Qui trình giao dịch ngoại hối ở Vietcombank

III. Đối tượng nghiên cứu

2.4.2.2 Qui trình giao dịch ngoại hối ở Vietcombank

Mặt dù qui trình giao dịch ngoại tệ được thống nhất trên toàn hệ thống mạng lưới, nhưng đặc thù giữa hội sở và chi nhánh rất khác nhau, các chức năng quyền hạn thực hiện giao dịch cũng không giống nhau. Do đó, các bước giao dịch sẽ khác nhau ở hội sở và chi nhánh.

Hiện tại, chủ yếu các giao dịch ngoại tệ được thực hiện tại VCB là giao dịch giao ngay và giao dịch kỳ hạn, trong đó chiếm phần lớn vẫn là giao dịch giao ngay. Sau đây là quy trình thực hiện hai giao dịch này tại VCB.

a) Quy trình một giao dịch ngoại tệ giao ngay:

*Sơ đồ chung:

Sơ đồ 2.1: Quy trình giao dịch ngoại tệ giao ngay tại VCB

*Tại hội sở:

Lập xác nhận giao dịch mua bán ngoại tệ

Thực hiện bút toán + uỷ nhiệm chi

Theo dõi việc thanh toán Khách hàng

Dealer đánh giá và định giá

Trả hồ sơ cho Khách hàng Lưu chúng từ Kiểm soát Lập phiếu giao dịch FO BO Bất hợp lệ

Từ chối Chấp nhận

BO

Bổ sung hồ sơ

Trình phê duyệt

Bộ phận kinh doanh: Vào đầu ngày, các dealer dựa vào tỷ giá đóng cửa ngày

hôm trước và những thay đổi trong đêm tính toán tỷ giá niêm yết đầu ngày giao dịch mới. Tỷ giá giao dịch được ngân hàng tính toán để niêm yết vào buổi sáng khoảng 7h45’ mỗi ngày. Luôn có cuộc giao ban vào đầu giờ của mỗi ngày làm việc để xem xét những biến động của thị trường qua đêm, đọc các bản tin liên quan về các thị trường mở cửa sớm hơn, thảo luận về diễn biến thị trường và các đồng tiền liên quan, thảo luận về nội dung kế hoạch trong ngày.

Những giao dịch với khách hàng không phải TCTD sẽ do bộ phận quan hệ khách hàng tiếp nhận. Bộ phận này sẽ hướng dẫn khách hàng các hoàn tất thủ tục cần thiết và điền vào Đơn đăng ký mua/bán ngoại tệ để trên cơ sở những thông tin khách hàng cung cấp, kiểm tra tỷ giá thực hiện giao dịch, bộ phận sẽ chuyển lên cho Phó giám đốc phê duyệt. Trước đó, nhân viên quan hệ khách hàng phải liên hệ kiểm tra tình hình ngoại tệ tại ngân hàng với bộ phận kế toán vốn.

Đối với khách hàng là TCTD, việc giao dịch có thể thông qua trao đổi trên điện thoại, fax để xác định điều khoản của hợp đồng mua bán như khối lượng giao dịch và giá cả. Nếu như hai bên đồng ý với giao dịch thì việc mua bán vẫn phải xác lập hợp đồng bổ sung sau đó.

Bộ phận hỗ trợ giao dịch:

Đối với khách hàng không phải TCTD, trong giai đoạn từ khi phát sinh giao dịch đến khi được phê duyệt không có sự tham gia của bộ phận hỗ trợ. Các công việc như kiểm tra thông tin, tỷ giá, nhập liệu đều do bộ phận quan hệ khách hàng thực hiện. Cho đến khi trình lên Phó Giám Đốc phê duyệt thì bước cuối cùng thực hiện hạch toán, lưu trữ hồ sơ sẽ do Phòng Kế Toán Vốn. Các khách hàng không phải TCTD muốn giao dịch mua bán ngoại tệ với VCB phải có tài khoản tại ngân hàng. Trong Đơn xin mua ngoại tệ (Phụ lục 2) khách hàng cần nêu rõ mục đích muốn mua ngoại tệ là để thanh toán cho các hợp đồng nhập khẩu, thanh toán hợp đồng vay đối với TCTD hay phục vụ mục đích cá nhân như học tập, du lịch…Hạn mức bán ngoại tệ VCB hiện tuân thủ theo thông tư số 20/2011/TT-NHNN và pháp lệnh ngoại hối số 28/2005/PL-UBTVQH qui định hạn mức bán ngoại tệ phục vụ

