6 Các quá trình vòng đời hệ thống
6.3.6 Quá trình quản lý thông tin
6.3.6.1 Mục đích
Mục đích của quá trình quản lý thông tin là để cung cấp thông tin mật, hợp lệ, đầy đủ, kịp thời và thích hợp, nếu cần thiết, tới các bên tham gia được chỉ định trong và sau quá trình vòng đời, khi thấy thích hợp.
Quá trình này tạo ra, thu thập, chuyển đổi, ghi nhớ, sửa đổi, phổ biến và hủy bỏ thông tin. Đồng thời quản lý thông tin được chỉ định, bao gồm cả thông tin người sử dụng, thông tin thỏa thuận, thông tin tổ chức, thông tin dự án và thông tin kỹ thuật.
6.3.6.2 Kết quả
Kết quả triển khai thành công của quá trình quản lý thông tin gồm: a) Thông tin được quản lý được xác định;
b) Các hình thức của các miêu tả thông tin được định nghĩa; c) Thông tin được chuyển đổi và được hủy bỏ theo yêu cầu; d) Tình trạng của thông tin được ghi lại;
e) Thông tin phải đang lưu hành, đầy đủ và hợp lệ;
f) Thông tin là khả dụng cho các bên tham gia được ấn định.
CHÚ THÍCH: Quá trình quản lý tài liệu hướng dẫn phần mềm là một cụ thể hóa của quá trình quản lý thông tin và được bao gồm trong nhóm quá trình hỗ trợ phần mềm.
6.3.6.3 Hoạt động và nhiệm vụ
Dự án phải triển khai các hoạt động và nhiệm vụ sau phù hợp với các thủ tục và chính sách có tổ chức có khả năng áp dụng trong quá trình quản lý thông tin.
CHÚ THÍCH: Tiêu chuẩn ISO/IEC 15289 tóm tắt các yêu cầu đối với các thành phần thông tin (tài liệu hướng dẫn) và cung cấp hướng dẫn về sự phát triển của chúng.
6.3.6.3.1 Lập kế hoạch quản lý thông tin
Hoạt động này bao gồm các nhiệm sau:
6.3.6.3.1.1 Dự án phải định nghĩa các thành phần thông tin mà sẽ được quản lý trong vòng đời hệ thống, theo điều luật hoặc chính sách tổ chức và được duy trì cho một thời hạn kéo dài hơn nữa được định nghĩa.
6.3.6.3.1.2 Dự án phải định rõ các thẩm quyền và các trách nhiệm có liên quan tới nguồn gốc, sự hình thành, thu thập, lưu trữ và hủy bỏ các thành phần thông tin.
6.3.6.3.1.3 Dự án phải định nghĩa các quyền lợi, nghĩa vụ và cam kết có liên quan tới việc lưu giữ, truyền đạt và truy cập tới các thành phần thông tin.
CHÚ THÍCH: Sự quan tâm chú ý tới tính riêng tư, tính an toàn và pháp luật về dữ liệu và thông tin, ví dụ: đồng sở hữu, các hạn chế của thỏa thuận, các quyền truy cập, sở hữu trí tuệ và các bằng sáng chế. Trong trường hợp các hạn chế hoặc các ràng buộc áp dụng, thông tin được định nghĩa một cách thích hợp. Nhân viên có kiến thức về các thành phần thông tin được thông báo về các trách nhiệm và các nghĩa vụ của họ.
6.3.6.3.1.4 Dự án phải định nghĩa nội dung, các ngữ nghĩa, các hình thức và phương tiện cho việc trình bày, lưu giữ, truyền đạt và sửa đổi thông tin.
CHÚ THÍCH: Thông tin có thể khởi đầu và có thể kết thúc dưới bất kỳ hình thức nào (ví dụ: bằng lời nói, bằng văn bản, bằng đồ họa hoặc bằng số) và có thể được lưu trữ, xử lý, sao chép và truyền đạt bằng cách sử dụng bất kỳ phương tiện nào (ví dụ: điện tử, in, từ, quang). Dành sự quan tâm chú ý đến các ràng buộc của tổ chức, ví dụ: cơ sở hạ tầng, các truyền thông liên tổ chức, các hoạt động dự án được phân phối. Các thỏa thuận và các tiêu chuẩn trình bày, truyền đạt, chuyển đổi và lưu trữ thông tin liên quan được sử dụng phù hợp với chính sách, các yêu cầu và các ràng buộc về luật.
6.3.6.3.1.5 Dự án phải định nghĩa các hoạt động duy trì thông tin.
CHÚ THÍCH: Điều này bao gồm soát xét trạng thái của thông tin lưu trữ về tính nguyên vẹn, tính hợp lệ và tính khả thi và các nhu cầu bất kỳ cho việc sao chép hoặc chuyển đổi theo một phương tiện lựa chọn. Xem xét nhu cầu giữ lại cơ sở hạ tầng khi công nghêê thay đổi để phương tiện lưu trữ có thể được đọc hoặc nhu cầu ghi lại phương tiện ghi lưu trữ sử dụng công nghệ mới.
6.3.6.3.2 Thực thi quản lý thông tin
Hoạt động này bao gồm các nhiệm vụ sau:
6.3.6.3.2.1 Dự án phải thu được các thành phần thông tin xác định.
CHÚ THÍCH: Điều này có thể bao gồm việc tạo ra thông tin hoặc thu thập thông tin từ các nguồn thích hợp.
6.3.6.3.2.2 Dự án phải duy trì các thành phần thông tin và các hồ sơ lưu trữ của chúng theo các yêu cầu riêng tư, an toàn và toàn vẹn.
CHÚ THÍCH: Lưu trữ trạng thái của các thành phần thông tin, ví dụ: mô tả phiên bản, hồ sơ lưu trữ phân phối, phân loại an toàn. Thông tin nên rõ ràng và được lưu trữ và giữ theo một cách có thể lấy ra dễ dàng tại các phương tiêên mà cung cấp một môi trường phù hợp và ngăn chặn thiệt hại, hư hỏng và mất mát.
6.3.6.3.2.3 Dự án phải lấy và phân phối thông tin tới các bên tham gia được định rõ khi được yêu cầu bởi các lịch trình đã thỏa thuận hay các trường hợp cụ thể.
CHÚ THÍCH: Thông tin được cung cấp tới các bên tham gia xác định theo một hình thức phù hợp.
6.3.6.3.2.4 Dự án phải cung cấp tài liệu hướng dẫn chính thức theo yêu cầu.
CHÚ THÍCH: Các ví dụ về tài liệu hướng dẫn chính thức như chứng thư, chứng chỉ cấp phép, giấy phép hướng dẫn và các bảng xếp hạng đánh giá.
6.3.6.3.2.5 Dự án phải lưu trữ thông tin được chỉ định, phù hợp với sự kiểm tra, lưu giữ tri thức và các mục đích đóng dự án.
CHÚ THÍCH: Cần lựa chọn phương tiện ghi, ví trí và cách bảo vệ thông tin phù hợp với bộ nhớ cụ thể và các chu kỳ sửa đổi và phù hợp với điều luật, các yêu cầu và chính sách của tổ chức. Đảm bảo các cách sắp xếp tại nơi thích hợp để lưu giữ các tài liệu hướng dẫn cần thiết sau khi đóng dự án.
6.3.6.3.2.6 Dự án phải hủy bỏ thông tin chưa được xác minh, không có hiệu lực hoặc không có giá trị theo chính sách tổ chức và các yêu cầu về tính riêng tư và tính an toàn.