Quản trị là sự tác động liên tục có mục đích của nhà quản trị lên đối tƣợng bị quản trị nhằm mục đích đạt đƣợc các mục tiêu đã đặt ra. Để đạt đƣợc mục tiêu xác định trong kinh doanh, các nhà quản trị phải thực hiện các chức năng cơ bản: lập kế hoạch, kiểm soát, đánh giá và ra quyết định.
Lập kế hoạch: là chức năng đầu tiên của nhà quản trị. Để thực hiện đƣợc mục tiêu đã định trong kinh doanh, nhà quản trị phải xây dựng và lựa chọn phƣơng án tối ƣu và khả thi để đạt đƣợc mục tiêu. Sau khi phƣơng án kinh doanh đƣợc lựa chọn, bản dự toán đƣợc lập phản ánh mô tả chi tiết việc các nguồn lực sẽ đƣợc sử dụng để giúp DN đạt đƣợc mục tiêu trong kinh doanh.
Kiểm soát: là chức năng để đảm bảo các hoạt động của DN không bị chệch hƣớng theo mục tiêu và phƣơng án kinh doanh đã lựa chọn. Chức năng kiểm soát còn bao hàm cả chức năng định hƣớng và thúc đẩy để động viên, khuyến khích mọi bộ phận của DN hoạt động theo cách tốt nhất để đạt mục tiêu của DN. Thực hiện chức năng này không có nghĩa là mọi hoạt động của DN nhất định phải theo phƣơng án nhƣ đã lựa chọn mà có thể cần có những điều chỉnh phù hợp nếu điều kiện hoạt động có những thay đổi đáng kể so với ban đầu. Do vậy, trong quá trình thực hiện chức năng kiểm soát nhà quản trị cần có những quyết định điều chỉnh kịp thời để giúp DN đạt đƣợc mục tiêu đã xác định.
Đánh giá: Đánh giá hiệu quả kinh doanh có vai trò quan trọng trong quản trị DN. Đánh giá đúng đắn hiệu quả kinh doanh không chỉ giúp cho DN có những quyết định phù hợp mà còn tạo động lực thúc đẩy các hoạt động nâng cao hiệu quả kinh doanh của DN. Ngƣợc lại, đánh giá hiệu quả kinh doanh không đúng cùng với động viên, khen thƣởng sai không chỉ làm mất đi động lực phấn đấu nâng cao hiệu quả kinh doanh làm phát sinh những tiêu cực trong hoạt động của DN. Thông qua chức năng đánh giá, nhà quản trị rút ra đƣợc những điểm mạnh yếu trong hoạt động của DN để có những điều chỉnh kịp thời cho các hoạt động kế tiếp.
Ra quyết định không phải là chức năng độc lập của nhà quản trị mà gắn liền với các chức năng lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá. Trong quá trình lập kế hoạch, nhà quản trị phải ra quyết định lựa chọn mục tiêu, quyết định về phƣơng án sẽ thực hiện và các nguồn lực sẽ đƣợc huy động để thực hiện kế hoạch. Thực hiện chức năng kiểm soát nhà quản trị phải ra các quyết định để đám bảo các hoạt động đƣợc thực hiện theo mục tiêu đã định và có các quyết định kịp thời để điều chỉnh kế hoạch, động viên khuyến khích thúc đẩy thực hiện kế hoạch. Các quyết định khen thƣởng, điều chỉnh kế hoạch và định mức cũng đƣợc các nhà quản trị đƣa ra trong quá trình thực hiện chức năng đánh giá. Mối quan hệ giữa các chức năng quản trị với quá trình ra quyết định đƣợc Garrison và
các cộng sự của ông minh họa bằng sơ đồ 1.4 sau:
Sơ đồ 1.4. Mối quan hệ giữa các chức năng trong chu kỳ lập kế hoạch và kiểm soát [56, tr.8]