6 Các quá trình vòng đời hệ thống
D.3 Quá trình quản lý thay đổi hợp đồng
D.3.1 Mục đích
Mục đích quản lý thay đổi hợp đồng là để phát triển các nội dung hợp đồng mới được thỏa thuận bởi cả bên mua sản phẩm và nhà cung cấp khi một yêu cầu thay đổi ảnh hưởng tới các nội dung hợp đồng đã thỏa thuận được đề xuất. Quá trình này bắt đầu với một đề xuất yêu cầu thay đổi bởi bên mua sản phẩm hoặc nhà cung cấp khác và kết thúc với khả năng chấp nhận kết luận đối với cả các bên tham gia: thu hồi hoặc chấp thuận tổng thể/một phần yêu cầu thay đổi.
Kết quả triển khai thành công của quá trình quản lý thay đổi hợp đồng gồm: a) Yêu cầu thay đổi tới hợp đồng được đề xuất rõ ràng và chính thức;
b) Các vai trò và trách nhiệm của cả bên mua sản phẩm và nhà cung cấp đối với quản lý thay đổi hợp đồng được thiết lập;
c) Ảnh hưởng của yêu cầu thay đổi tới hợp đồng dựa trên các kế hoạch, chi phí, lợi ích, chất lượng và lịch trình dự án được đánh giá;
d) Các hoạt động dựa trên yêu cầu thay đổi được thực hiện để có được thỏa thuận và sự hài lòng của cả bên mua sản phẩm và nhà cung cấp;
e) Kết quả của mỗi yêu cầu thay đổi được truyền đạt tới tất cả các bên tham gia chịu ảnh hưởng.
D.3.3 Hoạt động và nhiệm vụ
Bên mua sản phẩm và nhà cung cấp phải triển khai các hoạt động sau phù hợp với các thủ tục và chính sách có tổ chức có khả năng áp dụng trong quá trình quản lý thay đổi hợp đồng.
D.3.3.1 Sự chuẩn bị quá trình
Hoạt động này bao gồm các nhiệm vụ sau:
D.3.3.1.1 Bên mua sản phẩm và nhà cung cấp sẽ thỏa thuận để đàm phán bất kỳ thay đổi nào tới hợp đồng tại hôêi đồng tư vấn và chỉ rõ điều này trong hợp đồng. Họ sẽ thiết lập hôêi đồng tư vấn trước khi bắt đầu công việc phát triển.
D.3.3.1.2 Bên mua sản phẩm và nhà cung cấp sẽ định nghĩa và tài liệu hóa thủ tục quản lý thay đổi hợp đồng.
D.3.3.2 Yêu cầu thay đổi hợp đồng
Hoạt động này bao gồm nhiệm vụ sau:
D.3.3.2.1 Trong yêu cầu thay đổi tới các thành phần được giới hạn cơ bản trong hợp đồng, bên mua sản phẩm hoặc nhà cung cấp sẽ tài liệu hóa các đặc tả kỹ thuâêt của nó, các lý do và nền tảng chung và giải trình sự thay đổi với các bên liên quan khác. Trong viêêc sửa đổi hợp đồng, nhà cung cấp sẽ tài liệu hóa và giải trình sự sửa đổi đó với bên mua sản phẩm về ảnh hưởng đến các kế hoạch, chi phí, lợi ích, chất lượng và lịch trình dự án.
D.3.3.3 Khảo sát và phân tích tác động của sự thay đổi
Hoạt động này bao gồm nhiệm vụ sau:
D.3.3.3.1 Đối với yêu cầu thay đổi hợp đồng từ bên mua sản phẩm, nhà cung cấp sẽ khảo sát ảnh hưởng của nó đến các kế hoạch, chi phí, lợi ích, chất lượng và lịch trình dự án và từ đó tài liệu hóa và giải trình với bên mua sản phẩm. Trong việc giải trình, nhà cung cấp nên có cơ sở rõ ràng.
Hoạt động này bao gồm các nhiệm vụ sau:
D.3.3.4.1 Trong việc đàm phán, bên mua sản phẩm và nhà cung cấp sẽ đi đến kết luận phù hợp nhất thông qua việc xem xét các nền tảng chung, lý do và nội dung thay đổi cũng như ảnh hưởng của nó đến các kế hoạch, chi phí, lợi ích, chất lượng và lịch trình dự án.
D.3.3.4.2 Bên mua sản phẩm và nhà cung cấp, đặc biệt khi đàm phán về chi phí, sẽ đưa ra vấn đề đối với quản lý mức cao hơn về giải pháp hoặc thỏa thuận phù hợp, nếu cần thiết.
D.3.3.5 Sửa đổi hợp đồng
Hoạt động này bao gồm các nhiệm vụ sau:
D.3.3.5.1 Bên mua sản phẩm và nhà cung cấp sẽ tài liệu hóa thỏa thuận của họ và xác nhận nó. Bên mua sản phẩm và nhà cung cấp sẽ sửa đổi hợp đồng gốc ngay lâêp tức và kết luận hợp đồng được sửa đổi bất cứ khi nào sự sửa đổi là cần thiết. Sau đó, bên mua sản phẩm và nhà cung cấp sẽ quản lý các nội dung hợp đồng như một phần của việc kiểm soát thay đổi.
D.3.3.5.2 Đối với sửa đổi hợp đồng bất kỳ, các thành phần cấu hình bị ảnh hưởng sẽ được giới hạn cơ bản. Thủ tục này sẽ được thực hiện bằng cách sử dụng quá trình quản lý cấu hình.
D.3.3.5.3 Kết quả của sửa đổi hợp đồng sẽ được bổ sung vào các kế hoạch dự án và được thông báo tới tất cả bên tham gia chịu ảnh hưởng.
Tài liệu tham khảo
[1] ISO/IEC 12207:2008 - Systems Engineering - Software life cycle processes. (ISO/IEC 12207:2008 – Công nghệ phần mềm – Các quá trình vòng đời phần mềm).