7. Kết quả: Đạt ở mức nào (hoặc không đạt):
3.3.5 Qúa trình thu mua của nhà máy
3.3.5.1 Nhiệm vụ
Là các quá trình liên quan tới việc thu mua nguyên liệu theo kế hoạch để cung cấp cho nhu cầu sản xuất của xí nghiệp. Việc thu mua có nhiệm vụ đảm bảo cung ứng đầy đủ nguyên liệu đạt tiêu chuẩn chất lƣợng cao phục vụ cho hoạt động sản xuất hiệu quả với giá thành nguyên liệu và thành phẩm ở mức thấp nhất.
65
Hoạt động thu mua là yếu tố đóng vai trò quan trọng quyết định giá thành và chất lƣợng thành phẩm cũng nhƣ hiệu quả kinh doanh, cạnh tranh của toàn chuỗi.
3.3.5.2 Phân tích thu mua nguyên liệu bạch tuộc theo mô hình SCOR a. Phƣơng thức, quy trình thu mua
Quá trình thu mua của doanh nghiệp mang tính chất ổn định nhờ xây dựng đƣợc mối quan hệ mua bán với các bạn hàng truyền thống, các chủ vựa đầu mối thu mua tại địa phƣơng và các tỉnh lân cận. Công ty thực hiện nhiều phƣơng pháp thu mua khác nhau nhằm tận dụng các nguồn nguyên liệu phục vụ tốt cho quá trình sản xuất, một số phƣơng pháp thu mua đƣợc sử dụng nhƣ:
- Thu mua trực tiếp thông qua đội ngũ thu mua của công ty tại các cảng, hộ khai thác. - Thu mua nguyên liệu tại các chủ vựa bằng văn bản và hợp đồng miệng. Gía thu mua thƣờng bao gồm giá chi phí vận chuyển. Các chủ vựa vận chuyển nguyên liệu trực tiếp đến nhà máy sản xuất.
- Thu mua thông qua hợp đồng
- Nhập khẩu nguyên liệu khi nguồn cung trong nƣớc hạn chế.
Trong các phƣơng pháp thu mua trên, việc thu mua bằng văn bản tại các chủ vựa, đầu nậu đƣợc sử dụng thƣờng xuyên nhất. Ƣu điểm của việc thu mua thông qua chủ vựa là công ty có thể cắt giảm đƣợc quá trình vận chuyển nguyên liệu so với việc thu mua trực tiếp tại các hộ khai thác hoặc cảng, đồng thời số lƣợng nguyên liệu mua từ chủ vựa thƣờng cao hơn so với việc thu mua tại hộ khai thác. Gía nguyên liệu khi mua tại chủ vựa, đầu nậu thƣờng chia làm 2 mức giá: giá bao gồm phí vận chuyển và giá không bao gồm vận chuyển. Thông thƣờng công ty hay lựa chọn mức giá đã bao gồm phí vận chuyển.
Chức năng chính của hoạt động thu mua của xí nghiệp là tìm nguồn nguyên liệu cung cấp cho dạng sản xuất tồn kho: Xí nghiệp chƣa nắm bắt trƣớc đƣợc nhu cầu nên xí nghiệp tăng mức dự trữ để đối phó với sự biến động đơn hàng.
Quá trình thu mua nguyên liệu bạch tuộc nội địa thƣờng đƣợc tiến hành theo 4 bƣớc: khảo sát vùng; chọn đại lý cung cấp; tiến hành mua nguyên liệu; đánh giá chất lƣợng nguyên liệu.
66
Sơ đồ 3.5: Quy trình thu mua nguyên liệu bạch tuộc nội địa
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả, tháng 3/2013
Bƣớc 1: Khảo sát vùng nguyên liệu
- Cán bộ phụ trách thu mua sẽ tiến hành khảo sát tại các vùng nguyên liệu về các chỉ tiêu: chất lƣợng, số lƣợng, giá cả. Việc khảo sát có thể tiến hành trực tiếp tại vùng khảo sát hoặc thông qua việc điều tra các thông tin trên mạng, điện thoại. Công việc khảo sát luôn đƣợc tiến hành thƣờng xuyên mỗi ngày để cập nhật tốt mọi thông tin về nguồn nguyên liệu trong và ngoài tỉnh.
