7. Cấu trúc của luận văn
2.2.3. Dữ liệu hồ sơ địa chính
a) Sổ địa chính
Trong hệ thống hồ sơ địa chính, sổ địa chính đƣợc coi là tài liệu quan trọng nhất vì nó thể hiện đầy đủ các thông tin cơ bản của từng thửa đất để xác định các quyền và nghĩa vụ của ngƣời sử dụng đất theo quy định của pháp luật, trừ các thông tin kỹ thuật của thửa đất (về hình thể, đƣờng ranh giới, kích thƣớc, tọa độ đỉnh thửa) đã đƣợc thể hiện trên bản đồ địa chính.
Vì vậy, sổ địa chính trƣớc đây còn đƣợc gọi là sổ đăng ký, với ý nghĩa để đăng ký các thửa đất đƣợc Nhà nƣớc giao hay công nhận quyền sử dụng của từng ngƣời sử dụng đất, làm cơ sở để Nhà nƣớc thực hiện quản lý đất đai theo pháp luật.
Với vai trò đó, nội dung của sổ địa chính luôn phải bám sát các yêu cầu của quản lý nhà nƣớc về đất đai thể hiện trong các văn bản pháp luật đất đai. Cùng với quá trình hoàn thiện chính sách đất đai, từ năm 1981 đến nay, sổ địa chính đã qua nhiều lần thay đổi mẫu: Sổ đăng ký ruộng đất (ban hành theo Quyết định 56/ĐKTK năm 1981), Sổ địa chính (ban hành tạm thời theo Công văn 434 CV/ĐC năm 1993), Sổ địa chính dùng cho khu vực nông thôn (ban hành theo Quyết định 499/QĐ-ĐC năm 1995), Sổ địa chính dùng cho khu vực đô thị (ban hành theo Thông tƣ số 1990/2001/TT-TCĐC), Sổ địa chính (ban hành theo Thông tƣ số 29/2004/TT- BTNMT và đƣợc sửa đổi hƣớng dẫn lập sổ theo Thông tƣ số 09/2007/TT-BTNMT).
Thực trạng tình hình nội dung dữ liệu các loại sổ trên ở thành phố Hải Phòng nhƣ sau:
- Đối với Sổ đăng ký ruộng đất (theo Quyết định 56/ĐKTK):
Nội dung sổ bao gồm có: Tên chủ sử dụng đất (gồm họ tên, tuổi, chỗ ở của ngƣời sử dụng đất); số thửa, số tờ bản đồ, xứ đồng, diện tích, sử dụng đất chính thức hay tạm giao, hiện trạng ruộng đất (gồm loại đất, loại thổ nhƣỡng, hạng đất, tình hình thủy lợi, sổ khai báo biến động), ghi chú.
Hệ thống loại đất thể hiện trên sổ thống nhất với giấy chứng nhận và bản đồ địa chính gồm 51 loại chi tiết (37 loại đất thuộc nhóm đất nông nghiệp và lâm nghiệp, 6 loại đất thuộc nhóm đất chuyên dùng, 8 loại đất thuộc nhóm đất khác). Hệ thống loại đất này đến nay đã có nhiều thay đổi, nhất là loại đất lâm nghiệp và đất
60
khu vực thổ cƣ không còn phù hợp với yêu cầu quản lý đất đai hiện nay (theo Luật đất đai năm 2003).
Trên thực tế ở Hải Phòng, các nội dung trên đây thƣờng không đƣợc lập đầy đủ: không có thông tin loại thổ nhƣỡng; tuyệt đại đa số không thể hiện đƣợc hạng đất; tên chủ sử dụng đất thƣờng không xác định đƣợc tuổi và nhiều trƣờng hợp không ghi địa chỉ chỗ ở; tên chủ sử dụng đất là hộ gia đình chỉ đƣợc ghi họ tên của cá nhân chủ hộ.
