2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức kinh doanh
Bộ phận KD Thuốc TYTS Bộ phận KD Thức ăn tôm NVNV NVNV NVNV NV Marketing Bộ phận KD Phân bón Bộ phận KD Phân bón HChính - Pháp lý NVNV NVNV BP. Sản xuất P.MTrường - Vật tư KCS Hóa nghiệm Phòng Kế toán Phòng QLý KDoanh Phòng Kỹ Thuật Phòng Tổ chức Hành chính Ban Cố Vấn TỔNG GIÁM ĐỐC Phó Tổng Giám Đốc Phó Tổng Giám Đốc Phó Tổng Giám Đốc Nhà xưởng Long An Bộ phận Xuất nhập Xưởng vụ Bộ phận Kho Bộ phận Marketing NVNV Chi nhánh Đà Nẵng Bộ phận KD Thuốc TYTS
2.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ các phòng ban
Từ năm 2002 Công ty TNHH Long Sinh đã chuyển đổi cơ cấu quản lý Ban Giám đốc thành cơ cấu quản lý theo Ban Tổng giám đốc.
Dưới Hội đồng thành viên là Ban Tổng giám đốc bao gồm một Tổng giám đốc và ba Phó tổng giám đốc. Đây có thể xem là những nhà quản lý cao nhất tại Công ty có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động diễn ra tại Công ty và chịu mọi trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Ban Cố vấn của Công ty gồm các chuyên gia nước ngoài, chuyên cố vấn cho Ban Tổng giám đốc các vấn đề chuyên môn về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Công ty có ba bộ phận chính bao gồm:
- Phó Tổng giám đốc Marketing - Kinh doanh.
+ Chi nhánh Đà Nẵng: gồm 1 Trưởng chi nhánh, 3 nhân viên với công việc liên hệ khách hàng, phụ trách phân phối và theo dõi công nợ cho tất cả các mặt hàng của Công ty ở khu vực phía Bắc.
+ Bộ phận Kinh doanh thuốc TYTS Bắc; Bộ phận kinh doanh thuốc TYTS Nam: 1 Phó giám đốc kinh doanh, 2 đại diện khu vực, 2 nhân viên kinh doanh và 1 nhân viên nghiệp vụ. Trưởng khu vực tổ chức cho nhân viên nghiệp vụ kinh doanh đi đến tận người tiêu dùng là hộ nuôi thủy sản hướng dẫn kỹ thuật, giới thiệu sản phẩm, giám sát tình hình kinh doanh của khách hàng và nắm bắt thông tin thị trường.
+Bộ phận kinh doanh thức ăn tôm post: chức năng, nhiệm vụ như bộ phận kinh doanh thuốc thú y thủy sản, có 1 Giám đốc marketing, 3 Phó phòng kinh doanh, 6 nhân viên kinh doanh.
+Bộ phận Marketing: do Giám Đốc kinh doanh hoặc Phó Giám Đốc kinh doanh phụ trách quản lý các chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và các bộ phận kinh doanh thuốc thú y thủy sản, phân bón lá sinh học, thức ăn tôm giống và nguyên liệu sản xuất thức ăn chăn nuôi. Bộ phận kinh doanh có trách nhiệm quản
lý kinh doanh khắp các khu vực Bắc, Trung, Nam và Cao Nguyên. Công ty đã có bộ phận marketing riêng với 8 nhân viên.
- Phó tổng giám đốc
+ Bộ phận KD phân bón Bắc: có một đại lý độc quyền ở Hải Dương, Hưng Yên.
+ Bộ phận KD phân bón Nam: 1 Phó giám đốc kinh doanh, 2 Phó phòng kinh doanh, 5 nhân viên kinh doanh và 15 nhân viên nghiệp vụ. Chức năng, nhiệm vụ như bộ phận kinh doanh thuốc thú y thủy sản.
