6 Các quá trình vòng đời hệ thống
6.1.1 Quá trình mua sản phẩm
6.1.1.1 Mục đích
Mục đích của quá trình mua sản phẩm là để thu được sản phẩm và/hoặc dịch vụ mà đáp ứng nhu cầu được bên mua sản phẩm đưa ra. Quá trình này bắt đầu với việc nhận biết các nhu cầu của khách hàng và kết thúc bằng việc tiếp nhận sản phẩm và/hoặc dịch vụ được yêu cầu bởi bên mua sản phẩm.
6.1.1.2 Kết quả
a) Các nhu cầu mua sản phẩm, mục tiêu, tiêu chí chấp nhận sản phẩm và/hoặc dịch vụ và chiến lược mua sản phẩm được định nghĩa;
b) Thỏa thuận được phát triển thể hiện rõ ràng mong muốn, các trách nhiệm và tính pháp lý của cả bên mua sản phẩm và nhà cung cấp;
c) Một hoặc nhiều nhà cung cấp được lựa chọn;
d) Sản phẩm và/hoặc dịch vụ được mua phải thỏa mãn nhu cầu đã xác định của bên mua sản phẩm;
e) Việc mua sản phẩm được giám sát để các ràng buộc cụ thể như: chi phí, tiến độ kế hoạch và chất lượng được đáp ứng;
f) Các hạng mục chuyển giao của nhà cung cấp được chấp nhận;
g) Bất kì thành phần mở rộng nào đã xác định đều có sự giải quyết thỏa đáng như đã thỏa thuận bởi bên mua sản phẩm và nhà cung cấp.
6.1.1.3 Các hoạt động và nhiệm vụ
Bên mua sản phẩm sẽ triển khai các hoạt động sau phù hợp với các thủ tục và chính sách của tổ chức có khả năng áp dụng liên quan tới quá trình mua sản phẩm.
CHÚ THÍCH: Các hoạt động và nhiệm vụ trong quá trình này có thể áp dụng đối với một hoặc nhiều nhà cung cấp.
6.1.1.3.1 Chuẩn bị mua sản phẩm
Hoạt động này bao gồm các nhiệm vụ sau:
6.1.1.3.1.1 Bên mua sản phẩm bắt đầu quá trình mua sản phẩm bằng việc mô tả ý tưởng hoặc nhu cầu để mua, phát triển hoặc nâng cấp một hệ thống, sản phẩm phần mềm hoặc dịch vụ phần mềm.
6.1.1.3.1.2 Bên mua sản phẩm sẽ định nghĩa và phân tích các yêu cầu hệ thống. Các yêu cầu hệ thống nên bao gồm yêu cầu của doanh nghiệp, tổ chức và người sử dụng cũng như các yêu cầu bảo đảm độ tin cậy, tính an toàn và mức độ rủi ro khác theo các thủ tục, tiêu chuẩn tuân thủ, kiểm tra và thiết kế liên quan.
6.1.1.3.1.3 Bên mua sản phẩm có thể tự thực hiện định nghĩa và phân tích các yêu cầu phần mềm hoặc có thể thuê nhà cung cấp để thực hiện nhiệm vụ đó.
6.1.1.3.1.4 Nếu bên mua sản phẩm thuê nhà cung cấp để thực hiện phân tích các yêu cầu hệ thống hoăêc phần mềm, thì bên mua sản phẩm sẽ thuê chuyên gia phê chuẩn các yêu cầu đã phân tích.
6.1.1.3.1.5 Các quá trình kỹ thuật (mục 6.4) nên được sử dụng để thực hiện các nhiệm vụ trong mục 6.1.1.3.1.2 và 6.1.1.3.1.4. Bên mua sản phẩm có thể sử dụng quá trình định nghĩa các yêu cầu của bên liên quan để thiết lập các yêu cầu của khách hàng.
6.1.1.3.1.6 Bên mua sản phẩm sẽ xem xét các phương án cho việc mua sản phẩm dựa vào viêêc phân tích các tiêu chí phù hợp bao gồm độ rủi ro, chi phí và các lợi ích cho mỗi phương án. Các phương án gồm có:
a) Mua sản phẩm phần mềm sẵn sàng phổ biến và thương mại hóa đáp ứng được các yêu cầu;
b) Phát triển sản phẩm phần mềm hoặc thu được dịch vụ phần mềm môêt cách nôêi bôê;
c) Phát triển sản phẩm phần mềm hoặc thu được dịch vụ phần mềm thông qua hợp đồng;
d) Kết hợp cả phương án a, b và c nêu trên;
e) Nâng cấp sản phẩm phần mềm hoặc dịch vụ có sẵn.
6.1.1.3.1.7 Khi mua sản phẩm phần mềm sẵn sàng phổ biến và thương mại hóa, bên mua sản phẩm sẽ phải đảm bảo các điều kiện sau được đáp ứng:
a) Các yêu cầu cho sản phẩm phần mềm phải được đáp ứng; b) Tài liệu hướng dẫn được yêu cầu là phải có sẵn;
c) Sở hữu độc quyền, khả năng sử dụng, đồng sở hữu, giấy bảo hành và bản quyền phải được đáp ứng;
d) Có kế hoạch cho viêêc bảo hành sản phẩm phần mềm.
