Để chuẩn bị nhân sự cho việc lập ngân sách, Ban lãnh đạo công ty phải tiến hành phân công cụ thể cho các cá nhân và từng phòng ban, các phòng ban phải chịu trách nhiệm việc lập ngân sách của bộ phận mình. Không cần lập bộ phận chuyên trách để lập dự toán ngân sách mà chỉ cần thành lập ban chỉ đạo lập dự toán chịu trách nhiệm tổ chức chỉ đạo gồm một giám đốc chuyên môn, các trưởng phòng chức năng và các nhân viên kiêm nhiệm từ các phòng ban để theo dõi, đốc thúc và tổng hợp dự toán ngân sách toàn công ty.
Nhiệm vụ các phòng chức năng công ty sẽ được phân công cụ thể như sau:
Các đơn vị trực thuộc: sẽ dự toán một số chỉ tiêu cơ bản ở đơn vị như sản lượng
sản xuất, sản lượng tiêu thụ, doanh thu, lợi nhuận,…
Bộ phận xuất khẩu: căn cứ vào tiềm năng thị trường, các chính sách bán hàng, nhu
cầu, giá cả để lập dự toán tiêu thụ trong đó cả dự toán về xuất khẩu cho toàn công ty.
Phòng tổng hợp: dựa vào nhu cầu lao động, nhân sự,… sẽ tiến hành lập dự toán về
nhân sự, tiền lương,…
Bộ phận sản xuất: sẽ tiến hành lập các dự toán về sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn, khấu hao tài sản cố định và dự toán sản xuất.
Phòng kế toán tài vụ: sẽ tiến hành tổng hợp các dự toán của các phòng ban, trên cơ
sở đó tổng hợp số liệu và lập các dự toán như: dự toán nhân công trực tiếp, dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán tiền, dự toán kết quả kinh doanh và dự toán bảng cân đối kế toán.
Ban chỉ lạo lập dự toán: sau khi nhận được số liệu tổng hợp từ phòng kế toán công
ty sẽ xem xét phê duyệt thông qua cuộc họp với các thành viên liên quan và cho triển khai thực hiện.