11. Sơ đồ 3.3.1: Mô hình cơ cấu tổ chức mới của công ty
3.2.4. Cơ sở để hoàn thiện bộ máy quản lý
việc phân công rõ ràng nhiệm vụ và chức năng của cán bộ và nhân viên trong từng phòng ban.
- Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý đi đôi với việc nâng cao nguồn vốn
của Công ty và đổi mới thiết bị công nghệ phục vụ cho quá trình sản xuất.
3.2.4. Cơ sở để hoàn thiện bộ máy quản lí máy quản lí
- Số lượng lao động quản lý trong doanh nghiệp càng ít càng thể hiện tính
hiệu quả của công tác quản lý. Theo các nhà kinh tế thì 01 cán bộ có thể phụ trách
20 – 25 lao động. Mục tiêu phấn đấu của các doanh nghiệp là số lao động gián tiếp
không quá 12% ổt ng số lao động trong doanh nghiệp và không quá 18% trong
- Việc hoàn thiện bộ máy quản lí phải dựa trên những yêu cầu của Hội đồng quản trị và Công ty để bộ máy của Công ty hoạt động có hiệu quả nhất, đảm bảo
đời sống cho người lao động trong mọi tình huống, mọi điều kiện của nền kinh tế
thị trường.
3.3. Các phương pháp hoàn thiện bộ máy quản lý tại công ty
3.3.1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí quản lí
Bộ máy quản lí là trung tâm đầu não chỉ huy toàn bộ hoạt động của tổ chức, do vậy nó ảnh hưởng rất lớn đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Qua một
thời gian tìm hiểu về bộ máy quản lí của Công ty, cộng với những kiến thức đã
được học, em mạnh dạn đưa ra ý kiến nhỏ để thay đổi một phần cơ cấu tổ chức cũ
với mong muốn nâng cao hiệu quả quản lí của bộ máy quản lí.
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS.TRƯƠNG QUANG DŨNG
Sơ đồ 3.3.1: Mô hình cơ cấu tổ chức mới của Công ty HĐQ T TGĐ P. Kỹ thuật P. Kinh doan h P. Tổ chức hành chính GĐ điều hành Quản đốc Nhà máy P. Kế toán TC Phòng đầu tư và xây dựng cơ bản Nhà máy Acif a Nhà máy Acera Nhà máy gạch Tunnel LX Nhà máy gạch Tunnel AG
Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy theo kiểu này vẫn đảm bảo được chế độ
một thủ trưởng. Cơ cấu này nói rõ những ưu điểm như: Việc nắm bắt
giữa TGĐ với Giám đốc điều hành và các phòng ban chức năng được thực hiẹn nhanh chóng hơn, giảm bớt được rất nhiều, giảm bớt được rất nhiều sự dối giữa
mệnh lệnh và thông tin giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. TGĐ
Công ty nhận được sự giúp đỡ tích cực của các phòng ban và các quyết định kinh
doanh tiến triển có hiệu quả hơn các mệnh lệnh từ TGĐ sẽ được thực hiện nhanh
chóng và có hiệu lực hơn. SV TH : LÊ N H ỰT TR Í 61 LỚP 08DQD1
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS.TRƯƠNG QUANG DŨNG
Ban Giám đốc
Bảng 10: Cơ cấu hiện tại ban giám đốc Công ty
Qua bảng trên ta thấy cơ cấu Ban Giám đốc tương đối hợp lí với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên để hoàn thiện một cách tối
ưu, đáp ứng được những đòi hỏi của cơ chế thị trường thì Ban giám đốc cần bổ
sung thêm Giám đốc kinh doanh (vị trí này do trưởng phòng kinh doanh kiêm
nhận) vì Công ty chỉ sản xuất theo đơn đặt hàng và đấu thầu nên vai trò của Giám
đốc kinh doanh là rất lớn, mặt khác Trưởng phòng kinh doanh có đủ năng lực và
trình độ về kinh doanh do đã từng tham gia vào các khoá đào tạo về quản trị, về
Marketing, giao tiếp tiếng Anh và sử dụng tin học thành thạo. Vì thế để tận dụng
tiềm lực sẵn có và khích lệ nhân viên Công ty nên đề bạt Trưởng
doanh làm Giám đốc kinh doanh và chỉ đạo các các mối quan hệ của Công ty với
thị trường bên ngoài. Ngoài ra có thể bố trí thêm Thư ký giúp việc cho Giám đốc công ty thực hiện công việc
