2.3.4.1 Kế toán quản trị bán hàng
a. Các phương thức bán hàng
Để công ty hoạt động ngày càng hiệu quả, đòi hỏi doanh thu tiêu thụ sản phẩm ngày càng tăng để đạt được mục tiêu này thì công tác tiêu thụ tại mỗi đơn vị phải được tổ chức tốt. Các phương thức bán hàng của công ty:
- Tiêu thụ nội địa: Quá trình tiêu thụ nội địa được thực hiện tại bộ phận bán hàng và bộ phận kế toán tài vụ. Sau khi 2 bên đã thỏa thuận các điều kiện về số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán,… sẽ tiến hành lập hợp đồng bán hàng, xuất hóa đơn, tiến hành giao hàng và thu tiền bán hàng theo hợp đồng.
- Xuất khẩu: công tác tiêu thụ xuất khẩu được tiến hành tại bộ phận xuất khẩu và kế toán tài vụ.
Sơ đồ 2.7: Quy trình tiến hành xuất khẩu
(Nguồn: Bộ phận xuất khẩu-Công ty Minexco)
Xin giấy phép xuất khẩu
Đàm phán, ký kết hợp đồng xuất khẩu
Chuẩn bị hàng xuất khẩu Yêu cầu người mua làm thủ tục thanh toán ban đầu
Giao hàng xuất khẩu Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Lập bộ chứng từ thanh toán
Giám định số lượng và chất lượng hàng hóa
b. Cách xây dựng giá bán
Giá bán sản phẩm của công ty được xác định căn cứ vào: - Giá thành sản xuất sản phẩm.
- Chi phí thực tế phát sinh trong kỳ (chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp).
- Căn cứ vào kế hoạch lợi nhuận. - Căn cứ vào nhu cầu thị trường.
Thông thường nó được xác định theo công thức sau:
Giá bán = Giá thành sản phẩm + Chi phí phát sinh + Lợi nhuận
Khoản lợi nhuận này do công ty đặt ra tùy theo điều kiện của công ty mà ấn định mức lãi này sao cho phù hợp với giá cả trên thị trường. Mức lãi này cao hay thấp tùy thuộc vào quan điểm của nhà quản lý. Mức lãi này không bao giờ ổn định theo từng thời kỳ mà nó biến động liên tục cho phù hợp với giá cả thị trường hơn nữa giải quyết nhanh lượng hàng bị ứ đọng để thu hồi nhanh đồng vốn.
c. Phương thức thanh toán
- Đối với tiêu thụ nội địa: thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
- Đối với xuất khẩu: phương thức thanh toán của công ty hiện nay là tín dụng chứng từ. Tín dụng chứng từ thường được áp dụng là thư tín dụng L/C trả ngay, đôi lúc công ty vẫn sử dụng L/C trả chậm. Phương thức này được áp dụng cho tất cả các khách hàng. Bảng 2.4: BÁO CÁO BÁN HÀNG Tháng…năm… Sản phẩm STT Hợp đồng Khách
hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền
Phương thức thanh toán Ngày thanh toán Ghi chú
(Nguồn: Phòng kế toán tài vụ-Công ty Minexco)
Nhận xét:
Hiện tại công ty đã lập sổ chi tiết bán hàng để theo dõi bán hàng nhưng theo dõi chung cho tất cả các khách hàng. Khi tiêu thụ sản phẩm công ty chỉ sử dụng một tài khoản 632211 để theo dõi giá vốn và tài khoản 511211 để theo dõi doanh thu của
các sản phẩm cát mà không sử dụng tài khoản chi tiết cho từng loại sản phẩm. Như vậy sẽ khó cho nhà quản lý khi muốn xây dựng kế hoạch sản xuất và tiêu thụ.
2.3.4.2 Kế toán quản trị kết quả kinh doanh
Báo cáo kết quả kinh doanh chi tiết về các chỉ tiêu như doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo yêu cầu của ban giám đốc.
Bảng 2.5: Bảng kết quả kinh doanh Tháng … năm …
Số lượng ĐVT Thành tiền ĐVT
I-TỒN KHO THÀNH PHẨM + NG/LIỆU ĐẦU THÁNG
1- Tồn kho thành phẩm:
2- Tồn kho nguyên liệu:
II -SẢN PHẨM SXUẤT
CỘNG
III-TỔNG CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH
1- Chi phí nguyên liệu
a.
b.
