11. Sơ đồ 3.3.1: Mô hình cơ cấu tổ chức mới của công ty
3.3.2.Hoàn thiện cơ cấu các phòng ban
- So với mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy cũ của Công ty thì ở trong mô
hình mới ta sẽ có thêm Phòng tổ chức hành chính và bỏ hai bộ phận đó là: bộ phận
trợ lí nhân sự và bộ phận cố vấn. Sở dĩ như vậy vì bộ phận nhân sự có vai trò rất
quan trọng đối với mỗi tổ chức, và bộ phận này phải thực hiện các công việc theo
sự chỉ đạo của TGĐ và tham mưu cho TGĐ trong các ấn đề về tiền lương, lao
động.... Mặt khác kế toán trưởng không thể làm tốt khi kiêm cả công việc của một
kế toán trưởng và các công việc thuộc về bộ phận hành chính.
- Do vậy công ty cần phải bổ sung thêm phòng Tổ chức hành chính, dưới sự chỉ đạo của TGĐ và tham mưu cho TGĐ các vấn đề về tổ chức bộ máy, sắp xếp
nơi làm việc, tuyển dụng lao động.... và có quyền thay mặt TGĐ trong một số
trường hợp nếu được sự uỷ quyền của TGĐ. Khi hình hành nên phòng này thì trợ
và chức năng của phòng Tổ chức hành chính tương đối nhiều, mà cán bộ nhân sự
này không được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ do vậy mọi công việc được tiến hành còn nhiều gượng ép, mặt khác độ tuổi của cán bộ nhân sự này khá cao là 42 tuổi nên không phù hợp với việc đào tạo thêm. Do vậy Công ty cần tuyển thêm
một cán bộ nhân sự được đào tạo đúng chuyên môn và nghiệp vụ để cùng với cán
bộ cũ thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ trong phòng.
- Còn bộ phận cố vấn đo không làm việc thường xuyên tại Công ty nên không nhất thiết phải thể hiện trên mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của
Công ty. Để thấy rõ sự cần thiết của việc bổ sung phòng Tổ chức hành chính ta đi
tìm hiểu về chức năng và nhiệm vụ của phòng Tổ chức hành chính:
Chức năng
- Giúp cho TGĐ Côngty trong việc thực hiện các phương án sáp xếp , cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý, đào tao bồi dưỡng, tuyển dụng, quản lí và điều phối thực hiện đúng đắn các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên nhằm đáp
ứng yêu cầu ổn định và phát triển của Công ty. - Giúp TGĐ điều hành và chỉ đạo thống nhất tập trung những công việc
trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Là chiếc cầu nối trong quan hệ
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ
63 LỚP 08DQD1
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS.TRƯƠNG QUANG DŨNG
công tác với cấp trên, cấp dưới, ngang cấp và chính quyền nhân dân địa phương và
ngược lại. Thực hiện tốt nhiệm vụ trưyền tin, truyền mệnh lệnh của lãnh đạo một
cách nhanh chóng và đảm bảo chính xác.
- Quản lí toàn bộ nhà cửa và trang thiết bị của cơ quan Công ty đảm bảo các điều kiện làm v iệc cơ sở vật chất, không ngừng cải tiến và mua sắm những
trang thiết bị văn phòng tiên tiến, hợp lý đưa vào sử dụng phục vụ công việc.
Nhiệm vụ
- Nghiên cứu, đề xuất và tổ chức các phương án tổ chức sản xuất quản lý. Hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện chế độ chức trách và quan hệ lề lối công tác (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
giữa các đơn vị , phòng ban theo thể lệ tổ chức hoạt động của Công ty và các quy
chế chức năng cụ thể.
- Nghiên cứu xây dựng, đề xuất tổ chức thực hiện quy hoạch, đề bạt các bộ,
thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, nâng cao năng lực tay nghề, bổ sung cán
thuyên chuyển, kỷ luật, nghỉ chế độ theo lao động, các nghị định, pháp pháp lệnh,
chính sách đối với người lao động.
- Thực hiện chức năng nhận xét cán bộ, thực hiện công tác nâng lương
Giúp TGĐ giải quyết đúng đắn, hợp lí chính sách lao động tiền lương cũng như
các chế độ chính sách khác đối với cán bộ công nhân viên.
- Cùng các phòng ban chức năng khác nghiên cứu đề xuất biện pháp giải quyết đơn thư khiếu lại, khiếu tố khi cần thiết.
- Tổng hợp văn bản.
- Quản lý công tác giấy tờ, tổ chức tốt công tác văn thư và công tác lưu trữ. - Quản lý sử dụng con dấu của Công ty đúng nội quy, quy định của Nhà
nước và pháp luật cũng như của Hội đồng quản trị và Công ty đề ra.
- Thực hiện tốt công tác quản trị, hành chính để đảm bảo cho bộ máy cơ qua hoạt động có hiệu quả.
- Làm tốt công tác quản trị, hành chính để đảm bảo cho bộ Nhà máy của công ty tại P. Mỹ Xuyên, An Giang.
- Tổ chức và triển khai thực hiện tốt công tác bảo vệ, phòng chống cháy nổ
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS.TRƯƠNG QUANG DŨNG
trong cơ quan.
- Phục vụ nơi làm việc của các đồng chí lãnh đạo, tiếp khách, hội họp.
- Mua sắm trang thiết bị văn phòng phẩm, đảm bảo điện thoại, Fax, điện nước trong cơ quan.
- Có phương án chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ, khám và điều trị bệnh cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Qua nghiên cứu cho thấy, hiện nay toàn Công ty chỉ có một cán bộ nhân sự. Cán bộ này tuy không được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ về quản lí nhân
sự, Nhưng có rất nhiều kinh nghiệm trong công tác này. Khi chuyển cán bộ này về
Phòng tổ chức hành chính thì cán bộ này giữ chức trưởng phòng. Như phân tích ở
trên, công việc của phòng này rất nhiều, các nhiệm vụ về lĩnh vực hành chính từ
phòng tài chính kế toán chuy ển sang, cộng với các công việc mà trợ lí nhân sự
đang làm thì một cán bộ không thể đảm đương được hết các nhiệm vụ trong
phòng. Do vậy Công ty cần tuyển thêm một cán bộ nhân sự được đào
chuyên môn nghiệp vụ vào phòng Tổ chức hành chính để hỗ trợ Trưởng phòng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của phòng và góp phần làm cho cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty có hệ thống và chuyên tinh, gọn nhẹ hơn và phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.