D. Quản lý NVCH
3. Quan hệ cộng đồng (QHCĐ):
QHCĐ là cách gọi chung về một hệ thống hoạt động của xí nghiệp, sử dụng biện pháp truyền thông thúc đẩy sự tìm hiểu giữa xí nghiệp và công chúng, phối hợp với nhau làm cho công chúng xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với xí nghiệp, xây dựng được hình tượng xí nghiệp tốt đẹp mong có được sự hiểu biết và giúp đỡ ủng hộ của công chúng, XH đối với xí nghiệp, nâng cap tiếng tăm về sản phẩm và xí nghiệp. Quan hệ cộng đồng có những điều quan trọng cơ bản sau:
Là chỉ các mối quan hệ xã hội của xí nghiệp. trong hệ thống quan hệ XH đã mở rộng, xí nghiệp là một điểm nút trong mạng lưới quan hệ xã hội, có quan hệ chủ thể hóa với ba bề bốn bên, trên dưới, trước sau, trái phải. Trong tình thế này, xí nghiệp đòi hỏi phải sinh tồn và phát triển, phải học cách xử lý các mối quan hệ XH một cách khao học để tạo môi trường XH tốt đẹp cho sự phát triển của xí nghiệp. Phạm trù quan hệ công cộng của xí nghiệp xuất bản rất rộng, khái quát lại có thể chia thành 2 loại: Một là quan hệ trong nội bộ xí nghiệp XBPH, chủ yếu là quan hệ giữa người với người, quan hệ giữa các bộ phận trong nội bộ xí nghiệp XBPH. Hai là quan hệ công cộng bên ngoài xí nghiệp XB, chỉ mối quan hệ của xí nghiệp XBPH với độc giả thực tế và tiềm ẩn, công chúng XH, cửa hàng cung ứng giấy, xí nghiệp in, cửa hàng bán buôn, bán lẻ XBP, tổ chức tiền tệ, cơ qan chính phủ, phương tiện tin tức, và các xí nghiệp đồng hành khác.
QHCĐ khác với quan hệ giao tiếp của mọi người bình thường, quan hệ giữa người với người với điểm tựa là cá nhân, xử lý mối quan hệ mạng lưới giữa cơ quan với đối tượng công chúng của nó. Những quan hệ này có ảnh hưởng và ràng buộc hoạt động của cơ cấu tổ chức, trở thành môi trường nhân sự, bầu không khí xã hội để cơ cấu tổ chức này tồn tại và phát triển. Từ góc độ kinh doanh học thì thấy: đối tượng của công tác QHCĐ của NXB chủ yếu là chỉ các mối quan hệ bên ngoài NXB.
3.2. Mục tiêu của công tác quan hệ cộng đồng:
Là phải xây dựng được hình tượng xí nghiệp tốt đẹp trong công chúng XH. Hình tượng XH tốt sẽ thúc đẩy công tác quản lý kinh doanh của xí nghiệp có sự đảm bảo thành công. So sánh với các phương thức khuyến mại có mục tiêu là thúc đẩy trực tiếp về trao đổi giao dịch như QC, mở rộng doanh nghiệp, công tác QHCC thì phải biểu hiện sự nhân tình tương đối sâu đậm, có đặc trưng là màu sắc vụ lợi mờ nhạt.
Mục tiêu của QHCĐ của xí nghiệp XBPH không phục vụ trực tiếp cho việc khuyến mại XBP, mà nó chú trọng làm cho xí nghiệp xây dựng và duy trì
được mối quan hệ XH tốt đẹp, bầu không khí XH dễ chịu, dư luận XH tốt nhất, để giành được sự tìm hiểu, tín nhiệm tình cảm và hợp tác của các giới trong XH, từ đó đạt được trạng thái QHCĐ tốt đẹp. Trong trạng thái QHCĐ tốt đẹp như vậy, việc tiêu thụ XBP sẽ tự nhiên được nâng lên.
3.3. Biện pháp của công tác QHCĐ
Trước hết là truyền bá và khai thông thông tin. Hoạt động QHCĐ của NXB là vận dụng lý luận và phương pháp truyền bá hiện đại, thiết kế và sắp đặt mô hình khai thông thông tin nội bộ xí nghiệp, xử lý tốt mối quan hệ giữa cán bộ nhân viên với cấp quản lý, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý kinh doanh của xí nghiệp. Đồng thời, sử dụng các phương tiệnTTĐC, xây dựng mạng lưới truyền bá thông tin của xí nghiệp với xã hội bên ngoài, phản hồi sự phát triển biến đổi của môi trường xí nghiệp, xây dựng hình tượng XH tốt đẹp cho xí nghiệp, tạo môi trường XH tốt cho sự phát triển của XN.