Tuy nhiên do các sổ loại này còn sử dụng chủ yếu đƣợc lập từ sau năm 1990 và nhiều trƣờng hợp lập sau khi Luật đất đai 1993 có hiệu lực, do đó nội dung “Sử dụng đất chính thức hay tạm giao” thƣờng đƣợc sử dụng để thể hiện thời hạn sử dụng đất, nhƣng thƣờng không ghi thời điểm hết hạn sử dụng nhƣ quy định hiện nay mà chỉ ghi tổng số năm đƣợc sử dụng; ngoài ra ghi chú ở một số địa phƣơng còn đƣợc sử dụng để ghi số phát hành hoặc số vào sổ cấp giấy chứng nhận.
Ngƣời sử dụng đất đƣợc ghi vào sổ này, theo quy định phải là những ngƣời sử dụng đất đã kê khai đăng ký và đã đƣợc Hội đồng đăng ký của xã thẩm tra, xác nhận là hợp pháp và đƣợc UBND cấp huyện duyệt mới đƣợc vào sổ. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều trƣờng hợp đã đƣợc ghi vào sổ nhƣng vẫn chƣa đƣợc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
- Đối với Sổ địa chính (theo mẫu Công văn 434CV/ĐC) và Sổ địa chính dùng cho khu vực nông thôn (theo mẫu Quyết định 499/QĐ-ĐC):
Hai loại sổ này đƣợc xây dựng theo yêu cầu của Luật đất đai năm 1993, nên đã có sự thay đổi cơ bản cả về hình thức và nội dung so với loại sổ theo Quyết định 56/ĐKTK. Đây là loại mẫu đã đƣợc sử dụng chiếm tỵ lệ chủ yếu (khoảng 55%) trong hệ thống các sổ địa chính đã lập hiện nay. Trong thời gian từ năm 1993 đến năm 2001, loại sổ này đƣợc sử dụng chung cho cả đô thị và nông thôn; từ năm 2002, loại sổ này chỉ còn sử dụng cho khu vực nông thôn (do khu vực đô thị sử dụng loại sổ theo Thông tƣ số 1990/2001/TT-TCĐC). Sau năm 2004, nhiều nơi vẫn tiếp tục sử dụng loại mẫu này để lập sổ địa chính.
Hình thức hai loại sổ này mặc dù có khác nhau, song nội dung của sổ về cơ bản giống nhau bao gồm có: Tên chủ sử dụng đất (gồm họ tên, năm sinh, họ tên vợ
61
hoặc chồng, nơi thƣờng trú), đối với hộ gia đình yêu cầu phải ghi là “Hộ ông hoặc bà...” để phân biệt với cá nhân; số quản lý của chủ sử dụng đất (ghi số CMND hoặc sổ hộ khẩu); ngày vào sổ; số tờ bản đồ, số thửa, địa danh thửa, diện tích, hạng đất, mục đích sử dụng, thời hạn sử dụng, căn cứ pháp lý vào sổ, số vào sổ cấp GCN; chủ sử dụng đất ký tên; những ràng buộc về quyền sử dụng (Ghi chú những giới hạn quyền sử dụng đất, những ngƣời đồng sử dụng đất,...); những thay đổi trong quá trình sử dụng (ghi chú thích những trƣờng hợp có thay đổi, chỉnh sửa trên trang sổ).
Hệ thống loại đất thể hiện trên sổ thống nhất với GCN gồm 32 loại chi tiết (15 loại đất thuộc nhóm đất nông nghiệp và lâm nghiệp, 11 loại đất thuộc nhóm đất phi nông nghiệp, 6 loại đất thuộc nhóm đất chƣa sử dụng), nhƣng ít hơn so với trên bản đồ địa chính (gồm 44 loại).
