11. Sơ đồ 3.3.1: Mô hình cơ cấu tổ chức mới của công ty
2.2.Thực trạng bộ máy quản lý của công ty
2.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ
Sơ đồ 2.2.1: Cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty
HĐQT Tổn g giá m đốc Phò ng kin h doa nh Giám đốc điều hành Phòng TC kế toán Phòn g đầu tư xây dựn g cơ bản Nhà máy Acifa Phòng nhân sự Nhà máy Acera Quản đốc Nhà máy Nhà má y gạc h T un ne l L X Phòng kỹ thuật Nhà máy gạch Tunnel AG
(Nguồn: tài liệu phòng nhân sự công ty tháng
6/2012)
Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty đựơc tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng với chế độ một thủ trưởng được miêu tả như sơ đồ. Theo sơ đồ này TGĐ
được sự giúp đỡ tích cực của các phòng ban về các quyết định kinh doanh nên
công việc tiến triển hiệu quả hơ n, mệnh lệnh từ TGĐ đã được thực hiện nhanh
chóng và có hiệu quả hơn. Bên cạnh đó cơ cấu mô hình còn có những hạn chế như
bộ phận Trợ lí nhân sự và bộ phận cố vấn kinh doanh bố trí như vậy là chưa hợp lí.
2.2.2. Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong công ty chức năng trong công ty
2.2.2.1. Ban giám đốcSV SV TH : LÊ N H ỰT TR Í 34 LỚP 08DQD1
Bảng 3: Cơ cấu hiện tại của ban giám đốc
(Nguồn: tài liệu phòng nhân sự công ty tháng 6/2012) Tổng giám đốc công ty: • Chức năng của tổng giám đốc
- Chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên của công ty.
- Lãnh đạo công ty thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ được Hội đồng quản trị thông qua.
- Chỉ đạo cung cấp nguồn lực thực hiện dự án quản lý chất lượng.
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty và bổ
nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý của
công ty.
• Nhiệm vụ của tổng giám đốc
- Chịu trách nhiệm lãnh đạo toàn diện các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống văn hoá toàn công ty.
- Các lĩnh vực lãnh đạo: Công tác tổ chức cán bộ; công tác kinh tế tài
chính; Công tác đầu tư, định hướng chiến lược của công ty; công tác tuyển dụng
lao động và tổ chức thi đua khen thưởng.
Giám đốc điều hành:
• Chức năng của giám đốc điều hành
- Trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật, phòng vật tư và phòng nhân sự và chỉ SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 35 LỚP 08DQD1 Stt Chức năng nhiệm vụ Tuổi Ngành đào tạo TĐ chuyên môn 1 Tổng giám đốc 55 Xây dựng Trên đại học 2 GĐ điều hành 52 Xây dựng Trên đại học
đạo giám sát nhà máy.
• Nhiệm vụ của giám đốc điều hành (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thiết kế sản phẩm, dự tính định mức vật tư, dự toán giá thành và lập các kế hoạch sản xuất về các đầu công việc, vật tư, tiến độ và chuyển giao kế hoạch cho
quản đốc nhà máy để triển khai sản xuất, cho phòng kinh doanh để tiến hành nhập
khẩu, mua vật tư và thầu phụ. - Tổng hợp và phê duyệt hồ sơ về khối lượng các công việc đã hoàn thành
theo hợp đồng và chuyển cho phòng kế toán thanh toán hợp đồng.
- Lập quy trình và cơ chế nhằm theo dõi, kiểm soát quá trình thực hiện dự án.
- Chịu trách nhiệm về tiến độ triển khai chất lượng sản phẩm và an toàn lao động.
- Lập báo cáo về tình hình sản xuất, thực hiện hợp đồng, báo cáo giờ công thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Tổng giám đốc.
• Báo cáo
cáo thực hiện nhiệm vụ cho Tổng giám đốc và
chịu sự giám sát của Tổng giám đốc.
• Các mối quan hệ của giám đốc điều hành
- Quan hệ với bên ngoài: Chịu trách nhiệm chính với khách hàng về triẻn khai thực hiện các hạng mục công việc theo đúng hợp đồng đ ược phòng kinh
doanh bàn giao, quan hệ với các tru ng tâm nghiên cứu, trường học nhằm cập nhật và thu nhận các thông tin về khoa học công nghệ, tuyển dụng, đào tạo cán bộ kỹ
thuật và đào tạo nghề.
