liệt kê những tài liệu cần phải có hợp thành hồ sơ làm bằng chứng cho việc lập và thực hiện Quy trình. Khi hoàn thành một công việc nào
đó thì hồ sơ cần lập và lưu giữ sẽ bao gồm những tài liệu liệt kê ở mục này. - Phụ lục: gồm các hướng dẫn, biểu mẫu áp dụng thống nhất khi thực hiện Quy trình (được mã hóa và kèm theo nguyên bản).
Mỗi Quy trình có đủ 07 mục nêu trên. Quan trọng nhất là nội dung viết quy trình và tốn nhiều thời gian. Do đó, khi xây dựng các quy trình, Kiểm toán Nhà nước cần chọn cử các cán bộ, công chức, kiểm toán viên có trình độ, nắm chắc vấn đềđảm nhiệm.
Hiện nay, nhiều hoạt động của KTNN đang được tiến hành theo những quy trình chưa hợp lý theo hệ thống tiêu chuẩn quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán cần được điều chỉnh theo tinh thần của cải cách hành chính (đơn giản, thuận tiện, bớt phiền hà, giảm chi phí...). Vì vậy, khi xây dựng các quy trình cần tránh việc chấp nhận, hợp thức hóa hiện trạng bất hợp lý đó trong các quy trình có sẵn, hướng dẫn Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000.