Bảng 11: Đề xuất cơ cấu Ban Giám đốc mới
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 62 LỚP 08DQD1 Stt Chức năng nhiệm vụ Ngành đào tạo TĐ chuyên môn Ngoại ngữ Tin học 1 TGĐ Stt Chức năng nhiệm vụ Ngành đào tạo Trình độ chuyên môn Ngoại ngữ
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS.TRƯƠNG QUANG DŨNG
3.3.2. Hoàn thiện cơ cấu các phòng ban phòng ban
- So với mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy cũ của Công ty thì ở trong mô
hình mới ta sẽ có thêm Phòng tổ chức hành chính và bỏ hai bộ phận đó là: bộ phận
trợ lí nhân sự và bộ phận cố vấn. Sở dĩ như vậy vì bộ phận nhân sự có vai trò rất
quan trọng đối với mỗi tổ chức, và bộ phận này phải thực hiện các công việc theo
sự chỉ đạo của TGĐ và tham mưu cho TGĐ trong các ấn đề về tiền lương, lao
động.... Mặt khác kế toán trưởng không thể làm tốt khi kiêm cả công việc của một
kế toán trưởng và các công việc thuộc về bộ phận hành chính.
- Do vậy công ty cần phải bổ sung thêm phòng Tổ chức hành chính, dưới sự chỉ đạo của TGĐ và tham mưu cho TGĐ các vấn đề về tổ chức bộ máy, sắp xếp
nơi làm việc, tuyển dụng lao động.... và có quyền thay mặt TGĐ trong một số
trường hợp nếu được sự uỷ quyền của TGĐ. Khi hình hành nên phòng này thì trợ
và chức năng của phòng Tổ chức hành chính tương đối nhiều, mà cán bộ nhân sự
này không được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ do vậy mọi công việc được tiến hành còn nhiều gượng ép, mặt khác độ tuổi của cán bộ nhân sự này khá cao là 42 tuổi nên không phù hợp với việc đào tạo thêm. Do vậy Công ty cần tuyển thêm
một cán bộ nhân sự được đào tạo đúng chuyên môn và nghiệp vụ để cùng với cán
bộ cũ thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ trong phòng.
- Còn bộ phận cố vấn đo không làm việc thường xuyên tại Công ty nên không nhất thiết phải thể hiện trên mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của
Công ty. Để thấy rõ sự cần thiết của việc bổ sung phòng Tổ chức hành chính ta đi
tìm hiểu về chức năng và nhiệm vụ của phòng Tổ chức hành chính:
Chức năng
- Giúp cho TGĐ Côngty trong việc thực hiện các phương án sáp xếp , cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý, đào tao bồi dưỡng, tuyển dụng, quản lí và điều phối thực hiện đúng đắn các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên nhằm đáp
ứng yêu cầu ổn định và phát triển của Công ty. - Giúp TGĐ điều hành và chỉ đạo thống nhất tập trung những công việc
trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Là chiếc cầu nối trong quan hệ
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ
63 LỚP 08DQD1
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS.TRƯƠNG QUANG DŨNG
công tác với cấp trên, cấp dưới, ngang cấp và chính quyền nhân dân địa phương và
ngược lại. Thực hiện tốt nhiệm vụ trưyền tin, truyền mệnh lệnh của lãnh đạo một
cách nhanh chóng và đảm bảo chính xác.
- Quản lí toàn bộ nhà cửa và trang thiết bị của cơ quan Công ty đảm bảo các điều kiện làm v iệc cơ sở vật chất, không ngừng cải tiến và mua sắm những
trang thiết bị văn phòng tiên tiến, hợp lý đưa vào sử dụng phục vụ công việc.
Nhiệm vụ
- Nghiên cứu, đề xuất và tổ chức các phương án tổ chức sản xuất quản lý. Hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện chế độ chức trách và quan hệ lề lối công tác
giữa các đơn vị , phòng ban theo thể lệ tổ chức hoạt động của Công ty và các quy
chế chức năng cụ thể.