6.1.1.3.1.8 Bên mua sản phẩm nên chuẩn bị, tài liệu hóa và thực thi kế hoạch mua sản phẩm. Kế hoạch nên bao gồm như sau:
a) Các yêu cầu cho hệ thống; b) Công việc xác định của hệ thống; c) Loại hình hợp đồng được sử dụng;
d) Các trách nhiệm của các tổ chức có liên quan; e) Khái niêêm hỗ trợ được sử dụng;
f) Các rủi ro được xem như các phương pháp để quản lý các rủi ro.
6.1.1.3.1.9 Bên mua sản phẩm sẽ định nghĩa và tài liệu hóa các điều kiện và chiến lược được chấp nhận.
6.1.1.3.1.10 Bên mua sản phẩm nên tài liệu hóa các yêu cầu mua sản phẩm (ví dụ: yêu cầu đối với đề xuất), nội dung trong đó phụ thuộc vào phương án mua sản phẩm được lựa chọn trong mục 6.1.1.3.1.6. Tài liệu hướng dẫn mua sản phẩm nên tính đến khi thấy thích hợp:
a) Các yêu cầu hệ thống; b) Phạm vi;
c) Bản hướng dẫn cho các nhà đấu thầu; d) Danh sách các sản phẩm phần mềm; e) Các điều khoản và các điều kiện; f) Kiểm soát các hợp đồng phụ;
g) Các ràng buộc kỹ thuật (ví dụ: môi trường mục tiêu).
6.1.1.3.1.11 Bên mua sản phẩm nên xác định quá trình nào của tiêu chuẩn này là thích hợp cho việc mua sản phẩm và chỉ rõ bất kỳ các yêu cầu của bên mua sản phẩm nào đối với viêêc sửa đổi các quá trình đó. Bên mua sản phẩm nên chỉ rõ nếu bất kỳ một quá trình nào trong các quá trình được các bên tham gia khác với nhà cung cấp thực hiện, để những nhà cung cấp có thể xác định cách tiếp cận cho việc hỗ trợ công việc của các bên tham gia khác theo các đề xuất của họ. Bên mua sản phẩm sẽ chỉ rõ phạm vi của các nhiệm vụ trong hợp đồng.
6.1.1.3.1.12 Tài liệu hướng dẫn mua sản phẩm cũng sẽ định nghĩa các cột mốc hợp đồng mà tiến độ của nhà cung cấp được xem xét và kiểm tra như một phần trong việc giám sát mua sản phẩm (xem mục 7.2.6 và 7.2.7).
6.1.1.3.1.13 Các yêu cầu mua sản phẩm nên được chuyển đến tổ chức được lựa chọn cho việc thực hiện hoạt động mua sản phẩm.
6.1.1.3.2 Thông báo mua sản phẩm
Hoạt động này bao gồm nhiệm vụ sau:
6.1.1.3.2.1 Bên mua sản phẩm sẽ gửi thông tin yêu cầu cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ đến những nhà cung cấp đã được xác định.
CHÚ THÍCH: Điều này có thể bao gồm việc hợp tác quản lý chuỗi cung ứng thực hiện trao đổi thông tin với bên mua sản phẩm và những nhà cung cấp có liên quan để đạt được cách tiếp cận chung hoặc hợp lý đối với các vấn đề thương mại và kỹ thuật chung.
6.1.1.3.3 Lựa chọn nhà cung cấp
Hoạt động này bao gồm các nhiệm vụ sau:
6.1.1.3.3.1 Bên mua sản phẩm nên thiết lập một thủ tục cho viêêc lựa chọn nhà cung cấp bao gồm cả việc hiệu chỉnh bổ sung phù hợp với các yêu cầu và tiêu chí đánh giá đề xuất.
6.1.1.3.3.2 Bên mua sản phẩm nên lựa chọn nhà cung cấp dựa trên việc đánh giá các khả năng, đề xuất của những nhà cung cấp theo các điều kiện và chiến lược của bên mua sản phẩm.
6.1.1.3.4 Thỏa thuận hợp đồng
Hoạt động này bao gồm các nhiệm vụ sau:
6.1.1.3.4.1 Trước khi quyết định hợp đồng, bên mua sản phẩm có thể bao gồm các bên tham gia khác, gồm cả nhà cung cấp tiềm năng hoặc bất kỳ bên thứ ba cần thiết nào (như bên quản lý), trong viêêc xác
định các yêu cầu của bên mua sản phẩm để sửa đổi tiêu chuẩn này cho dự án. Trong việc đưa ra quyết định này, bên mua sản phẩm phải xem xét ảnh hưởng của các yêu cầu sửa đổi theo các quá trình tổ chức được thừa nhận của nhà cung cấp. Bên mua sản phẩm phải tính đến hoặc tham chiếu đến các yêu cầu sửa đổi trong hợp đồng.