Trên thực tế, nội dung sổ địa chính loại này còn một số điểm chƣa đƣợc thể hiện thống nhất theo quy định:
- Tên ngƣời sử dụng đất là hộ gia đình trong nhiều trƣờng hợp vẫn chỉ ghi theo tên của chủ hộ, tƣơng tự nhƣ trƣờng hợp của cá nhân;
- Mục đích sử dụng đất nông nghiệp tại một số địa phƣơng (nhất là các sổ lập trƣớc năm 1998) vẫn ghi theo loại đất chi tiết nhƣ trên bản đồ địa chính; một số loại mục đích theo quy định cũ (đất xây dựng và đất chuyên dùng khác) đến nay không còn phù hợp với yêu cầu quản lý theo Luật đất đai 2003 (đã được tách thành 12 loại).
- Thời hạn sử dụng đất nhiều nơi vẫn thể hiện tổng số năm sử dụng đất “50 năm” hoặc “20 năm” mà không xác định cụ thể thời điểm hết hạn sử dụng theo quy định.
- Thông tin về những hạn chế quyền sử dụng đất về cơ bản chƣa đƣợc thể hiện - Thông tin về những thay đổi trong quá trình sử dụng đất nhiều nơi chƣa đƣợc thể hiện rõ theo đúng yêu cầu.
- Đối với Sổ địa chính dùng cho khu vực đô thị (theo mẫu Thông tư số 1990/2001/TT-TCĐC):
Loại mẫu sổ này để áp dụng cho các phƣờng, thị trấn; đƣợc triển khai thực hiện từ năm 2002 đến tháng 12 năm 2004. Tuy nhiên việc lập loại sổ này còn chƣa nhiều.
62
nhƣng đƣợc thiết kế để lập theo thứ tự từng thửa, mỗi thửa 1 trang riêng. Trong đó, các nội dung thông tin đƣợc lập thành 35 phần riêng biệt: Phần I là thông tin hiện trạng thửa đất (gồm số tờ bản đồ, số thửa, diện tích, loại đất (theo bản đồ), ghi chú
(loại bản đồ sử dụng), số hồ sơ gốc của thửa đất); Phần II là thông tin về hiện trạng
tài sản gắn liền với đất (gồm địa chỉ, diện tích xây dựng, diện tích sử dụng, tổng số tầng, kết cấu của nhà, thông tin tài sản khác); Phần III là thông tin về nội dung đăng ký sử dụng đất (gồm tên chủ sử dụng đất (họ tên, năm sinh, họ tên vợ hoặc chồng, nơi thƣờng trú); số CMND hoặc Quyết định thành lập; diện tích sử dụng đất theo hình thức sử dụng chung, riêng; mục đích sử dụng, thời hạn sử dụng; số căn hộ, diện tích căn hộ (nếu có); số vào sổ cấp GCN những ràng buộc về quyền sử dụng; những thay đổi trong quá trình sử dụng.
Các địa phƣơng đã lập loại sổ này, nhìn chung đã thể hiện tƣơng đối đầy đủ cá nội dung theo đúng quy định. Song nội dung về tài sản gắn liền với đất chƣa đƣợc thể hiện; một số địa phƣơng đã in cả thông tin về ngƣời sử dụng đất tại mục đăng ký quyền sử dụng đất đối với các thửa đất chƣa đƣợc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
- Đối với Sổ địa chính ban hành theo Thông tư số 29/2004/TT-BTNMT và được sửa đổi hướng dẫn lập sổ theo Thông tư số 09/2007/TT-BTNMT):
Loại sổ này áp dụng chung cho cả đô thị và nông thôn, đƣợc lập từ năm 2005 đến nay.
Nội dung loại sổ này, ngoài các thông tin nhƣ loại sổ quy định tại Thông tƣ số 1990/2001/TT-TCĐC, còn bổ sung thêm các thông tin: nguồn gốc sử dụng đất (đƣợc Nhà nƣớc giao có thu tiền hay không thu tiền; Nhà nƣớc cho thuê đất trả tiền hàng năm hay trả một lần, Nhà nƣớc công nhận quyền sử dụng,...), giá đất, tình hình thực hiện nghĩa vụ tài chính (Ghi nợ và tình hình trả nợ; miễn hoặc giảm nghĩa vụ tài chính), số phát hành GCN.