- Quan hệ với phòng kinh doanh: Giữ vai trò là đầu mối quan hệ với khách hàng trong triển khai hợp đồng, cung cấp về tiến độ thực hiện công việc triển khai
hợp đồng nhằm phối hợp đảm bảo đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng, cung
cấp thông tin về năng lực sản xuất để phòng kinh doanh lên kế hoạch kinh doanh.
- Quan hệ với phòng kỹ thuật: Trưởng phòng kỹ thuật báo cáo tực tiếp cho Giám đốc điều hành, kiểm duyệt, lập dự toán, triển khai các hợp đồng của phòng
kỹ thuật, giám sát chỉ đạo phòng kỹ thuật trong việc lập kế hoạch và tiến hành phê
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ
duyệt thầu phụ.
- Quan hệ với nhà máy: Quản đốc nhà máy sẽ báo cáo trực tiếp cho Giám đốc điều hành, GĐĐH cung cấp cho nhà máy tất cả các yêu cầu kỹ thuật, khối
lượng công việc, thời gian hoàn thành, định mức tiêu tthụ vật tư để triển khai hợp
đồng, kiểm tra và phê duyệt, nghiệm thu khối lượng các công việc hoàn thành của
nhà máy để hoàn tất hồ sơ nghiệm thu hợp đồng.
2.2.2.2. Phòng kinh doanh doanh
• Nhiệm vụ của trưởng phòng
- Lên kế hoạch và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường; nghiên cứu xu hướng phát triển thị trường, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, các hướng
phát triển công nghệ.
- Lên kế hoạch kinh doanh của phòng trình Tổng giám đốc phê duyệt: Lập (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
kế hoạch hàng năm và quý về phát triển kinh doanh của công ty rồi trình TGĐ phê
duyệt, kế hoạch kinh doanh phải xác định rõ các mục tiêu về doanh số, thị phần,
lợi nhuận, mức độ tăng trưởng, các mục tiêu kinh tế xã hội phù hợp khác. Lập kế
hoạch thực hiện chi tiết hàng tháng và quý cho từng bộ phận kinh doanh với chỉ
tiêu công tác và đầu công việc cụ thể cho tường người nhằm làm căn cứ cho công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của từng người.
- Nghiên cứu tình hình kinh doanh, quảng cáo của các công ty cùng lĩnh vực, từ đó so sánh, đối chiếu và điều chỉnh kế hoạch, chiến lược của công tâm.
- Thiết lập hệ thống theo dõi, giám sát, đánh giá và hỗ trợ việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của các nhân viên trong phòng, cũng như việc triển khai các hợp đồng của bộ phận khác ( kế toán và sản xuất), nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của
khách hàng; Lập báo cáo kinh doanh định kỳ trong hệ thống báo cáo cho các cơ
quan có liên quan như: chủ quản, chính quyền...
- Liên hệ với khách hàng, đàm phán ký kết hợp đồng, xác định giá bán, tiến hành các hoạt động tiếp cận với khách hàng, đấu thầu, chào giá, đàm phán ký kết
hợp đồng theo uỷ quyền của TGĐ.
- Tổ chức các hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo và chăm sóc khách hàng.
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ
- Cung cấp thông tin về đặc điểm khách hàng, yêu cầu của khách hàng cho
phòng kỹ thuật và Nhà máy, phục vụ công tác thiết kế, giám sát kỹ thuật thi công,
tổ chức sản xuất nhằm đảm bảo tiến độ đấu thầu và thực hiện hợp đồng. Chịu
trách nhiệm quản lý và điều hành nhân sự thuộc phòng kinh doanh, xây dựng bầu
không khí làm việc lành mạnh và phát huy được năng lực và chuyên môn của từng
người.
• Chức năng của trưởng phòng
- Tổ chức, phân công, theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong
phòng.
- Định giá bán và giá đấu thầu, đàm phán và ký kết các hợp đồng bán hàng và nhập khẩu theo sự uỷ quyền của TGĐ.
- Quyết định các khoản chi theo định mức được phê duyệt.
- Thực hiện các kế hoạch quảng cáo, xúc tiến thương mại theo kế hoạch
kinh doanh đã được phê duyệt. - Báo cáo TGĐ về các vấn
đề có liên quan đến tiến độ và chất lượng triển
khai hợp đồng nhằm đảm bảo hợp đồng nhằm đảm bảo hợp đồng được triển khai
đúng kế hoạch.