Bƣớc 2: Chọn đại lý, hộ cung cấp
- Việc chọn đại lý cung cấp, đầu nậu và hộ khai thác đƣợc tiến hành dựa trên kết quả khảo sát ở bƣớc 1, công ty sẽ lựa chọn nguồn cung từ những nhà cung cấp, hộ khai thác có nguyên liệu đạt chất lƣợng tốt, giá cả cạnh tranh. Thông thƣờng công ty mua nguyên liệu từ nhiều nhà cung cấp và hộ khai thác khác nhau nhằm đáp ứng lƣợng nguyên liệu đầu vào.
- Đối với trƣờng hợp thu mua bằng hợp đồng văn bản, công ty sẽ tiến hành ký hợp đồng cung cấp với các điều khoản giữa nhà cung cấp và xí nghiệp về: số lƣợng, chất lƣợng, giá theo thời điểm, quy cách giao nhận, cam kết không sử dụng kháng sinh,…
Bƣớc 3: Tiến hành mua nguyên liệu
- Đối với trƣờng hợp mua nguyên liệu tại đại lý, chủ vựa thông qua hợp đồng, các đại lý sẽ trực tiếp giao hàng tại nhà máy dựa theo các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng.
- Trong trƣờng hợp thu mua trực tiếp tại các cảng, hộ khai thác không có hợp đồng thì công ty sẽ thuê đội ngũ chuyên chở hoặc trực tiếp vận chuyển bằng xe của công ty.
Bƣớc 4: Đánh giá chất lƣợng nguyên liệu khi nhận vào xí nghiệp Trả lời Phản hồi Khảo sát vùng nguyên liệu Chọn đại lý , hộ cung cấp Tiến hành mua nguyên liệu Đánh giá chất lƣợng nguyên liệu
67
- Trƣờng hợp mua nguyên liệu trực tiếp không có hợp đồng, việc đánh giá nguyên liệu sẽ đƣợc tiến hành khi mua nguyên liệu đầu vào. Quá trình trả hàng hoặc gặp những vấn đề về nguyên liệu sẽ giải quyết trƣớc khi nguyên liệu đƣợc đƣa đến nhà máy.
Trƣờng hợp mua nguyên liệu bằng hợp đồng, khi nhà cung cấp vận chuyển nguyên liệu tới nhà máy, cán bộ kỹ thuật sẽ tiến hành kiểm tra các tiêu chuẩn chất lƣợng đã đề ra. Nếu gặp vấn đề về chất lƣợng, số lƣợng, cán bộ công ty sẽ gửi thông tin đến nhà cung cấp. Nhà cung cấp tiến hành xem xét và trả lời, bồi thƣờng hợp đồng lại cho công ty theo các quy định đã ký kết trong hợp đồng.
