11. Sơ đồ 3.3.1: Mô hình cơ cấu tổ chức mới của công ty
2.2.2.5. Phòng đầu tư xây dựng cơ bản
dựng cơ bản
Nhiệm vụ của trưởng phòng
- Nghiên cứu xây dựng các cơ chế về kế hoạch hóa trong nội bộ công ty, bao gồm từ khâu thống kê, dự báo, lập kế hoạch, báo cáo và bảo vệ kế hoạch được xây dựng với công ty.
- Nghiên cứu, theo dõi thu thập thông tin thị tr ường vật tư để nắm được thông tin thị trường và các xu hướng biến động của giá cả.
- Lập và thường xuyên cập nhật để bổ sung danh sách các nhà cung cấp trong và ngoài nước, giữ mối liên hệ với các nhà cung cấp để nắm được các sản
phẩm, dịch vụ họ có thể cung cấp.
- Nhận vật tư, trang bị, phương tiện do công ty giao. Mua vật tư, trang bị và phương tiện phục vụ cho công tác bảo dưỡng, sửa chữa thường xuyên, sửa chữa
lớn và ứng cứu thông tin cho toàn công ty trên cơ sở cân đối nguồn vốn cũng phù
hợp theo phân cấp về đầu tư và được công ty ủy quyền. SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 43 LỚP 08DQD1 STT Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên môn Độ tuổi 1 Trưởng phòng 1
- Tiếp nhận và giải quyết các thủ tục để đưa đi bảo hành, sửa chữa các thiết bị đang trong thời gian bảo hành, theo hợp đồng kinh tế đã ký hoặc theo chỉ đạo
của công ty.
- Lập kế hoạch mua vật tư và thiết bị cho Nhà máy, căn cứ vào dự trù vật tư cho các hợp đồng do phòng kỹ thuật cung cấp, căn cứ vào nhu cầu thiết bị và thực
trạng vật tư dự trữ trong kho do quản đốc Nhà máy đề xuất, rồi căn cứ vào khả
năng cung ứng và các điều kiện thị trường để tiến hành để xuất lập kế hạch mua
vật tư và trang bị cho Nhà máy, cho từng hợp đồng sản xuất khác.
- Lập và đề xuất quy trình mua sắm vật tư thiết bị phù hợp với chính sách
mua sắm vật tư, thiết bị của công ty.
- Lập báo cáo tuần và hàng tháng gửi Giám đốc điều hành và TGĐ.
- Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của TGĐ.
Bảng 7: Cơ cấu phòng đầu tư xây dựng cơ bản
(Nguồn: tài liệu phòng nhân sự công ty tháng 6/2012)
Chức năng của phòng
- Lập kế hoạch mua vật tư.
- Chủ động đôn đốc các đơn vị thực hiện tốt kế hoạch công ty đã xây dựng theo kế hoạch dự kiến của công ty.
- Chủ trì xây dựng kế hoạch tháng, quý, năm và hướng dẫn đôn đốc các
đơn vị thực hiện theo kế hoạch đề ra. - Cập nhật theo dõi và tổng hợp kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, báo có kịp thời để lãnh đạo công ty hướng dẫn, chỉ đạo các đơn vị thực hiện.
- Căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch nguồn vốn được công ty giao, tính toán điều chỉnh và chỉ đạo cả đơn vị thực hiện trên cơ sở đảm bảo cân đối chung, phân bổ
một cách đồng đều và hợp lý theo từng tháng và quý, thời kỳ hoạt động sản xuất
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 44 LỚP 08DQD1 STT Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên môn Độ
xuyên suốt và hợp lý theo từng tháng và năm, và các hoạt động sản xuất kinh
doanh của công ty.
- Tham mưu cho TGĐ và Giámốcđ điều hành trong việc lựa chọn nhà
cung cấp hoặc trực tiếp lựa chọn khi được uỷ quyền.
- Tham gia thương thảo giá cả và các điều kiện mua cùng với TGĐ và
Giám đốc điều hành.
- Ký các đơn hàng mua vật tư, thiết bị và dụng cụ được uỷ quyền.
Mối quan hệ bên trong Công ty
- Phối với kế toán để làm các thủ tục mua vật tư thiết bị, cung cấp cho nhà
cung cấp.
- Phối hợp với phòng kỹ thuật và Nhà máy để kịp thời xác định các yêu cầu về vật tư, thiết bị và những phát sinh về các yêu cầu này.
Hiện nay phòng đầu tư xây dựng cơ bản có trách nhiệm đảm bảo cung cấp vật tư và thiết bị cho toàn Công ty. Phòng này là có khả năng làm việc với cường
độ cao, năng động, sáng tạo và quyết toán trong công việc. Phòng
đầu tư xây dựng
cơ bản này còn gặp những khó khăn và vướng mắc trong công việc nhập kho,
phân phối vật tư và giúp cán bộ trong công tác lên kế hoạch mua vật tư và cung
cấp vật tư cho Nhà máy làm hạn chế đến quá trình sản xuất và chất lượng sản
phẩm.