…
3- Vật liệu phụ trực tiếp
4- Vật liệu phụ dùng chung phân
xưởng
5- Công cụ dụng cụ
6- LƯƠNG + BHXH + BHYT
7- Ăn ca + lương quản lý
8- Điện sản xuất
9- Chi phí sản xuất
10 - KH TSCĐ
11- Lãi vay vốn:
+ Lãi vay ngắn hạn
+ Lãi vay trung hạn
+ Chênh lệch tỷ giá
+ Thu lãi TGNH+ Chênh lệch tỷ
giá
…
+ Đồ dùng văn phòng
+ Chi phí KH TSCĐ
+ Chi phí quản lý
+ Chi phí lương quản lý
+ Điện thoại
…
13- Chi phí bán hàng:
+ Chi phí bao bì
+ Chi phí quảng cáo
+ Điện thoại
…
IV -DOANH THU:Xuất khẩu + Nội địa
Xuất khẩu qui ra VNĐ
1- Xuất khẩu: 2- Nội địa: CỘNG V-TỒN KHO THÀNH PHẨM + NG/LIỆU 1- Tồn kho thành phẩm:
VI- HIỆU QUẢ: (V+IV) - (III + I) LÃI
(Nguồn: Phòng kế toán tài vụ-Công ty Minexco)
Nhận xét:
Báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng của công ty cũng tương đối chi tiết, tuy nhiên để có được báo cáo này kế toán tổng hợp phải đợi những người làm kế toán chi tiết hoàn tất báo cáo sau đó mới tổng hợp để lên báo cáo cho ban giám đốc. Mặt khác, báo cáo chỉ thể hiện được báo cáo tổng thể chưa phân tích được sự biến động của từng loại chi phí, doanh thu để ban giám đốc có cơ sở trong việc ra quyết định kinh doanh.
2.3.5 Tổ chức dự toán ngân sách
2.3.5.1 Công tác dự toán ngân sách tại công ty
Mô hình lập dự toán ngân sách tại công ty MINEXCO thực hiện như sau: Trước hết Công ty MINEXCO sẽ truyền đạt các mục tiêu chung của công ty thông qua một số chỉ tiêu cơ bản như: doanh thu, sản lượng, lợi nhuận, thu nộp ngân sách,…
Trên cơ sở các chỉ tiêu dự thảo ban hành, đồng thời căn cứ vào khả năng và điều kiện thực tế, Ban lãnh đạo sẽ xem xét và thảo luận xem có thể hoàn thành các
chỉ tiêu được giao hay không. Sau khi thống nhất các chỉ tiêu có thể thực hiện được, Ban lãnh đạo công ty sẽ tiến hành phân bổ các chỉ tiêu này xuống các đơn vị trực thuộc.
Căn cứ vào kế hoạch công ty giao xuống, bộ phận lập ngân sách ở các đơn vị trực thuộc sẽ tiến hành lập dự toán chi tiết cho đơn vị mình và trình lãnh đạo công ty.
Trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu đệ trình của các đơn vị trực thuộc và các chỉ tiêu toàn công ty, Ban lãnh đạo công ty sẽ đánh giá lại toàn diện về khả năng hoạt động của các cấp dưới và xác định lại các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được và bảo vệ trước Tổng công ty.
Cuối cùng trên cơ sở dự toán được duyệt, công ty sẽ đưa ra kế hoạch chung toàn công ty, và Bộ phận lập dự toán tại công ty sẽ tiến hành triển khai các chỉ tiêu này đến các bộ phận liên quan để phối hợp triển khai thực hiện.
Sơ đồ 2.8: Sơ đồ mô hình lập dự toán phân cấp
: Kế hoạch ngân sách đưa xuống từ Tổng công ty đầu tư và kinh doanh vốn Nhà nước.
: Dự toán ngân sách sơ bộ được dự toán. : Trình duyệt dự toán.
Việc lập dự toán ngân sách của công ty thường được tiến hành vào tháng 12 của năm trước. Tất cả các phòng ban tại văn phòng công ty lập kế hoạch thực hiện, kế toán và giám đốc các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm chính trong công tác lập dự toán ngân sách. Vào khoảng tháng 1 năm sau, Ban lãnh đạo công ty họp để thông qua dự toán ngân sách các đơn vị đã lập.
2.3.3.2 Các báo cáo dự toán hiện nay tại công ty
- Dự toán các chỉ tiêu chủ yếu: bao gồm các chỉ tiêu chủ yếu về nộp ngân sách, giá trị tổng sản lượng, doanh thu tiêu thụ.