- Theo dõi các thông tin phản hồi về thực hiện hợp đồng, các chi phí phát sinh, lãi lỗ của các hợp đồng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Mối quan hệ trong nội bộ Công ty
- Phối hợp với phòng kế toán: Lập báo cáo tài chính, tiến hành bảo lãnh dự thầu, thực hiện hợp đồng và đặt cọc. Hỗ trợ với bộ phận kế toán làm thanh toán,
thanh lý hợp đồng. Hỗ trợ với phòng kế toán tiến hành nhập khẩu trang thiết bị.
- Với bộ phận kỹ thuật: Chuyển giao yêu cầu của khách hàng cho bộ phận kỹ thuật để triển khai dự án, tính khối lượng công việc và giá thành. Sau khi ký kết
hợp đồng chuyển cho bộ phận sản xuất nhằm triển khai. Kết hợp với bộ phận kỹ
thuật và Nhà máy để theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng. Phối hợp cùng Giám
đốc sản xuất xác định nhu cầu và các thông số kỹ thuật để lập kế hoạch nhập khẩu
và tiến hành nhập khẩu.
- Với Nhà máy: Chuyển giao hàng nhập khẩu cho giám đốc Nhà máy, tiếp
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ
nhận thông tin về năng lực sản xuất để lập kế hoạch kinh doanh.
Bảng 4: Cơ cấu phòng kinh doanh
(Nguồn: tài liệu phòng nhân sự công ty tháng 6/2012)
Kết cấu phòng như vậy là tương đối gọn nhẹ, nhưng trưởng phòng phải
kiêm quá nhiều việc. Tất cả các nhân viên trong phòng đều ở trình độ đại học, có
chuyên môn về cơ khí và xây dựng khoa máy, ngoài ra còn được trang bị thêm các
kiến thức về quản trị kinh doanh, kiến thức về Marketing. Kỹ năng giao tiếp và
trình diễn tốt bằng tiếng Việt và tiếng Anh, sử dụng thành thạo phần mềm thiết kế
AutoCAD, lập kế hoạch MS Profect, tin học văn p hòng, các phần mềm hệ thống
và Internet. Về độ tuổi, những người trong phòng có độ tuổi dưới 30 tuổi, chiếm
80%. Với cơ cấu trên, Phòng có thể hoàn thành tốt công việc với
cơ cấu độ tuổi và
trình độ đồng đều hợp lý, kết hợp được sự năng động, nhiệt tình của tuổi trẻ, cũng
như kinh nghiệm trong công tác lâu năm. Tuy nhiên các chức năng nhiệm vụ của
của từng nhân viên trong phòng chưa được phân công rõ ràng, còn thiếu nhân viên chịu trách nhiệm về đấu thầu và đầu tư.
2.2.2.3. Phòng tài chính kế toán
Nhiệm vụ của trưởng phòng
- Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm của công ty trình TGĐ phê duyệt. - Tổ chức các hoạt động ghi chép sổ sách, lưu giữ chứng từ và hạch toán chi phí cho hoạt động kinh doanh theo các quy trình kế toán của công ty và đảm
bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước. - Tổ chức các hoạt động tiền gửi ngân hàng và thanh toán với ngân hàng và đơn vị bạn.
- Xây dựng báo cáo tài chính định kỳ theo quy định. Tiến hành phân tích đánh giá tình hình tài chính của công ty và kiến nghị cho TGĐ để cho có các quyết (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 39 LỚP 08DQD1 Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên môn TĐ ếngti anh
định kinh doanh hợp lý.
- Tổ chức các hoạt động tiền mặt để đảm bảo chi phí cho các hoạt động cần thiết. Giám sát tính hợp pháp của các hợp đồng kinh tế, các chứng từ thanh toán và
tính toán giá thành sản phẩm. - Xây dựng các quy định về thanh quyết toán, chứng từ hoá đơn và lưu trữ các văn bản chứng từ về tài chính kế toán.
- Đưa ra các giải pháp tài chính nhằm quản lý có hiệu quả nguồn vốn. Xây dựng các định mức tài chính.
- Tổ chức hệ thống văn thư lưu trữ hồ sơ.