nhu cầu cá nhân là 100USD/1 người/1 ngày hoặc các loại ngoại tệ khác có giá trị tương đương. Còn đối với các khách hàng doanh nghiệp thì tùy vào số lượng ngoại tệ phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Đối với khách hàng là TCTD, Sau khi bộ phận quan hệ khách hàng kiểm tra thông tin khách hàng nếu mọi chi tiết đều hợp lệ thì chuyển qua cho nhân viên kế toán tiến hành lập hợp đồng để xác nhận giao dịch và trình lãnh đạo phòng ký và Phó Giám Đốc ký tên đóng dấu và fax cho đối tác là TCTD. Khi nhận được xác nhận của ngân hàng đối tác, kế toán viên kiểm tra chữ ký hữu quyền, mọi thông tin trên hợp đồng so với Phiếu giao dịch. Nếu mọi thông tin đều khớp đúng thì kế toán tiến hành thực hiện uỷ nhiệm chi và bút toán nội bộ cùng lúc. Sau đó, kế toán trình Ban lãnh đạo ký uỷ nhiệm chi và chuyển lên trung tâm thanh toán để thực hiện việc chuyển tiền. Sau khi đã hoàn thành tất cả khoản thanh toán đi và đến, nhân viên hỗ trợ giao dịch tập hợp tất cả chứng từ có liên quan đến giao dịch đưa vào lưu trữ để phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu khi cần.

*Tại chi nhánh:

Khác với Hội Sở, tại chi nhánh bộ phận kinh doanh có tên gọi là Phòng Nghiên cứu tổng hợp. Đối với nghiệp vụ mua bán giao ngay ngoại tệ thì phòng chỉ bán ngoại tệ trên thị trường nội địa đáp ứng nhu cầu khách hàng, không thực hiện kinh doanh vốn trên thị trường quốc tế vì thế nên ở đây chỉ có nhân viên giao dịch mà không có dealer như hội sở, đồng thời cũng vì thế mà không áp dụng các qui định hạn mức hay mức dừng lỗ cho chi nhánh. Số lượng ngoại tệ giao dịch được phê duyệt theo nhu cầu của khách hàng và nguồn cung của ngân hàng, nếu giao dịch với số lượng lớn hơn 200.000 USD thì trưởng phòng phải báo cáo về cho hội sở. Mỗi ngày phòng kinh doanh ở chi nhánh nhận tỷ giá niêm yết tử hội sở chuyển về để áp dụng cho các giao dịch trong ngày.

Một qui trình bán ngoại tệ cũng được tiến hành theo các bước của qui trình chung, điểm khác biệt là phòng Nghiên cứu tổng hợp sẽ thực hiện luôn các chức năng của bộ phận hỗ trợ là hạch toán kế toán và lưu hồ sơ. Thay vào đó, phòng chỉ chuyên biệt thực hiện nghiệp vụ bán ngoại tệ mà không thực hiện mua ngoại tệ. Ngược lại, Phòng Kế toán sẽ thực hiện nghiệp vụ mua ngoại tệ và hạch toán các bút

toán sau đó. Và cuối cùng khi hoàn tất các thủ tục giao dịch, chi nhánh phải tiến hành chuyển điện về trung tâm thanh toán của VCB ở Hội Sở để thực hiện. Việc kinh doanh ngoại tệ ở chi nhánh có thể nói là khác biệt hoàn toàn so với hội sở từ số lượng các nghiệp vụ thực hiện cho đến chuyên môn cần thiết để thực hiện nghiệp vụ, đơn giản hơn nhiều trong qui trình và nghiệp vụ thực hiện.

