Mô hình kế toán trách nhiệm là một phần của hệ thống kiểm soát và đánh giá hiệu quả; sử dụng để đo lƣờng kết quả hoạt động của các trung tâm trách nhiệm. Trong đó Trung tâm trách nhiệm là một đơn vị, một bộ phận hoặc một phần của tổ chức mà ở đó ngƣời quản lý phải có trách nhiệm cho một số hoạt động cụ thể.
Theo Higgins (1952): KTTN là công cụ để kiểm soát hoạt động và chi phí của tổ chức. KTTN là sự phát triển của hệ thống kế toán đƣợc thiết kế để kiểm soát chi phí phát sinh liên quan trực tiếp cho các cá nhân trong tổ chức, ngƣời chịu trách nhiệm kiểm soát. Hệ thống kiểm soát này đƣợc thiết kế cho tất cả các cấp quản lý trong đơn vị. [62]
Theo nhóm tác giả Jerry J. Weygandt, Paul D, Kimmel, Donald E. Kieso (2008), KTTN là một bộ phận của KTQT, nó liên quan đến việc tích lũy, báo cáo về thu thập và chi phí, trên cơ sở nhà quản lý có quyền đƣa ra những quyết định trong hoạt động hàng ngày và các vấn đề đó. Chỉ cần thông qua việc kiểm soát chi phí nhà quản lý có thể điều hành tổ chức một cách hiệu quả [68].
Trong hệ thống kế toán trách nhiệm, Mỗi trung tâm trách nhiệm đƣợc giao một số quyền cụ thể. Quản lý của mỗi cấp bậc trách nhiệm đƣợc đánh giá hiệu quả dựa trên việc so sánh kế hoạch với kết quả thực tế để đánh giá việc họ quản lý các yếu tố thuộc quyền kiểm soát của họ thế nào. Có 4 loại trung tâm trách nhiệm: Trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tƣ. Các trung tâm này có mối quan hệ chặt chẽ để hỗ trợ nhà quản trị kiểm
soát đƣợc chi phí và giá thành.
Trung tâm chi phí (Cost Center) là trung tâm trách nhiệm mà nhà quản lý chỉ chịu trách nhiệm, hoặc chỉ có quyền kiểm soát về chi phí không có quyền kiểm soát về doanh thu, lợi nhuận hay đầu tƣ. Trung tâm chi phí thƣờng đƣợc xác định dựa trên các bộ phận chức năng của DN nhƣ các phân xƣởng sản xuất, các phòng ban, các tổ, đội sản xuất, v.v... . Ngƣời đứng đầu trung tâm chi phí chính là ngƣời quản lý các bộ phận đƣợc phân quyền quyết định về cơ cấu chi phí và các yếu tố đầu vào. Để đánh giá hiệu quả hoạt động của các trung tâm chi phí cần phải lập dự toán và báo cáo hoạt động theo từng trung tâm. Các chỉ tiêu đƣợc sử dụng để đánh giá hiệu quả hoạt động của các trung tâm chi phí thƣờng là tỷ lệ chi phí thực tế so với dự toán, tỷ lệ giảm chi phí so với năm trƣớc, giá thành đơn vị sản phẩm hoặc tỷ lệ giảm giá thành, v.v...
Trung tâm doanh thu (Revenue centers) là trung tâm trách nhiệm mà ngƣời quản lý chịu trách nhiệm về doanh thu tạo ra, không chịu trách nhiệm về chi phí, lợi nhuận hay vốn đầu tƣ. Ngƣời đứng đầu trung tâm doanh thu đƣợc quyền quyết định về cơ cấu bán, giá bán. Trung tâm này thƣờng gắn với cấp quản lý cơ sở nhƣ bộ phận kinh doanh trong đơn vị, nhƣ các chi nhánh tiêu thụ, khu vực tiêu thụ, cửa hàng tiêu thụ, nhóm sản phẩm. Để đánh giá hiệu quả hoạt động của trung tâm doanh thu, ngƣời ta thƣờng sử dụng các chỉ tiêu đánh giá nhƣ: tỷ lệ tăng doanh thu so với kỳ trƣớc, tỷ lệ tiết kiệm chi phí bán hàng so với dự toán. Các chi phí mà ngƣời đứng đầu trung tâm doanh thu phải chịu trách nhiệm kiểm soát nhƣ chi phí bán hàng, tiền lƣơng của nhân viên bán hàng, các khoản chi phí phát sinh khác. Ngƣời đứng đầu trung tâm doanh thu không phải chịu trách nhiệm về giá vốn của các hàng hóa và dịch vụ mà họ cung cấp cho khách hàng. Do vậy, trong thực tế các trung tâm doanh thu hầu nhƣ không tồn tại nguyên gốc nhƣ lý thuyết do ngƣời đứng đầu các trung tâm doanh thu không chỉ phải chịu trách nhiệm về việc đạt đƣợc doanh thu nhƣ mong muốn mà còn phải chịu trách nhiệm lập kế hoạch và kiểm soát các chi phí phát sinh tại trung tâm [76, tr.58].