Ban lãnh đạo tổng công ty đầu tư và kinh doanh vốn Nhà nước
Ban lãnh đạo công ty cổ phần khoáng sản và đầu tư Khánh Hòa
Bảng 2.6: DỰ TOÁN CÁC CHỈ TIÊU CHỦ YẾU NĂM 2012 STT Chỉ tiêu ĐVT Kế hoạch 2012 1 Sản lượng sản phẩm chủ yếu - Cát xuất khẩu Tấn 650,000 - Đá khối granit m3 13,500 - Đá cưa xẻ granit m2 282,000 - Gạch Terrazzo m2 100,000
- Mộc xuất khẩu và nội địa ØTP 2,115
- Nhiên liệu Lít 1,500,000
- Vận chuyển Tấn 500,000
2 Doanh thu Triệu đồng 332,166,000,000
3 Giá trị kim ngạch xuất khẩu USD 7,014,500 4 Nộp ngân sách Triệu đồng 60,000,000,000 5 Lợi nhuận trước thuế Triệu đồng 38,000,000,000
6 Cổ tức tối thiểu % 11
(Nguồn: Phòng kế toán tài vụ-Công ty Minexco)
- Dự toán tiêu thụ: được tính theo đơn giá kế hoạch bình quân ước tính và tính cho các nhóm sản phẩm: Cát hạt to Cam Ranh, Cát tuyển rửa Cam Ranh, Cát vàng Đầm Môn. Dự toán này chưa tính toán rõ từng loại sản phẩm riêng biệt cụ thể.
Bảng 2.7: DỰ TOÁN TIÊU THỤ NĂM ….
CHỈ TIÊU Quí I Quí II Quí III Quí IV Cộng cả năm
Cát hạt to
Sản lương tiêu thụ dự kiến
Đơn giá bán dự kiến
Doanh thu dự kiến
Cát tuyển rửa
Sản lương tiêu thụ dự kiến
Đơn giá bán dự kiến
Doanh thu dự kiến
Cát vàng Đầm Môn
…
Ngày ….. tháng …. Năm ……
Giám đốc Kế toán trưởng Người lập
- Dự toán chi phí sản xuất theo yếu tố: bao gồm các dự toán về chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền, các chi phí này được tính dựa trên sản lượng kế hoạch.
Bảng 2.8: DỰ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH THEO YẾU TỐ
NĂM 2012
ĐVT: Đồng STT Yếu tố chi phí Tổng chi phí
1 Chi phí nguyên vật liệu 8,899,880,560 2 Chi phí nhân công 56,900,608,149 3 Chi phí khấu hao TSCĐ 3,146,587,973 4 Chi phí dịch vụ mua ngoài 140,741,437,460 5 Chi phí khác bằng tiền 13,559,063,337
Tổng cộng 223,247,577,479
(Nguồn: Phòng kế toán tài vụ-Công ty Minexco)
2.3.5.3 Ưu điểm của công tác dự toán tại công ty
Công tác dự toán ngân sách tại Công ty MINEXCO có ưu điểm là mọi báo cáo dự toán đều phải được tính toán dựa trên mục tiêu kinh doanh rõ ràng cho cả năm dự toán, điều này rất thuận lợi cho công tác dự toán ngân sách vì các báo cáo dự toán ngân sách phải vạch ra các chỉ tiêu về sản xuất, tiêu thụ, chi phí,… để hoàn thành mục tiêu chung của công ty.
2.3.5.4 Nhược điểm của công tác dự toán ngân sách tại công ty
Do dự toán ngân sách được áp đặt từ Ban giám đốc xuống các phòng ban, các đơn vị trực thuộc và các công ty thành viên nên dễ gây bất bình của các bộ phận trong doanh nghiệp.
Công tác dự toán ngân sách trong công ty chưa được quan tâm và đánh giá đúng mực, quan điểm của nhà quản trị công ty còn coi nhẹ dự toán ngân sách. Việc lập dự toán ngân sách hiện nay của công ty mang nặng tính áp đặt từ trên xuống. Các phòng ban khi lập dự toán ngân sách phải bám sát vào mục tiêu đã được giao. Việc này khiến cho các đơn vị lập dự toán ngân sách chỉ lo bám sát vào mục tiêu mà bỏ qua các mục tiêu quan trọng khác trong công ty như mở rộng thị trường tiêu thụ, khẳng định vị thế công ty trên thị trường.
Dự toán ngân sách của công ty chưa thực hiện tốt chức năng hoạch định và kiểm soát. Ngay trong quá trình hoạch định đã không chính xác nên không thể dựa vào dự toán ngân sách để kiểm soát được.