+ Bộ phận hành chính - pháp lý công nợ: do Tổng giám đốc phụ trách gồm các phòng ban chức năng: Phòng tổ chức hành chính, Phòng kế toán, Phòng quản lý kinh doanh, Phòng kỹ thuật, Phòng xuất nhập khẩu, Phòng thu mua. Mỗi phòng ban chịu trách nhiệm thực hiện tốt công việc được giao góp phần hoàn thành tốt mọi mục tiêu chiến lược của Công ty.
- Phó Tổng Giám đốc sản xuất
+ Bộ phận sản xuất: do Giám đốc sản xuất phụ trách, gồm các Phòng KCS & hóa nghiệm, Phòng môi trường, Bộ phận thủ kho và giao nhận, Bộ phận cơ khí điện nước và các Phân xưởng sản xuất bột cá, thuốc thú y thủy sản, phân bón lá sinh học và Phân xưởng đóng gói hàng nhập khẩu.
Phân xưởng sản xuất bột cá: gồm 1 Giám đốc sản xuất, 1 Trưởng phòng sản xuất và 15 công nhân phụ trách sản xuất từ khâu nhập nguyên liệu đến giai đoạn đóng gói bán thành phẩm và thành phẩm.
Phân xưởng sản xuất thuốc thú y thủy sản: gồm 1 Giám đốc sản xuất, 1 Trưởng phòng sản xuất và 10 công nhân phụ trách sản xuất thuốc thú y thủy sản bao bì nhỏ (từ 250mL – 4L) và 6 công nhân sản xuất sản phẩm bao bì lớn (từ 10kg - 25kg) từ khâu nhập nguyên liệu đến giai đoạn đóng gói thành phẩm.
Phân xưởng sản xuất phân bón lá sinh học: gồm 1 Giám đốc sản xuất, 1 Trưởng phòng sản xuất và 12 công nhân phụ trách sản xuất phân bón lá sinh học từ khâu nhập nguyên liệu đến giai đoạn đóng gói thành phẩm.
Phân xưởng sản xuất đóng gói hàng nhập khẩu: gồm 8 công nhân do Trưởng phòng sản xuất phụ trách việc đóng gói dán nhãn hàng nhập khẩu.
+ Bộ phận Môi trường - Vật tư:
Bộ phận môi trường: gồm 1 Trưởng phòng và 3 nhân viên chuyên phụ trách công tác xử lý nước thải, khí thải, tiếng ồn, vệ sinh môi trường trong tất cả các phân xưởng sản xuất.
Bộ phận cơ khí điện nước: gồm một Tổ trưởng, một Tổ phó với 11 nhân viên chuyên phụ trách bảo trì, sửa chữa, chế tạo các máy móc thiết bị, hệ thống điện nước trong Công ty.
+ Nhà xưởng Long An (Bình Chánh): gồm 1 Trưởng chi nhánh cùng 4 nhân viên với công việc liên hệ khách hàng và phụ trách phân phối, theo dõi công nợ cho tất cả các mặt hàng của Công ty ở khu vực phía Nam.
+ KCS hóa nghiệm: có 1 nhân viên phụ trách toàn bộ công tác kiểm tra chất lượng nguyên liệu, vật tư bao bì, và thành phẩm, đồng thời giám sát chất lượng sản phẩm và quy trình sản xuất trong suốt quá trình sản xuất.
+ Bộ phận xuất nhập khẩu: gồm các cán bộ chuyên trách toàn bộ công tác xuất nhập khẩu: lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, liên hệ công tác kiểm nghiệm chất lượng hàng hóa, liên hệ phương tiện vận chuyển.