- Tổ chức hệ thống quản lý tài sản văn phòng của công ty,l ập sổ sách theo dõi, cập nhật biến động, tổ chức kiểm kê định kỳ. Chức năng phòng tài chính kế toán Phòng tài chính kế toán có chức năng tham mưu giúp TGĐ trong công tác
huy động và phân phối vật tư, tiền vốn theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của công
ty. Tổ chức bộ máy tài chính kế toán từ công ty đến nhà máy, đồng thời tổ chức và
chỉ đạo thực hện toàn bộ công tác tài chính kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán
kinh tế, hạch toán kế toán nhằm giải quyết tốt tài sản của Công ty, ghi chép phản
ánh đầy đủ chính xác quá trình hình thành, vận động và chu chuyển của đồng vốn
biểu hiện bằng số lượng và giá trị theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và những
quy định cụ thể của công ty về công tác quản lý kinh tế, tài chính.
Bảng 5: Cơ cấu phòng tài chính kế toán
(Nguồn: tài liệu phòng nhân sự công ty tháng 6/2012)
Qua bảng trên ta thấy phòng tài chính kế toán có 7 người. Trong đó số lao động có độ tuổi số lao động có độ tuổi từ 30 đến 40 là 2 người chiếm 40%, dưới
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 40 LỚP 08DQD1 STT Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên môn 1 Kế toán trưởng 1
30 tuổi có 5 người chiếm 60%. Về trình độ đào tạo thì cả phòng có 1 người đạt
trình độ trên đại học còn lại là đại học và trung cấp chuyên nghiệp, chuyên ngành
đào tạo đúng công việc, đặc biệt văn thư được đào tạo từ trường đại học ngoại ngữ
nên rất thuận lợi trong công việc dịch văn bản bằng tiếng Anh . Phòng chưa có
những nhân viên chịu trách nhiệm về tài chính và tín dụng ngân hàng, do vậy công
việc của kế toán trưởng còn nặng nề chưa đạt hiệu quả cao trong công tác tài chính
kế toán của Công ty.
2.2.2.4. Phòng kỹ thuật
Nhiệm vụ của trưởng phòng
- Chủ trì tổ chức các đơn vị liên quan thực hiện sửa chữa lớn theo phân cấp và theo ủy quyền của công ty.
- Thẩm định các hồ sơ thiết kế, sơ đồ kỹ thuật, dự toán các loại công trình
theo phân cấp và ủy quyền của công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Thực hiện và phối hợp với các đơn vị liên quan giám sát, thi công các công trình xây lắp hoặc sản xuất s
ản phẩm trong khu vực công ty quản lý. Quản lý
hồ sơ tài liệu kỹ thuật, thiết bị và máy móc trong các xí nghiệp, nhà máy của công ty.
- Xây dựng các biện pháp tăng năng suất lao động bằng kỹ thuật nghiệp vụ, các biện pháp tận dụng công suất các thiết bị máy móc, các biện pháp tiết kiệm vật
tư kỹ thuật, sử dụng vật tư nguyên liệu mới thay cho vật tư nguyên liệu cũ khan
hiếm.
- Đề xuất và tham gia việc sửa đổi bổ sung hoặc xây dựng mới thế hệ thủ tục chế độ khai thác nghiệp vụ, quy trình, quy phạm chỉ tiêu định mức kỹ thuật,
bảo dưỡng vận hành các thiết bị máy móc. Nghiên cứu xây dựng các quy chế quản lý kỹ thuật cần thiết cấp cơ sở, nhằm quản lý thống nhất, cụ thể tại toàn khu vực.
- Lập dự toán, triển khai các hợp đồng, lập dự trù vật tư, cung cấp toàn bộ thông số kỹ thuật, bản vẽ chế tạo cho xư ởng. Lập kế hoạch thuê thầu phụ, cung
cấp thông số kỹ thuật các yêu cầu nhập khẩu để phòng kinh doanh tiến hành nhập
khẩu. Lập các quy trình chế tạo và kiểm tra chất lượng sản phẩm, t hiết kế sản
phẩm, dự tính định mức vật tư, dự toán giá thành, lập quy trình chế tạo và kiểm tra
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ
chất lượng sản phẩm.
- Trưởng phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm phân công kỹ sư phụ trách dự án theo đúng chuyên môn và năng lực của họ. Tiến hành thực hiện các hợp đồng thầu
phụ theo chỉ đạo của Giám đốc điều hành. Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành
nhân sự phòng kỹ thuật, xây dựng