11. Sơ đồ 3.3.1: Mô hình cơ cấu tổ chức mới của công ty
2.2.2.2. Phòng kinh doanh
doanh
• Nhiệm vụ của trưởng phòng
- Lên kế hoạch và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường; nghiên cứu xu hướng phát triển thị trường, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, các hướng
phát triển công nghệ.
- Lên kế hoạch kinh doanh của phòng trình Tổng giám đốc phê duyệt: Lập
kế hoạch hàng năm và quý về phát triển kinh doanh của công ty rồi trình TGĐ phê
duyệt, kế hoạch kinh doanh phải xác định rõ các mục tiêu về doanh số, thị phần,
lợi nhuận, mức độ tăng trưởng, các mục tiêu kinh tế xã hội phù hợp khác. Lập kế
hoạch thực hiện chi tiết hàng tháng và quý cho từng bộ phận kinh doanh với chỉ
tiêu công tác và đầu công việc cụ thể cho tường người nhằm làm căn cứ cho công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của từng người.
- Nghiên cứu tình hình kinh doanh, quảng cáo của các công ty cùng lĩnh vực, từ đó so sánh, đối chiếu và điều chỉnh kế hoạch, chiến lược của công tâm.
- Thiết lập hệ thống theo dõi, giám sát, đánh giá và hỗ trợ việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của các nhân viên trong phòng, cũng như việc triển khai các hợp đồng của bộ phận khác ( kế toán và sản xuất), nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của
khách hàng; Lập báo cáo kinh doanh định kỳ trong hệ thống báo cáo cho các cơ
quan có liên quan như: chủ quản, chính quyền...
- Liên hệ với khách hàng, đàm phán ký kết hợp đồng, xác định giá bán, tiến hành các hoạt động tiếp cận với khách hàng, đấu thầu, chào giá, đàm phán ký kết
hợp đồng theo uỷ quyền của TGĐ.
- Tổ chức các hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo và chăm sóc khách hàng.
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ
- Cung cấp thông tin về đặc điểm khách hàng, yêu cầu của khách hàng cho
phòng kỹ thuật và Nhà máy, phục vụ công tác thiết kế, giám sát kỹ thuật thi công,
tổ chức sản xuất nhằm đảm bảo tiến độ đấu thầu và thực hiện hợp đồng. Chịu
trách nhiệm quản lý và điều hành nhân sự thuộc phòng kinh doanh, xây dựng bầu
không khí làm việc lành mạnh và phát huy được năng lực và chuyên môn của từng
người.
• Chức năng của trưởng phòng
- Tổ chức, phân công, theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong
phòng.
- Định giá bán và giá đấu thầu, đàm phán và ký kết các hợp đồng bán hàng và nhập khẩu theo sự uỷ quyền của TGĐ.
- Quyết định các khoản chi theo định mức được phê duyệt.
- Thực hiện các kế hoạch quảng cáo, xúc tiến thương mại theo kế hoạch
kinh doanh đã được phê duyệt. - Báo cáo TGĐ về các vấn
đề có liên quan đến tiến độ và chất lượng triển
khai hợp đồng nhằm đảm bảo hợp đồng nhằm đảm bảo hợp đồng được triển khai
đúng kế hoạch.
- Theo dõi các thông tin phản hồi về thực hiện hợp đồng, các chi phí phát sinh, lãi lỗ của các hợp đồng.
• Mối quan hệ trong nội bộ Công ty
- Phối hợp với phòng kế toán: Lập báo cáo tài chính, tiến hành bảo lãnh dự thầu, thực hiện hợp đồng và đặt cọc. Hỗ trợ với bộ phận kế toán làm thanh toán,
thanh lý hợp đồng. Hỗ trợ với phòng kế toán tiến hành nhập khẩu trang thiết bị.
- Với bộ phận kỹ thuật: Chuyển giao yêu cầu của khách hàng cho bộ phận kỹ thuật để triển khai dự án, tính khối lượng công việc và giá thành. Sau khi ký kết
hợp đồng chuyển cho bộ phận sản xuất nhằm triển khai. Kết hợp với bộ phận kỹ
thuật và Nhà máy để theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng. Phối hợp cùng Giám
đốc sản xuất xác định nhu cầu và các thông số kỹ thuật để lập kế hoạch nhập khẩu
và tiến hành nhập khẩu.
- Với Nhà máy: Chuyển giao hàng nhập khẩu cho giám đốc Nhà máy, tiếp
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ
nhận thông tin về năng lực sản xuất để lập kế hoạch kinh doanh.
Bảng 4: Cơ cấu phòng kinh doanh
(Nguồn: tài liệu phòng nhân sự công ty tháng 6/2012)
Kết cấu phòng như vậy là tương đối gọn nhẹ, nhưng trưởng phòng phải
kiêm quá nhiều việc. Tất cả các nhân viên trong phòng đều ở trình độ đại học, có
chuyên môn về cơ khí và xây dựng khoa máy, ngoài ra còn được trang bị thêm các
kiến thức về quản trị kinh doanh, kiến thức về Marketing. Kỹ năng giao tiếp và
trình diễn tốt bằng tiếng Việt và tiếng Anh, sử dụng thành thạo phần mềm thiết kế
AutoCAD, lập kế hoạch MS Profect, tin học văn p hòng, các phần mềm hệ thống
và Internet. Về độ tuổi, những người trong phòng có độ tuổi dưới 30 tuổi, chiếm
80%. Với cơ cấu trên, Phòng có thể hoàn thành tốt công việc với
cơ cấu độ tuổi và
trình độ đồng đều hợp lý, kết hợp được sự năng động, nhiệt tình của tuổi trẻ, cũng
như kinh nghiệm trong công tác lâu năm. Tuy nhiên các chức năng nhiệm vụ của
của từng nhân viên trong phòng chưa được phân công rõ ràng, còn thiếu nhân viên chịu trách nhiệm về đấu thầu và đầu tư.