+ Xưởng Vụ: bảo vệ và tạp vụ
+ Bộ phận kho: gồm 1 Tổ trưởng và ba nhân viên thủ kho phụ trách toàn bộ việc bảo quản, xuất nhập kho vật tư bao bì, nguyên liệu, thành phẩm, đồng thời phụ trách cả đội xe nâng hàng gồm 2 người và đội xe bốc xếp gồm 8 người. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Ngoài ra còn có bộ phận
+ Phòng Kế Toán: gồm 1 Trưởng phòng kế toán, 1 Phó phòng kế toán, cùng 2 kế toán viên phụ trách toàn bộ công việc kế toán: thu chi, giao dịch ngân hàng, tính giá thành, phân bổ chi phí, công nợ nguyên vật liệu, lập bảng cân đối kế toán và hiệu quả sản xuất kinh doanh trong tháng và phụ trách cả việc quản lý bộ phận kế toán ở các chi nhánh.
+ Phòng Quản Lý Kinh Doanh: gồm 2 Trưởng phòng quản lý kinh doanh, và 3 nhân viên chuyên phụ trách công tác liên hệ với khách hàng, soạn thảo hợp đồng thương mại, nhận đơn hàng, liên hệ phương tiện vận chuyển, lập bản kê bán hàng, công tác giao nhận hàng hóa, đối chiếu công nợ với khách hàng, lập các chương trình khuyến mãi, giảm giá, báo cáo định kỳ tình hình kinh doanh cho Ban Tổng Giám Đốc và bộ phận nghiệp vụ kinh doanh. Đồng thời theo dõi luôn công việc liên quan tại các chi nhánh.
+ Phòng Kỹ Thuật: gồm 1 Trưởng phòng kỹ thuật và 1 nhân viên chuyên phụ trách việc thử nghiệm và đăng ký công bố chất lượng hàng hóa, thiết kế bao bì, nhãn mác sản phẩm, liên hệ mua nguyên vật liệu trong và ngoài nước.
+ Phòng Tổ Chức Hành Chính: do Tổng giám đốc phụ trách gồm các phòng ban chức năng: Phòng tổ chức hành chính, Phòng kế toán, Phòng quản lý kinh doanh, Phòng kỹ thuật, Phòng xuất nhập khẩu, Phòng thu mua. Mỗi phòng ban chịu trách nhiệm thực hiện tốt công việc được giao góp phần hoàn thành tốt mọi mục tiêu chiến lược của Công ty.
2.1.4. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 2.1.4.1. Tình hình lao động 2.1.4.1. Tình hình lao động
Bảng 2.1: Kết cấu lao động của Công ty TNHH Long Sinh, năm 2009 – 2011
Năm 2009 2010 2011 Chỉ tiêu Số người Tỷ lệ (%) Số người Tỷ lệ (%) Số người Tỷ lệ (%) Tổng lao động 120 100 125 100 120 100 1. Theo giới tính - Lao động Nam 90 75 93 74,4 83 69,2 - Lao động Nữ 30 25 32 25,6 37 30,8 2. Theo trình độ - Cao học 2 1,7 2 1,6 2 1,7
- Đại học 35 29,2 36 28,8 38 31,7 - Trung cấp, cao đẳng 12 10 13 10,4 15 12,5
- Công nhân kỹ thuật 5 4,2 6 4,8 0 0
- Lao động phổ thông 66 55 68 54,4 65 54,1 3. Theo độ tuổi - Dưới 18 tuổi 2 1,7 2 1,6 0 0 - Từ 18 - 35 tuổi 67 55,8 72 57,6 68 56,7 - Từ 36- 45 tuổi 51 42,5 51 40,8 34 28,3 - Từ 46- 60 tuổi 0 0 0 0 18 15
(Nguồn : Phòng tổ chức hành chính Công ty TNHH Long Sinh)
Nhìn vào bảng trên ta thấy lao động chủ yếu của công ty là nam chiếm trên 70% tổng lao động của công ty. Trong đó lao động có trình độ cao chiếm khoảng 30% đến 35% gồm cao học và đại học; lao động có trình độ kỷ thuật chiếm 5% đến 6% còn lại tỷ lệ lao động chủ yếu trong công ty là lao động phổ thông không cần có trình độ tay nghề quá cao chiếm từ 40% đến 55%. Lực lượng lao động của công ty chủ yếu trong độ tuổi từ 18 đến 45 tuổi. Lực lượng lao động của công ty khá trẻ. Đây là một lực lượng tốt để công ty thêm mạnh mẽ để có thể vượt qua những khó khăn.