Dự toán ngân sách do nhà quản lý cấp cao ấn định sẽ quá cao hoặc quá thấp so với mức độ hoạt động và năng lực thực tế của các đơn vị trực thuộc, do đó không những không khuyến khích các bộ phận phấn đấu tăng năng suất mà còn tạo tâm lý không thoải mái khi thực hiện kế hoạch.
Còn trong trường hợp muốn dự toán sát với thực tế đòi hỏi nhà quản lý phải có cái nhìn tổng quát toàn diện về mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và các yếu tố ngoại vi như chính sách thuế xuất nhập khẩu, những thay đổi chính trị,… ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này vượt quá khả năng của Ban lãnh đạo công ty.
2.3.6 Hệ thống kế toán trách nhiệm tại công ty
Công ty chưa thực hiện việc đánh giá trách nhiệm quản lý của từng bộ phận, từng đơn vị trực thuộc và công ty con.
Nhận xét:
- Về cơ cấu tổ chức, trách nhiệm và quyền hạn của các cấp quản lý được phân định rõ ràng không chồng chéo, đây là điều kiện đầu tiên để thực hiện đánh giá trách nhiệm.
- Các trung tâm trách nhiệm chưa được phân định rõ ràng do đó chưa thực hiện được một số nội dung của kế toán trách nhiệm.
- Hiện chưa có công cụ nào để đánh giá thành quả và trách nhiệm quản lý ở các trung tâm trách nhiệm cũng như chưa xây dựng được một hệ thống đánh giá nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn hoặc chi phí ở các trung tâm.
2.3.7 Thiết lập thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra các quyết định ngắn hạn và dài hạn ngắn hạn và dài hạn
- Chưa thiết lập được hệ thống thông tin phục vụ cho việc ra các quyết định ngắn hạn như cơ cấu sản phẩm, ngừng hay tiếp tục kinh doanh một mặt hàng nào đó, quyết định nên sản xuất hay mua ngoài một sản phẩm nào đó.
- Việc định giá bán cho các sản phẩm của công ty chủ yếu dựa vào nhu cầu và giá cả cạnh tranh trên thị trường. Tùy vào mức độ cạnh tranh và nhu cầu từng thời điểm mà công ty xây dựng bảng giá chung cho các xí nghiệp nội bộ, bảng giá này có thể điều chỉnh linh hoạt cho phù hợp với từng thời điểm.
- Việc tính doanh thu hòa vốn và sản lượng hòa vốn: Việc tính điểm hòa vốn và doanh thu hòa vốn chưa được tính đến. Căn cứ vào năng lực máy móc thiết bị, vốn, thị trường và kế hoạch được giao mà các đơn vị sẽ tính toán để sản xuất sao cho vừa
đảm bảo kế hoạch được giao vừa đảm bảo có thành phẩm dự trữ phục vụ cho yêu cầu khách hàng.
2.3.8 Kế toán quản trị tài sản cố định
Việc sử dụng tương đối đầy đủ và linh hoạt hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho phần hành kế toán tài sản cố định, các tài khoản được sử dụng, bao gồm cả tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết, từ kết cấu, cách ghi chép đến mối quan hệ giữa các tài khoản đã góp phần xử lý và cung cấp thông tin về tình hình hiện có và biến động của toàn bộ tài sản cố định cũng như của từng loại tài sản cố định trên các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại, từ đó làm cơ sở cho việc ra các quyết định của quản lý liên quan đến đầu tư, điều chuyển, thanh lý, nhượng bán và sửa chữa tài sản cố định.
Công ty đã áp dụng hình thức kế toán tương đối hợp lý với quy mô hoạt động, đặc điểm tổ chức quản lý, nhu cầu thông tin và khả năng, điều kiện cơ sở vật chất của doanh nghiệp. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ đã tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán và vận dụng linh hoạt các mẫu sổ kế toán trong điều kiện kế toán máy. Việc mở và ghi đầy đủ số liệu về tài sản cố định trên Thẻ tài sản cố định, Sổ tài sản cố định và Sổ theo dõi tài sản cố định tại đơn vị sử dụng đã góp phần cung cấp thông tin về quá trình quản lý và sử dụng của từng tài sản cố định, từng loại tài sản cố định, bao gồm nguyên giá, tình hình trích khấu hao, số khấu hao luỹ kế tính đến thời điểm giảm tài sản cố định, lý do giảm tài sản cố định, đồng thời tăng cường thực hiện trách nhiệm vật chất đối với các cá nhân, bộ phận liên quan trong việc quản lý và sử dụng tài sản