2.3 Trình tự thực hiện đấu thầu trong hoạt động xây dựng
2.3.3 Tổ chức đấu thầu
Hồ sơ mời thầu được phát hành cho các nhà thầu tham gia đấu thầu rộng rãi, cho các nhà thầu được mời tham gia đấu thầu hạn chế hoặc cho các nhà thầu đã vượt qua bước sơ tuyển. Trường hợp cần sửa đổi hồ sơ mời thầu sau khi đã phát hành thì phải thơng báo cho các nhà thầu đã nhận hồ sơ mời thầu trước thời điểm đĩng thầu một khoảng thời gian là 10 ngày.
Các hồ sơ dự thầu nộp theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu phải được bên mời thầu tiếp nhận và quản lý theo chế độ quản lý hồ sơ mật. Việc mở thầu phải được tiến hành cơng khai sau thời điểm đĩng thầu đối với các hồ sơ dự thầu được nộp theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Thơng tin chính nêu trong hồ sơ dự thầu của từng nhà thầu phải được cơng bố trong buổi mở thầu, được ghi lại trong biên bản mở thầu cĩ chữ ký xác nhận của đại diện bên mời thầu, đại diện nhà thầu và đại diện cơ quan liên quan tham dự.
Trường hợp nhà thầu cần làm rõ hồ sơ mời thầu thì phải gửi văn bản đề nghị đến bên mời thầu để xem xét và xử lý. Việc làm rõ hồ sơ mời thầu được bên mời thầu thực hiện theo các hình thức: Gửi văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu cho các nhà thầu đã nhận hồ sơ mời thầu; Trong trường hợp cần thiết, tổ chức hội nghị tiền đấu thầu để trao đổi về những vấn đề trong nội dung hồ sơ mời thầu mà các nhà thầu chưa rõ. Nội dung trao đổi phải được bên mời thầu lập thành văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu gửi cho các nhà thầu. Văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu là một phần của hồ sơ mời thầu.
Bên cạnh các quy định vừa nêu, căn cứ vào tính chất của từng gĩi thầu, người cĩ thẩm quyền quyết định cụ thể thời gian trong đấu thầu. Việc quy định thời hạn trong đấu thầu cĩ ý nghĩa rất quan trọng, nĩ đảm bảo tính cơng khai, minh bạch và cơng bằng cho các nhà thầu. Tuy nhiên, việc quy định thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu hiện nay theo khoản 3 Điều 31 Luật Đấu thầu là chưa hợp lý vì Luật Đấu thầu chỉ đưa ra một mốc thời gian tối thiểu chung cho tất cả các gĩi thầu: “Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu là mười lăm ngày đối với đấu thầu trong nước, ba mươi ngày đối với đấu thầu quốc tế kể từ ngày phát hành hồ sơ mời thầu đến thời điểm đĩng thầu”. Quy định này là một kẽ hở để cho các chủ đầu tư cĩ thể lợi dụng để quy định thời hạn chuẩn bị hồ sơ dự thầu ở mức tối thiểu đối với các gĩi thầu lớn, phức tạp do vậy cĩ thể làm ảnh hưởng đến quyền lợi của các nhà thầu chân chính. Vấn đề bảo mật thơng tin trong đấu thầu là rất quan trọng để đảm bảo tính cơng bằng và hiệu qủa của cơng tác đấu thầu. Tuy nhiên, hiện nay trên thực tế chúng ta vẫn chưa cĩ một cơ chế hữu hiệu để đảm bảo nội dung hồ sơ dự thầu khơng bị lọt ra bên ngồi trước khi nĩ được phát hành. Do vậy, nếu thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu khơng phù hợp sẽ làm ảnh hưởng nghiêm trọng tới mục tiêu của hoạt động đấu thầu là đảm bảo tính cạnh tranh, cơng bằng và đặc biệt là vấn đề xác định giá dự thầu.
Theo chúng tơi, khoản 1 Điều 31 Luật Đấu thầu quy định về thời gian sơ tuyển đối với nhà thầu là chưa chặt chẽ. Luật chỉ quy định thời gian tối đa dành cho việc sơ tuyển chứ khơng hề quy định thời gian tối thiểu để cho các nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự sơ tuyển. Theo điểm a khoản 1 Điều 32 Luật Đấu thầu và Điều 12 Nghị định 111/2006/NĐ-CP thì: Việc sơ tuyển nhà thầu được thực hiện trước khi tổ chức đấu thầu nhằm chọn được các nhà thầu đủ năng lực và kinh nghiệm theo yêu cầu của gĩi thầu để mời tham gia đấu thầu; đối với các gĩi thầu mua sắm hàng hố, gĩi thầu EPC cĩ giá gĩi thầu từ ba trăm tỷ đồng trở lên, gĩi thầu xây lắp cĩ giá gĩi thầu từ hai trăm tỷ đồng trở lên phải được tiến hành sơ tuyển. Trường hợp cần áp dụng sơ tuyển đối với các gĩi thầu khơng thuộc trường hợp vừa nêu thì người quyết định đầu tư quy định trong kế hoạch đấu thầu. Như vậy, thơng thường những gĩi thầu phải sơ tuyển là những gĩi thầu cĩ giá trị rất lớn nhưng Luật lại khơng quy định thời hạn tối thiểu cho các nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự sơ tuyển là một sơ hở lớn để cho chủ đầu tư cĩ thể lợi dụng quy định thời hạn này rất ngắn khiến cho nhiều nhà thầu khơng đủ thời gian chuẩn bị hồ sơ dự sơ tuyển, từ đĩ làm giảm tính cạnh tranh trong hoạt động đấu thầu.