Hiện nay công ty đã co nhiều chính sách về động viên, khen thưởng, cơ hội thăng tiến dành cho người lao động để động viên khuyến khích họ, để họ an tâm sản xuất và cống hiến cho công ty. Công ty luôn tạo điều kiện tốt nhất có thể để cho người lao động luôn cảm nhận đây là mái nhà thứ hai của mình, từ đó tạo sự gắn bó, trách nhiệm của người lao động với công việc và sự thông hiểu lẫn nhau giữa người lao động với nhà lãnh đạo. Với những gì công ty đã làm được cùng với đội ngũ lao động năng động và không ngừng cố gắng, đầy sáng tạo hứa hẹn sẽ tạo nên một đội ngũ nhân viên mạnh giúp công ty có thể vững bước trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.
Bảng 2.2: Phân bổ lao động của Công ty TNHH Long Sinh đến cuối năm 2011
Bộ phận, phòng ban chức năng Số lao động (người)
1. Ban lãnh đạo 3
2. Phòng tổ chức 2
3. Phòng kế toán 4
4. Phòng quản lý kinh doanh 5
5. Bộ phận sản xuất 33
6. Nhân viên nghiệp vụ kinh doanh 23
7. Phòng KCS hóa nghiệm 3
8. Nhân viên cơ khí điện nước 5 9. Bộ phận thủ kho giao nhận 3
10. Bộ phận xuất nhập khẩu 1
11. Lái xe, bảo vệ, tạp vụ, xe nâng 20
12. Bộ phận Marketing 8
13. Bộ phận môi trường, lò hơi 4
14. Bộ phận còn lại 6
Tổng cộng 120 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(Nguồn : Phòng tổ chức hành chính Công ty TNHH Long Sinh)
Nhìn vào bảng 2.2 ta thấy, lực lượng chủ yếu của công ty nằm ở bộ phận sản xuất và nhân viên nghiệp vụ kinh doanh. Công ty là công ty sản xuất nên lực lượng chủ yếu công ty nằm ở bộ phận này là khá phù hợp. Lực lượng lao động công ty ở bộ phận kinh doanh cũng chiếm số lượng lớn tuy nhiên thường có biến động và thay đổi nhiều. Công nhân cho phân xưởng của công ty cũng có nhiều linh hoạt những công nhân của bộ phận phân bón, bột cá, thuốc thú y có thể luân chuyển cho nhau tùy vào tình hình mùa vụ và đòi hỏi công việc. Sự luân chuyển dễ dàng này làm cho công ty có thêm nhiều thuận lời để khai thác được lao động nhàn rỗi và chủ đông trong sản xuất. Hiện nay, công ty đang khá chú trọng sản xuất sản phẩm phân bón lá nên lực lượng lao động tập trung nhiều cho bộ phận này. Công ty có hai chi nhánh ở
TP Hồ Chí Minh và Đà Nẵng với một số công nhân viên chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm ra các vùng miền. Nhìn chung sự phân bố lao động của công ty là khá hợp lý tuy nhiên trong thời gian tới nếu công ty có thể nghiên cứu kỹ hơn để phân bố tốt hơn lực lượng lao động sẵn có của mình cho phù hợp hơn với tình hình mới thì sẽ mang lạị hiệu quả tốt hơn. Công ty cũng cần chú ý nhiều hơn đến việc bổ sung và đào tạo lực lượng lao động cho bộ phận thị trường và marketing. Đây là lực lượng khá quan trọng trong việc tìm ra những con đường đi cho doanh nghiệp và cũng là lực lượng đưa sản phẩm gần hơn với người tiêu dùng.