b. Đặc điểm quá trình thu mua
Địa điểm thu mua, giá cả: Do nhu cầu cao về nguồn nguyên liệu, đòi hỏi công ty phải tận dụng nhiều nguồn thu mua khác nhau. Địa điểm thu mua nguyên liệu của công ty thƣờng là các địa điểm trong tỉnh BR-VT nhƣ: Phƣớc Tỉnh, Long Hải, Hàm Tân, Phan Rí… và các tỉnh lân cận nhƣ: Kiên Giang, …
Bảng 3.22: Thời gian, khoảng cách vận chuyển
STT Địa điểm Khoảng cách (km) Thời gian vận chuyển (giờ)
1 Hàm Tân 200 4
2 Phan Rí 300 6
3 Phƣớc Tỉnh 20 1
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả, tháng 3/2013
Hầu hết việc mua nguyên liệu trong tỉnh có thời gian vận chuyển từ 1-3 giờ, chi phí vận chuyển phần lớn do các nhà cung cấp chi trả. Quá trình thu mua tại các tỉnh lân cận thì có thời gian vận chuyển lâu hơn, nhƣng phần lớn cũng từ 1-2 ngày. Thời gian vận chuyển là một trong những yếu tố đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất cũng nhƣ tính linh hoạt về sản phẩm, do đó, việc mua đƣợc nguyên liệu trong tỉnh là một lợi thế lớn cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải mua một số lƣợng lớn nguyên liệu từ ngoài tỉnh và nhập khẩu dù thời gian vận chuyển lâu hơn, điều này xuất phát từ một số nguyên nhân chính sau: - Thiếu nguồn nguyên liệu: Đây là một trong những vấn đề mà doanh nghiệp khá
quan tâm. Theo khảo sát, một trong những nguyên nhân chính dẫn đến việc sản xuất không kịp tiến độ là do thiếu nguồn nguyên liệu đầu vào. Sản lƣợng đánh bắt trong tỉnh không đủ cung cấp cho doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là vào những giai đoạn nhu cầu tăng cao. Để có đủ nguồn nguyên liệu thì doanh nghiệp phải tiến hành thu mua tại nhiều địa điểm khác nhau bao gồm cả trong và ngoài tỉnh.
68
- Sự chênh lệch về giá: Gía cả cũng là một trong những yếu tố tác động đến việc thu mua nguyên liệu. Có nhiều trƣờng hợp giá tại các khu vực ngoài tỉnh thấp hơn, hoặc giá nguyên liệu trong tỉnh ở mức quá cao so với mức giá tối đa để sản xuất. Để kinh doanh đạt lợi nhuận thì việc công ty chấp nhận tìm kiếm nguồn nguyên liệu khác ngoài vùng là tất yếu. Theo khảo sát các nhà cung cấp của doanh nghiệp cho thấy giá nguyên liệu đƣợc cung cấp giữa các nhà cung cấp khác nhau trong tỉnh thƣờng chênh lệch nhau từ 1.000-3.000đ/kg. Bên cạnh đó, sự biến động về giá cũng tác động không nhỏ đến tình hình thu mua nguyên liệu, qua khảo sát ta có bảng biến động giá sau.
Biểu đồ 3.1: Tình hình biến động giá nguyên liệu bạch tuộc tháng 12/2012
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả, tháng 3/2013
Qua sơ đồ cho thấy, từ ngày 1/12/2012 -9/12/2012 giá nguyên liệu chênh lệch từ 1.000-4.000/kg. Đây cũng là một trong những khó khăn của xí nghiệp khi thực hiện kế hoạch sản xuất, định giá sản phẩm.
Có nhiều thời điểm, do khan hiếm nguồn cung nguyên liệu, xí nghiệp phải cạnh tranh gay gắt về giá cả để có thể gom đủ lƣợng nguyên liệu sản xuất. Trong thời điểm nguồn cung hạn chế, doanh nghiệp luôn phải đối diện với bài toán về giá thành và sản lƣợng. Muốn thu mua đƣợc nhiều nguyên liệu thì doanh nghiệp phải trả giá cao hơn so với các công ty khác. Do đó, bình ổn giá nguyên liệu là một trong những vấn đề khó khăn với xí nghiệp.
Về kiểm soát nguyên liệu đầu vào: phần lớn nguồn nguyên liệu từ các nhà cung cấp, chủ vựa đều đạt yêu cầu về chất lƣợng. Theo kết quả khảo sát nguồn nguyên liệu trong tháng 12/2012, có 100% đánh giá của công ty nhận định rằng chất lƣợng nguyên liệu của các nhà cung cấp nhƣ: nhà cung cấp Mậu, Loan, Toàn,… đạt chất lƣợng tốt. Điều này cho thấy việc thu mua nguyên liệu của công ty tƣơng đối hiệu quả trong khâu kiểm soát chất lƣợng nguyên liệu đầu vào.