Trung tâm lợi nhuận (Profit Center) là một phân khúc có ngƣời quản lý chịu trách nhiệm về cả doanh thu, chi phí và lợi nhuận. Giám đốc trung tâm lợi
nhuận đƣợc quyền quyết định về cơ cấu chi phí, các yếu tố đầu vào, cơ cấu bán hàng, giá bán, v.v... Các trung tâm trách nhiệm này thƣờng đƣợc gắn với bậc quản lý cấp trung hoặc cấp cao nhƣ GĐ điều hành công ty, các đơn vị kinh doanh trong công ty hoặc tổng công ty nhƣ các công ty phụ thuộc, các chi nhánh …Các chỉ tiêu đƣợc sử dụng để đánh giá giám đốc trung tâm lợi nhuận là lợi nhuận thực tế, tỷ lệ lợi nhuận so với kế hoạch, v.v...
Trung tâm đầu tƣ (Investment Centers) là trung tâm chịu trách nhiệm kiểm soát chi phí, lợi nhuận và hiệu quả đầu tƣ. Nhƣ vậy với trách nhiệm đƣợc phân công, trung tâm đầu tƣ thƣờng là cấp cao nhất của DN nhƣ công ty, tổng công ty. Các công ty con hoặc các chi nhánh nếu đƣợc phân cấp ra quyết định về đầu tƣ thì cũng đƣợc coi là trung tâm đầu tƣ. Để đánh giá hiệu quả hoạt động của trung tâm đầu tƣ, ngƣời ta sử dụng các chỉ tiêu: Tỷ lệ hoàn vốn đầu tƣ (Return on Investment – ROI); Lợi nhuận còn lại (Residual Income – RI) và Giá trị gia tăng (Economic value added – EAV).
Để đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận trong DN, ngƣời ta phải lập các báo cáo bộ phận. Các báo cáo bộ phận thƣờng đƣợc lập theo các trung tâm trách nhiệm để đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý của ngƣời đứng đầu trung tâm. Báo cáo bộ phận có ý nghĩa quan trọng trong các DN tổ chức theo mô hình phân quyền. Báo cáo bộ phận chính là một hình thức thể hiện của trung tâm trách nhiệm, đặc biệt là các trung tâm trách nhiệm đầu tƣ là trung tâm mà nhà quản trị phải chịu trách nhiệm cả về lợi nhuận và vốn đầu tƣ sử dụng trong bộ phận đó. Báo cáo bộ phận giúp cho các nhà quản trị bộ phận đánh giá đƣợc kết quả hoạt động của các bộ phận mà mình quản lý thông qua chỉ tiêu lợi nhuận bộ phận và lợi nhuận thuần, từ đó có các biện pháp quản lý nhằm đem lại hiệu quả cao hơn cho bộ phận và cho toàn DN. Báo cáo bộ phận cũng là nguồn cung cấp thông tin để phân tích chênh lệch nhằm phát hiện các nguyên nhân làm phát sinh chênh lệch chi phí giữa thực tế và dự toán. Khi lập báo cáo bộ phận, kế toán phải sử dụng mẫu báo cáo thu nhập theo lãi góp trong đó trình bày các chỉ tiêu: doanh thu, chi phí biến đổi, lãi góp, chi phí cố định trực tiếp và lợi nhuận hoạt động của mỗi bộ phận. sai lầm khi phân bổ chi phí cố định chung cho các bộ
phận có thể làm sai lệch hiệu quả kinh doanh của các bộ phận từ đó dẫn đến đánh giá và quyết định sai.