- Nghiên cứu xây dựng, đề xuất tổ chức thực hiện quy hoạch, đề bạt các bộ,
thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, nâng cao năng lực tay nghề, bổ sung cán
thuyên chuyển, kỷ luật, nghỉ chế độ theo lao động, các nghị định, pháp pháp lệnh,
chính sách đối với người lao động.
- Thực hiện chức năng nhận xét cán bộ, thực hiện công tác nâng lương
Giúp TGĐ giải quyết đúng đắn, hợp lí chính sách lao động tiền lương cũng như
các chế độ chính sách khác đối với cán bộ công nhân viên.
- Cùng các phòng ban chức năng khác nghiên cứu đề xuất biện pháp giải quyết đơn thư khiếu lại, khiếu tố khi cần thiết.
- Tổng hợp văn bản.
- Quản lý công tác giấy tờ, tổ chức tốt công tác văn thư và công tác lưu trữ. - Quản lý sử dụng con dấu của Công ty đúng nội quy, quy định của Nhà
nước và pháp luật cũng như của Hội đồng quản trị và Công ty đề ra.
- Thực hiện tốt công tác quản trị, hành chính để đảm bảo cho bộ máy cơ qua hoạt động có hiệu quả.
- Làm tốt công tác quản trị, hành chính để đảm bảo cho bộ Nhà máy của công ty tại P. Mỹ Xuyên, An Giang.
- Tổ chức và triển khai thực hiện tốt công tác bảo vệ, phòng chống cháy nổ
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS.TRƯƠNG QUANG DŨNG
trong cơ quan.
- Phục vụ nơi làm việc của các đồng chí lãnh đạo, tiếp khách, hội họp.
- Mua sắm trang thiết bị văn phòng phẩm, đảm bảo điện thoại, Fax, điện nước trong cơ quan.
- Có phương án chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ, khám và điều trị bệnh cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Qua nghiên cứu cho thấy, hiện nay toàn Công ty chỉ có một cán bộ nhân sự. Cán bộ này tuy không được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ về quản lí nhân
sự, Nhưng có rất nhiều kinh nghiệm trong công tác này. Khi chuyển cán bộ này về
Phòng tổ chức hành chính thì cán bộ này giữ chức trưởng phòng. Như phân tích ở
trên, công việc của phòng này rất nhiều, các nhiệm vụ về lĩnh vực hành chính từ
phòng tài chính kế toán chuy ển sang, cộng với các công việc mà trợ lí nhân sự
đang làm thì một cán bộ không thể đảm đương được hết các nhiệm vụ trong
phòng. Do vậy Công ty cần tuyển thêm một cán bộ nhân sự được đào
chuyên môn nghiệp vụ vào phòng Tổ chức hành chính để hỗ trợ Trưởng phòng
thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của phòng và góp phần làm cho cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty có hệ thống và chuyên tinh, gọn nhẹ hơn và phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.
3.3.3. Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý của bộ máy quản lý
- Có thể nói chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty đã được kiện toàn, điều chỉnh đảm bảo tinh gọn, hiệu quả hơn trong công tác tham mưu
giúp lãnh đạo Công ty quản lý điều hành. Tuy nhiên để Công ty hoạt động tốt và
phát triển bền vững thì giữa các phòng ban và các cấp lãnh đạo phải có mối quan
hệ chặt chẽ, hỗ trợ nhau cùng chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy cần
phải có đội ngũ lãnh đạo sáng suốt, chức năng nhiệm vụ của các cấp lãnh đạo phải
được thống nhất, liên hệ mật thiết với nhau và không bị chồng chéo. Tuy chức
năng nhiệm vụ của Công ty đã được kiện toàn, nhưng Công ty chưa phân rõ được
hiệm vụ của từng nhân viên trong các phòng ban nên nhiệm vụ của một số trưởng
phòng phải kiêm quá nhiều dẫn đến chất lượng công việc không cao.
- Qua thời gian tìm hiểu, nghiên cứu tại Công ty và tìm hiểu phân tích các
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS.TRƯƠNG QUANG DŨNG
công việc của các Trưởng phòng, đây là một số ý kiến nhằm hoàn thiện chức năng
nhiệm vụ của các trưởng phòng.