2.1.4.2. Tình hình máy móc thiết bị và công nghệ
Bảng 2.3: Bảng thống kê máy móc thiết bị của Công ty Long Sinh, năm 2006- 2012
STT Tên thiết bị Công suất Nơi sản xuất Năm sử dụng
1 Lò hơi 4 tấn hơi/giờ Đài Loan 2007
2 Lò sấy 100 tấn/ ngày Lắp ráp tại Việt Nam 2006 3 Máy xay 3 tấn/ giờ Lắp ráp tại Việt Nam 2006 4 Máy sàng 3 tấn/ giờ Lắp ráp tại Việt Nam 2006 5 Máy trộn 3 tấn/ giờ Lắp ráp tại Việt Nam 2006
6 Máy đóng gói 30 kg/ giờ Đài Loan 2008
7 Cân điện tử 75kg Đài Loan 2009
8 Máy móc hóa nghiệm 2009
9 Máy ép nilon - - 2010
10 Máy chiết béo - - 2009
11 Máy thổi khí - - 2010
(Nguồn: Phòng kỹ thuật Công ty TNHH Long Sinh)
Ngoài yếu tố nhân lực thì yếu tố vật lực cũng làm nên thành công của doanh nghiệp và nó càng đặc biệt quan trọng hơn đối với một công ty chuyên sản xuất, kinh doanh. Con người và máy móc luôn phải song hành phát triển. Máy móc công nghệ tốt, tiến tiến hiện đại sẽ mang lại cho doanh nghiệp những lợi thế nhất định về chất lượng sản phẩm và giá thành sản phẩm. Đây cũng là yếu tố để doanh nghiệp
tăng vị thế cạnh tranh, tạo sự khác biết của sản phẩm công ty. Khi sản phẩm của công ty đã có thể thu hút được khách hàng và được khách hàng quan tâm thực sự sẽ tăng tốc độ tiêu thụ và việc thu hồi vốn diễn ra nhanh chóng hơn.
Nắm được tầm quan trọng của máy móc sản xuất đối với sự tồn tại của doanh nghiệp như trên công ty đã đâu tư nhiều cho việc mua mới sữa chữa bảo dưỡng máy móc. Đa số máy móc của công ty được mua từ Đài Loan và chạy với công suất cao. Vì vậy, hoạt động sản xuất của công ty ít khi bị gián đoạt vì kỹ thuật. Hệ thống sản xuất luôn thông suốt và liên hoàn đã đảm bảo chất lượng sản phẩm từ khâu đầu vào đến khi sản phẩm hoàn chỉnh đều được bảo quản tốt.
Công ty đã có nhiều quan tâm trong việc ứng dụng những máy móc mới vào sản xuất, nhưng công nghệ, máy móc thì luôn thay đổi từng ngày. Công ty cần chú ý cập nhật thông tin máy móc thường xuyên để cải tiến và tiếp thu những công nghệ mới để cải tiến hơn nữa chất lượng sản phẩm và giảm chi phí sản xuất, tạo lợi thế cạnh tranh.
2.1.4.3. Tình hình quản lý hoạt động sản xuất a) Các hoạt động đầu vào a) Các hoạt động đầu vào
Cùng với việc chú trọng hoạt động kinh doanh của mình công ty đã chú ý nhiều hơn đến hoạt động sản xuất của mình bằng việc chú ý vào hoạt động đầu vào của mình.
Trước tiên công ty đầu tư cho việc xây dựng cơ sở hạ tầng tốt. Với diện tích phân xưởng là 6800 mét vuông gồm 5 phòng, xưởng là: phòng hóa nghiệm; phòng tiền xử lý; xưởng chứa nguyên liệu và pha chế thuốc; xưởng nghiền sấy, trộn, sàng lọc và phân loại; xưởng sấy khô, làm lạnh và đóng gói. Hai nhà kho: kho lạnh và