3.4. Nguyên tắc cơ bản của công tác QHCĐ
Nguyên tắc cơ bản của công tác QHCĐ là đối xử bình đẳng hợp tác chân thành, cùng hưởng lợi ích. Ở đây sẽ giới thiệu quan hệ cộng đồng của NXB từ góc độ TTKM XBP, điều cần nhấn mạnh là công năng khuyến mại của QHCĐ. Nhưng đây không có nghĩa là công tác QHCĐ của NXB chỉ là một hành vi xí nghiệp đơn thuận. Một xí nghiệp có hình tượng tốt đẹp phải xuất phát từ lợi ích công chúng, chú trọng lợi ích XH, mưu cầu sự phát triển của xí nghiệp dưới tiền đề lợi ích XH thống nhất với lợi ích xí nghiệp. Hiệu quả của QHCĐ của NXB phải là XH, công chúng và xí nghiệp đều được lợi, đều được hưởng lợi ích như nhau.
3.5. Nội dung của công tác QHCĐ
Gồm có những nội dung sau
Đây là nội dung cơ bản của công tác QHCĐ của NXB. Thông qua các phương tiện truyền tin tức để giới thiệu với công chúng xã hội về hoạt động XB và PH của mình, tuyên truyền công trình XB và đề tài XB to lớn, không chỉ tiết kiệm được một khoản chi phí quảng cáo lớn, mà còn do tiết mục thông báo tin tức và chuyên đề có liên quan không có mục đích vụ lợi trực tiếp, nên việc tuyên truyền của nó càng có uy tín, càng được mọi người tin tưởng. Vì vậy, phải nắm được các hoạt động có ý nghĩa thông báo tuyên truyền và các bản tin viết về các sự kiện hoặc dựa vào các phương tiện truyền tin để thông báo các hoạt động và sự kiện có liên quan, để tiến hành thông báo tuyên truyền sâu rộng hơn. NXB có thể tiến hành thông báo tuyên truyền theo các đề tài: tình hình XB, PH những XBP quan trọng, tình hình NXB và những XBP được giải thưởng, hoạt động kỷ niệm lớn của các cơ quan XB, PH, hoạt động triển lãm các XBP loại lớn với quy mô nhất định.
3.5.2. Tăng cường quan hệ bên ngoài
Xây dựng cơ chế liên lạc có hiệu quả với các tổ chức có quan hệ với đơn vị mình, thông qua mối quan hệ bên ngoài rộng rãi để khai thác không gian lớn hơn cho sự phát triển của mình. Những mối quan hệ này chủ yếu có 4 loại:
Một là, mối quan hệ với đơn vị chủ quản như cơ quan hành chính xuất bản, bộ phận tuyên truyền của Đảng ủy các cấp. Hai là, mối quan hệ với các bộ phận nghiệp vụ như NXB, cửa hàng bán buôn, cửa hàng bán lẻ XBP, cửa hàng cung ứng vật tư XB, xí nghiệp in, bưu chính, giao thông vận tải…. Ba là, mối quan hệ với thư viện, trung tâm thông tin tư liệu, trường học… Bốn là, mối quan hệ với đông đảo độc giả. Phương thức tăng cường các mối quan hệ trên chủ yếu là: Định kỳ phát tài liệu có liên quan cho các đối tượng quan hệ chung, kịp thời xử lý có hiệu quả những mâu thuẫn với đối tượng quan hệ cộng đồng, sử dụng cơ hội, khả năng để triển khai các hoạt động hữu nghị bằng các hình thức với đối tượng QHCĐ.
Đây là phương thức quan trọng để tạo cơ hội mở rộng ảnh hưởng của xí nghiệp, gồm có tổ chức các hoạt động chúc mừng, như mừng ngày thành lập NXB, cửa hàng… triển khai các hoạt động thi đua như thi đọc sách, thi hiểu biết…
3.5.4. Tham gia hoạt động XH, công ích với các hình thức khác nhau
Thông qua việc tham gia các hoạt động XH công ích, một ămtj có thể báo cáo lại với công chúng trong XH, điều hòa quan hệ của xí nghiệp với công chúng trong XH; mặt khác lại có thể mở rộng ảnh hưởng của xí nghiệp, xây dựng hình tượng tốt đẹp cho xí nghiệp.