Riêng thông tin về mục đích sử dụng đất của mẫu sổ ban hành theo Thông tƣ số 29/2004/TT-BTNMT có 47 loại (gồm 10 loại đất nông nghiệp và 37 loại đất phi nông nghiệp). Tuy nhiên theo Thông tƣ số 09/2007/TT-BTNMT, hệ thống mục đích sử dụng đất đã đƣợc sửa đổi còn 38 loại (gồm 10 loại đất nông nghiệp và 28 loại đất
63 phi nông nghiệp).
Hình thức loại mẫu sổ này vẫn đƣợc thiết kế để lập cho từng chủ sử dụng đất, mỗi chủ một trang (gồm tất cả các thửa đất) nhƣ loại sổ ban hành theo Quyết định 499/QĐ-TCĐC.
Qua kiểm tra, về cơ bản các nội dung dữ liệu của Sổ địa chính nhìn chung đƣợc lập đầy đủ, theo quy định; mặc dù vậy vẫn còn một số tồn tại:
+ Chƣa có thông tin về giá đất chƣa định giá đƣợc từng thửa, chƣa thống nhất với việc thực hiện quy định này vì cho rằng việc thể hiện thông tin này ít có ý nghĩa sử dụng.
+ Do việc sử dụng công nghệ để in, nên việc cập nhật bổ sung và chỉnh lý biến động thƣờng không đƣợc thực hiện đúng quy định (ghi bổ sung vào trang của chủ đã có tên trong sổ và chỉnh lý trên trang của chủ có biến động) mà thƣờng đƣợc in thêm trang mới cho tất cả các thửa thay đổi; làm phá vỡ nguyên tắc mỗi chủ lập 1 trang, dễ xảy ra nhầm lẫn trong quản lý.
Nhƣ vậy, có thể nhận thấy sổ địa chính đã đƣợc lập trong một thời gian dài mới mẫu thay đổi khá nhiều, nội dung thông tin trong nhiều trƣờng hợp thực tế không đƣợc quy chuẩn, ghi chép không đúng quy cách. Hệ thống danh mục và phân loại giữa các loại sổ cũ và sổ mới ít tƣơng thích với nhau. Vì thế, để triển khai hạ tầng dữ liệu đất đai cần thực hiện một số công việc:
- Rà soát và quy chuẩn cách điền thông tin trong sổ địa chính;
- Quy đổi hệ thống danh mục và phân loại trong các mẫu sổ địa chính cũ; - Số hóa nội dung sổ địa chính.
b) Sổ mục kê đất đai:
Sổ mục kê đƣợc lập cho mục đích chủ yếu để tra cứu thông tin giữa bản đồ và sổ địa chính và phục vụ cho việc thống kê đất đai.
Cùng với việc ban hành quy định mẫu sổ địa chính, từ năm 1981 đến nay, sổ mục kê nhiều lần đƣợc sửa đổi, gồm có 4 loại mẫu khác nhau, đƣợc ban hành vào các năm 1981, 1993, 1995, 2004. Tuy nhiên, nội dung dữ liệu các loại sổ mục kê đất đai về cơ bản giống nhau, gồm có: số tờ bản đồ, số thửa đất, tên chủ sử dụng đất (chỉ ghi tên nhƣ trên sổ địa chính, nhƣng không ghi năm sinh, số CMND, quyết
64
định thành lập và địa chỉ), diện tích, loại đất, ghi chú (việc tách, nhập thửa và các thông tin diện tích, loại đất mới thay đổi nếu có). Trong đó thông tin loại đất đƣợc thể hiện chi tiết theo các loại đất thống nhất với biểu kiểm kê đất đai và bản đồ giải thửa hoặc bản đồ địa chính (Loại sổ ban hành năm 1981 có 51 loại đất; sổ ban hành năm 1993 và 1995 gồm 44 loại đất; sổ ban hành năm 2004 gồm 69 loại đất); ngoài ra, trên mẫu sổ ban hành năm 2004 còn có thêm 3 hệ thống thông tin mục đích sử dụng đất khác gồm: mục đích sử dụng đất theo GCN đƣợc cấp (gồm 47 loại và đƣợc sửa đổi năm 2007 còn 38 loại), mục đích sử dụng đất theo quy hoạch (cũng gồm 47 loại theo hệ thống chỉ tiêu quy hoạch sử dụng đất).