3.3.3.1. Trưởng phòng kinh doanh kinh doanh
Chức năng mới của trưởng phòng
- Tổ chức, phân công, theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong
phòng.
- Định giá bán, giá thầu, đàm phán và ký kết hợp đồng bán hàng và nhập khập.
- Tạo dựng mối quan hệ với khách hàng, thực hiện nhiệm vụ và quản lý chất lượng có liên quan tới phòng kinh doanh.
Nhiệm vụ mới của trưởng phòng
- Lập kế hoạch kinh doanh của Công ty và của phòng trình TGĐ phê duyệt. - Thực hiện các nhiệm vụ đấu thầu, đàm phán ký kết hợp đồng, các hoạt
động xúc tiến bán hàng.
- Liên hệ mật thiết với các phòng tro ng công ty để hực hiện có hiệu quả nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của toàn Công ty.
- Trưởng phòng kinh doanh báo cáo việc thực hiện của mình cho TGĐ.
Các nhân viên trong phòng
- Các nhân viên Marketing có nhiệm vụ: Thực hiện các hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo, chăm sóc khách hàng theo sự chỉ đạo của trưởng phòng; Thu
thập các thông tin về đặc điểm khách hàng, các yêu cầu của khách hàng; Phục vụ
công tác thiết kế, giám sát kỹ thuật thi công; Làm rõ cho khách hàng để họ trực
tiếp liên hệ với phòng kinh doanh; Tìm kiếm thông tin về khách hàng và thực hiện
giới thiệu sản phẩm của Công ty trên mạng; Ngoài ra thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của Trưởng phòng.
- Nhân viên chịu trách nhiệm về xuất nhập khẩu: Thực hiện các thủ tục để xuất khẩu các sản phẩm của Công ty và nhập khẩu các thiết bị và máy móc phục
vụ cho quá trình sản xuất, ngoài ra thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo
của trưởng phòng.
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS.TRƯƠNG QUANG DŨNG
3.3.3.2. Trưởng phòng tài chính kế toán chính kế toán
Chức năng
- Tham mưu cho TGĐ công ty về công tác tài chính kế toán.
- Tổ chức bộ máy tài chính kế toán toàn Công ty, đồng thời tổ chức và chỉ
đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán
kinh tế; Ghi chép phản ánh đầy đủ quá trình vận động và chu chuyển của đồng vốn
biểu hiện bằng số lượng và giá trị theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và những
quy định cụ thể của Công ty và công tác quản lý kinh tế tài chính.
Nhiệm vụ
- Xây dựng các quy định về thanh quyết toán, chứng từ hoá đơn lưu trữ các văn bản chứng từ về tài chính kế toán.
- Tổ chức các hoạt động ghi chép sổ sách, lưu trữ chứng từ và hạch toán chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo các quy định kế toán của Công ty và
đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước.
thống.
- Tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. - Kiểm kê định kỳ, báo cáo định kỳ và xây dựng báo cáo tài chính định kỳ theo quy định.
- Thực hiện công tác tài chính tín dụng. - Thực hiện công tác phân tích hoạt động kinh tế và thông tin kinh tế thuộc phạm vi của phòng.
Báo cáo
- Kế toán trưởng báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ của mình cho TGĐ.
- Các nhân viên trong phòng thực hiện nhiệm vụ theo chức danh công việc của mình và theo sự chỉ đạo của trưởng phòng.
3.3.3.3. Trưởng phòng kỹ thuật
Chức năng mới của trưởng phòng
- Tổ chức phân công theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong phòng kỹ thuật.
- Nghiên cứu xây dựng và áp dụng các quy trình công nghệ mới.
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS.TRƯƠNG QUANG DŨNG
- Xây dựng định mức tiêu thụ vật tư theo yêu cầu.
Nhiệm vụ mới của trưởng phòng
- Trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật để thực hiện việc lập dự toán, triển
khai các hợp đồng.
- Lập dự trù vật tư, cung cấp toàn bộ thông số kỹ thuật, bản vẽ chế tạo cho xưởng.
- Lên kế hoạch thuê tầu phụ
- Cung cấp thông số kỹ thuật, các yêu cầu nhập khẩu để phòng kinh doanh tiến hành nhập khẩu.
- Lập quy trình chế tạo và kiểm cha chất lượng sản