Để công tác dự toán ngân sách được thực hiện khoa học và hữu ích, cần thiết phải xây dựng quy trình lập dự toán ngân sách phù hợp. Qua nghiên cứu thực tế và đặc thù phân cấp quản lý, quy trình lập dự toán ngân sách tại công ty MINEXCO có thể được tiến hành 3 giai đoạn như sau:
Giai đoạn chuẩn bị dự toán ngân sách
Ban lãnh đạo công ty cần đưa ra mục tiêu do chính mình xây dựng, mục tiêu phải mang tính phát triển và dựa vào tình hình thực tế của công ty.
Sau đó, chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự toán ngân sách. Ban lãnh đạo công ty cần phải phân công cụ thể những cá nhân ở văn phòng công ty và giám đốc các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm cho việc lập dự toán ngân sách cho bộ phận mình.
Cuối cùng là đánh giá lại toàn bộ hệ thống dự toán ngân sách để đảm bảo các báo cáo dự toán ngân sách mang lại cho công ty thông tin hữu ích và chính xác.
Giai đoạn soạn thảo ngân sách
Tất cả các bộ phận tiến hành soạn thảo dự toán ngân sách cho bộ phận mình, sau khi hoàn thành thì các bộ phận nộp báo cáo dự toán ngân sách về cho phòng kế toán để kiểm tra và yêu cầu chỉnh sửa nếu báo cáo dự toán của đơn vị nào không phản ánh đúng tiềm năng thực tế.
Giai đoạn theo dõi dự toán ngân sách
Trong quá trình hoạt động, bộ phận kế toán các đơn vị trực thuộc và phòng kế toán công ty cần theo dõi, so sánh và phân tích sự khác nhau giữa kết quả thực tế đạt được với các chỉ tiêu số liệu trên báo cáo dự toán ngân sách để điều chỉnh kịp thời các chỉ tiêu số liệu cho báo cáo dự toán ngân sách của kỳ liền kề.