6.1.1.3.4.2 Bên mua sản phẩm sau đó phải chuẩn bị và đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp để giải quyết các yêu cầu mua sản phẩm (bao gồm cả chi phí và tiến độ) của dịch vụ hoăêc sản phẩm phần mềm được chuyển giao. Bản hợp đồng phải chỉ ra sở hữu độc quyền, khả năng sử dụng, đồng sở hữu, giấy bảo hành và bản quyền liên quan đến các sản phẩm phần mềm sẵn sàng phổ biến và thương mại hóa có khả năng tái sử dụng.
6.1.1.3.4.3 Một khi hợp đồng đang thực hiện, bên mua sản phẩm phải kiểm soát sự thay đổi hợp đồng thông qua việc đàm phán với nhà cung cấp như một phần của cơ chế kiểm soát sự thay đổi. Các thay đổi của hợp đồng phải được khảo sát sự tác động của nó đến tiến độ, chất lượng, các lợi ích, chi phí và kế hoạch dự án.
CHÚ THÍCH 1: Bên mua sản phẩm xác định một trong hai thuật ngữ “hợp đồng” hoặc “thỏa thuận” được sử dụng trong việc áp dụng tiêu chuẩn này.
CHÚ THÍCH 2: Sự thỏa thuận giữa bên mua sản phẩm và nhà cung cấp nên mô tả môêt cách rõ ràng mong muốn, trách nhiệm và tính pháp lý của cả hai bên.
CHÚ THÍCH 3: Cơ chế kiểm soát thay đổi hợp đồng nên chỉ ra trách nhiệm và vai trò quản lý sự thay đổi; mức độ theo đúng thủ tục với việc đàm phán hợp đồng, các yêu cầu thay đổi được đề xuất và thông tin đến các bên liên quan bị ảnh hưởng.
6.1.1.3.5 Giám sát thỏa thuận
Hoạt động này bao gồm các nhiệm vụ sau:
6.1.1.3.5.1 Bên mua sản phẩm phải giám sát các hoạt động của nhà cung cấp theo quá trình soát xét phần mềm (mục 7.2.6) và quá trình kiểm tra phần mềm (mục 7.2.7). Bên mua sản phẩm nên bổ sung thêm việc giám sát quá trình xác minh phần mềm (mục 7.2.4) và quá trình xác nhận phần mềm (mục 7.2.5) khi cần thiết.
6.1.1.3.5.2 Bên mua sản phẩm phải hợp tác với nhà cung cấp để đưa ra tất cả thông tin cần thiết một cách kịp thời và giải quyết tất cả các vấn đề còn tồn tại.
6.1.1.3.6Sự tiếp nhận của bên mua sản phẩm
Hoạt động này bao gồm các nhiệm vụ sau:
6.1.1.3.6.1 Bên mua sản phẩm nên chuẩn bị việc tiếp nhận dựa trên tiêu chí và chiến lược đã xác định. Bên mua cũng nên chuẩn bị trước các trường hợp kiểm tra, dữ liệu kiểm tra, phương pháp kiểm tra và môi trường kiểm tra. Ngoài ra, cũng nên xác định phạm vi tham gia của nhà cung cấp.
6.1.1.3.6.2 Bên mua sản phẩm phải tiến hành kiểm tra, xem xét tiếp nhận dịch vụ hoăêc sản phẩm phần mềm và phải chấp nhận nó từ nhà cung cấp khi tất cả các điều kiện tiếp nhận được đáp ứng. Thủ tục tiếp nhận nên tuân theo các quy định của mục 6.1.1.3.1.9.
6.1.1.3.6.3 Sau khi tiếp nhận, bên mua sản phẩm nên thực hiện trách nhiệm quản lý cấu hình của sản phẩm phần mềm đó (xem mục 7.2.2).
CHÚ THÍCH: Bên mua sản phẩm có thể cài đặt sản phẩm phần mềm hoặc thực hiện dịch vụ phần mềm theo các hướng dẫn được nhà cung cấp đưa ra.
6.1.1.3.7 Đóng thỏa thuận
Hoạt động này bao gồm các nhiệm vụ sau:
6.1.1.3.7.1 Bên mua sản phẩm phải thực hiện thanh toán hoặc đưa ra lý do được chấp thuận khác tới nhà cung cấp đối với sản phẩm và dịch vụ đã được giao.
CHÚ THÍCH 1: Khi sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp đã đáp ứng được các điều kiện trong thỏa thuận và các điều khoản mở xác định đã được hoàn thành môêt cách thỏa đáng, thì bên mua sản phẩm giải quyết thỏa thuận bằng cách thực hiêên thanh toán hoăêc đưa ra lý do được chấp thuận khác và thông báo đóng thỏa thuận.
CHÚ THÍCH 2: Sản phẩm hoặc dịch vụ có thể được cung cấp thêm và thanh toán hoặc đưa ra lý do được chấp thuận khác có thể được thực hiện với sự tăng thêm tương ứng.