72 73 74 75 76 77 78 79
giá thu mua (1000đ)
69
Tuy nhiên, quá trình thu mua nguyên liệu chƣa đáp ứng đƣợc tính chủ động về lƣợng nguyên liệu đầu vào trong sản xuất. Công ty luôn tiến hành thu mua khi có nguyên liệu và tồn trữ vào kho, khi cần thì đem ra chế biến. Điều này cho thấy công ty chƣa thể chủ động trong vấn đề cung ứng nguyên vật liệu theo sự tăng giảm về nhu cầu. Việc thu mua chỉ mang tính chất thời điểm ( có nhiều thì mua nhiều, có ít mua ít). Đây là một trong những nguyên nhân dẫn đến chi phí tồn kho cao và nguy cơ thiếu nguyên liệu sản xuất trong thời điểm ít nguyên liệu.
Phƣơng thức thanh toán: Hình thức thanh toán chính của xí nghiệp I khi thu mua nguyên vật liệu trong tỉnh là trả chậm sau 10 ngày. Theo kết quả khảo sát thì có tổng số 9/9 lần doanh nghiệp áp dụng phƣơng thức thanh toán trả chậm sau 10 ngày khi thực hiện mua nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp trong tỉnh.
c. Các hoạt động hỗ trợ thu mua Đội ngũ thu mua
Hiện nay tại các xí nghiệp của công ty đều xây dựng các đội ngũ thu mua riêng nhằm tận dụng tốt các nguồn cung nguyên liệu. Công tác khảo sát thị trƣờng luôn đƣợc tiến hành thƣờng xuyên. Các cán bộ thu mua luôn thƣờng trực tại các cảng, bến đảm bảo thu mua đƣợc nguyên vật liệu nhanh, kịp thời, đạt chất lƣợng.
Xây dựng mối quan hệ với chủ vựa, đại lý
Nhìn chung, mối quan hệ giữa công ty với nhà cung cấp, ngƣ dân khai thác tƣơng đối ổn định, phần lớn các nhà cung cấp của công ty đều là mối quan hệ truyền thống. Theo kết quả khảo sát các cán bộ sản xuất, quản lý tại công ty, phần lớn công ty có mối quan hệ tốt với chủ vựa và ngƣ dân khai thác. Đặc biệt công ty thiết lập mối quan hệ tƣơng đối tốt với chủ vựa, theo kết quả khảo sát, có 14/16 ý kiến, chiếm 87.5% ý kiến đánh giá công ty có mối quan hệ tốt với chủ vựa. Đây là một trong những lợi thế trong việc ổn định nguồn nguyên liệu đầu vào.
70
Bảng 3.23: Quan hệ của nhà máy với chủ vựa
Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent Valid Quan hệ tốt 14 70.0 87.5 87.5 Quan hệ trung bình 2 10.0 12.5 100.0 Total 16 80.0 100.0 Missing 99 4 20.0 Total 20 100.0
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả, tháng 3/2013
Bảng 3.24: Quan hệ của nhà máy với ngƣ dân khai thác
Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent Valid Quan hệ tốt 8 40.0 57.1 57.1 Quan hệ trung bình 2 10.0 14.3 71.4 Không có quan hệ 4 20.0 28.6 100.0 Total 14 70.0 100.0 Missing 99 6 30.0 Total 20 100.0
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả, tháng 3/2013
Tuy nhiên, mối quan hệ giữa công ty với ngƣ dân khai thác chƣa hiệu quả, tỉ lệ mối quan hệ trung bình và không có quan hệ chiếm khá cao, theo kết quả điều tra, có 6/14 chiếm gần 43% ý kiến đánh giá công ty có mối quan hệ trung bình và không có mối quan hệ với ngƣ dân khai thác,đây cũng là một trong những điểm yếu trong chuỗi cung ứng. Việc xây dựng đƣợc mối quan hệ với ngƣ dân sẽ giúp doanh nghiệp giảm khá nhiều chi phí do giảm bớt đƣợc sự nâng cao giá thành qua các đối tƣợng trung gian. Mặt khác, việc xây dựng mối quan hệ tốt với ngƣ dân còn giúp doanh nghiệp chủ động về nguồn nguyên liệu, tránh đƣợc các biến cố do nhà cung cấp thâu tóm thị trƣờng nguyên liệu.