b) Qui trình một giao dịch ngoại tệ kỳ hạn:

*Tại Hội Sở:

Bộ phận kinh doanh: căn cứ vào số lượng ngoại tệ cần mua của khách hàng và độ dài của kỳ hạn thỏa thuận, bộ phận Quan hệ khách hàng tiến hành tính toán mức tỷ giá kỳ hạn giao dịch. Cơ sở xác định tỷ giá mua bán ngoại tệ có kỳ hạn:

Tỷ giá kỳ hạn = Tỷ giá giao ngay + Điểm hoán đổi (kỳ hạn)

Lập xác nhận giao dịch mua bán ngoại tệ kỳ hạn

Thực hiện bút toán ngoại bảng

Theo dõi việc thanh toán và thực hiện thanh toán khi đến hạn Khách hàng

Dealer kiểm tra nguồn và định giá

Trả hồ sơ cho Khách hàng

Lưu chứng từ

Kiểm soát

Lập phiếu giao dịch mua bán ngoại tệ kỳ hạn FO

BO

Bổ sung hồ sơ

Trình phê duyệt

Ký quỹ

Bất hợp lệ

Với: i: Lãi suất VND i*: Lãi suất USD

Tùy theo tình hình nguồn ngoại tệ tại ngân hàng thông qua báo cáo từ phòng kế toán vốn, nhân viên giao dịch làm tờ trình lên cho trưởng phòng xin ý kiến chấp thuận. Nếu được phê duyệt, nhân viên giao dịch tiến hành các bước lập Hợp đồng mua bán kỳ hạn đối với khách hàng.Để thuận lợi cho việc giao dịch, VCB yêu cầu khách hàng mở tài khoản tại ngân hàng và thực hiện việc chuyển số tiền đặt cọc vào tài khoản. Đối với giao dịch kỳ hạn tại VCB, khách hàng phải thực hiện ký quỹ một số tiền để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng khi đến hạn. Trong thời gian thực hiện hợp đồng, tài khoản này sẽ được trả lãi với mức lãi suất không kỳ hạn hiện hành. Số tiền này sẽ được hoàn trả lại cho khách hàng khi hợp đồng được thực hiện xong.

Bộ phận hỗ trợ: Nhận được hợp đồng giao dịch từ bộ phân kinh doanh

chuyển qua, nhân viên kế toán tiến hành kiểm tra các chi tiết của hợp đồng như tỷ giá giao dịch, số lượng ngoại tệ giao dịch, kỳ hạn của giao dịch, mức đặt cọc…và chữ ký phê duyệt của Phó Giám Đốc, chữ ký hữu quyền của khách hàng. Tại khâu này, nhân viên kế toán thực hiện việc hạch toán ngoại bảng đúng theo số tiền trong hợp đồng, chờ đến ngày hợp đồng đến hạn sẽ hoàn tất việc hạch toán nội bảng và lưu hồ sơ theo đúng qui định của ngân hàng.

*Tại chi nhánh:

Chỉ được thực hiện khi nguồn cung ngoại tệ dồi dào để đảm bảo khả năng lợi nhuận cho ngân hàng, nhưng trái lại khách hàng chỉ có nhu cầu kỳ hạn khi nguồn ngoại tệ khan hiếm. Cung và cầu ít khi gặp nhau nên giao dịch kỳ hạn hầu như ít xảy ra ở chi nhánh. Nếu có xảy ra giao dịch thì cũng được phân chia giữa mua và bán do hai phòng riêng biệt thực hiện giống như giao ngay. Tuy vậy mỗi phòng đều có mối quan hệ qua lại hỗ trợ cho nhau. Phòng nghiên cứu tổng hợp chịu trách nhiệm quản lý nguồn ngoại tệ có được để phối hợp cùng phòng quan hệ khách hàng

Điểm hoán đổi (kỳ hạn) = Tỷ giá Spot x (i – i*) x Số ngày 360 x 100

có chức năng huy động và bán khi nguồn ngoại tệ thay đổi đồng thời liên hệ với phòng kế toán để lên kế hoạch thu mua ngoại tệ cho hợp lí.