Thực tế việc lập sổ mục kê đất, các thông tin về số tờ bản đồ, số thửa đất, tên chủ sử dụng đất, diện tích, mục đích sử dụng đất ở thành phố Hải Phòng đã đƣợc ghi đầy đủ, theo quy định. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại, nhất là các sổ đƣợc viết bằng tay trƣớc đây:
- Tên chủ sử dụng đất: không có địa chỉ nên rất khó tra cứu sổ địa chính; Nhiều trƣờng hợp còn viết tắt (đối với tổ chức) hoặc viết theo tên lóng; ngoài ra các sổ đƣợc lập trƣớc năm 2000 còn rất nhiều thửa không có tên chủ; Tên chủ sử dụng đối với các công trình công cộng thƣờng không ghi đúng (theo tên của tổ chức pháp nhân đang sử dụng) mà thƣờng ghi theo tên của UBND cấp xã.
- Thông tin về các đối tƣợng hình tuyến (sông, ngòi, kênh, rạch, suối) nhiều nơi chƣa đƣợc thể hiện trên sổ, hoặc đƣợc thể hiện chƣa thống nhất (có số hiệu hoặc không có số hiệu đối tƣợng; liệt kê theo từng đoạn, từng cấp của đối tƣợng hoặc tổng hợp chung cho từng loại (giao thông, thủy lợi,...).
- Nhiều trƣờng hợp tên chủ sử dụng đất, diện tích, mục đích sử dụng đất không thống nhất với Sổ địa chính (do sổ sao chép từ các loại sổ lập trong điều tra đo đạc và không đƣợc rà soát, chỉnh lý lại trong quá trình kê khai đăng ký (phát hiện có sai sót) hoặc do có thay đổi sau khi đƣợc cấp GCN.
- Các thông tin mục đích sử dụng đất theo GCN đƣợc cấp và mục đích sử dụng đất theo quy hoạch trên các sổ mục kê đất lập theo Thông tƣ số 29/2004/TT- BTNMT về cơ bản chƣa đƣợc các địa phƣơng thể hiện nội dung.
65
Theo quy định tại Điều 4 của Luật Đất đai, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền cấp cho ngƣời sử dụng đất để bảo hộ quyền và lợi ích hợp pháp của ngƣời sử dụng đất.
Từ khi Nhà nƣớc triển khai thực hiện việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (năm 1989) đến nay đã 2 lần ban hành mẫu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (gồm mẫu Giấy ban hành theo Quyết định số 201 QĐ/ĐKTK ngày 14/7/1989 của Tổng cục Quản lý đất đai và mẫu ban hành theo Quyết định số 24/2004/QĐ- BTNMT ngày 01/11/2004). Ngoài ra, theo quy định của pháp luật về nhà ở còn có 2 loại mẫu giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở (gồm mẫu ban hành theo Nghị định số 60/CP ngày 05 tháng 7 năm 1994 của Chính phủ về quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở tại đô thị để cấp đối với các thửa đất có nhà ở tại đô thị; mẫu giấy ban hành theo Nghị định số 90/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 của Chính phủ quy định chi tiết và hƣớng dẫn thi hành Luật nhà ở đƣợc sử dụng để cấp đối với các thửa đất đã có nhà ở tại đô thị và nông thôn).
Trƣớc năm 2005, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất chỉ đƣợc ký 01 bản cấp cho ngƣời sử dụng đất. Tuy nhiên theo quy định của pháp luật đất đai, Giấy