- Sự hỗ trợ về tài chính của công ty cho chủ vựa, ngƣ dân: Theo kết quả khảo sát, doanh nghiệp chƣa có sự hỗ trợ về tài chính với chủ vựa và ngƣ dân.
71
Bảng 3.25: Công ty hỗ trợ tài chính cho chủ vựa
Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent Valid Không 15 75.0 100.0 100.0 Missing 99 5 25.0 Total 20 100.0
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả, tháng 3/2013
Bảng 3.26: Hỗ trợ tài chính cho ngƣ dân khai thác
Frequency Percent Valid Percent
Cumulative Percent
Valid Không 15 75.0 100.0 100.0
Missing 99 5 25.0
Total 20 100.0
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả, tháng 3/2013
Qua bảng khảo sát ta thấy, có 15/20 phiếu điều tra đánh giá rằng công ty không có sự hỗ trợ về tài chính cho chủ vựa và ngƣ dân. Đây là một trong những hạn chế của doanh nghiệp trong việc cạnh tranh, tìm kiếm, xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp.
Hiện nay, các chủ vựa đã có sự hỗ trợ khá tốt về mặt tài chính cho ngƣ dân, vì thế các chủ vựa luôn đảm bảo sự ổn định về nguồn cung nguyên liệu.
- Sự hỗ trợ về kỹ thuật: Nhìn chung, công ty đã thực hiện công tác hỗ trợ về mặt kỹ thuật cho chủ vựa và ngƣ dân . Theo kết quả khảo sát, có 7/20 ý kiến đánh giá công ty hỗ trợ tốt về mặt kỹ thuật cho chủ vựa, 13/20 ý kiến đánh giá trung bình. Kết quả này cho thấy công ty đã quan tâm đến việc xây dựng mối liên kết và hỗ trợ cho nhà cung ứng, tuy nhiên việc hỗ trợ vẫn chƣa thực sự đƣợc chú trọng và đầu tƣ. Tỷ lệ hỗ trợ kỹ thuật trung bình vẫn chiếm tỷ lệ cao trong tổng ý kiến đánh giá.
Bảng 3.27: Hỗ trợ về kỹ thuật cho chủ vựa
Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent Valid Tốt 7 35.0 35.0 35.0 Trung bình 13 65.0 65.0 100.0 Total 20 100.0 100.0
72
Bảng 3.28: Hỗ trợ về kỹ thuật cho ngƣ dân
Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent Valid Tốt 4 20.0 36.4 36.4 Trung bình 4 20.0 36.4 72.7 Không 3 15.0 27.3 100.0 Total 11 55.0 100.0 Missing 99 9 45.0 Total 20 100.0
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả, tháng 3/2013
Có thể thấy, mối quan hệ giữa công ty với chủ vựa tốt hơn so với ngƣ dân. Tuy công ty cũng có sự hỗ trợ về mặt kỹ thuật cho ngƣ dân, nhƣng chỉ có 4/11 ý kiến đánh giá tốt, 7/11 ý kiến đánh giá trung bình và không có hỗ trợ, kết quả này cho thấy công ty vẫn chƣa liên kết chặt chẽ với ngƣ dân khai thác, mối quan hệ với ngƣ dân của công ty mới chỉ nằm ở con số nhỏ.